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5 barreras al empezar con GTD®

Persona de negocios superando barreras atletismo
Dice David Allen que todas las personas que utilizan GTD® han tenido que superar barreras en el aprendizaje de la metodología. Estoy completamente de acuerdo.

Cada persona está acostumbrada a pensar y a hacer las cosas de una determinada manera. Los hábitos que tenemos, buenos o malos, forman parte de nosotros y cambiarlos lleva su tiempo.

GTD® plantea una manera diferente, sencilla y potente de relacionarte con tu entorno y tu realidad. Y eso supone un reto de aprendizaje y de cambio.

Ante este tipo de retos, es normal que las personas se sientan incómodas. Pueden tener la sensación de que les costará esfuerzo, que los resultados no serán inmediatos e incluso que el cambio será demasiado.

Lo cierto es que, si se hace lo adecuado, los cambios siempre son más sencillos de lo que parece, aunque haya que superar barreras. Con GTD® también.

Si estás empezando con GTD®, estas son algunas de las barreras o dificultades que te puedes encontrar… Y superar:

  • Hacer una limpieza física completa de tu lugar de trabajo, casa, despacho,… Es cierto que puede ser muy útil hacerlo al principio, pero es prescindible. Si te bloquea al empezar, siempre podrás hacerlo más adelante.
  • Sentirte incapaz de usar todo lo que propone GTD®. Al comenzar, puede parecer que GTD® supone muchos cambios respecto a tu forma actual de trabajar. Ten paciencia, ve dando pequeños pasos y verás como todo va encajando poco a poco.
  • Ignorar por dónde empezar. Una de las ventajas de GTD® es su flexibilidad. Puedes empezar usando todos los hábitos que propone o por los que más valor te aporten e incorporar el resto más adelante. Lo importante es empezar.
  • Buscar la herramienta perfecta. Sin duda, uno de los riesgos más habituales en el aprendizaje de GTD®. Para usar GTD®, únicamente necesitas un calendario, algo para hacer listas y un sistema de archivo. La mejor herramienta para empezar con GTD® es una que ya sepas utilizar y cumpla con lo anterior. Cuanto más sencilla, mejor.
  • «Saltarte» la Revisión Semanal. Este hábito es fundamental y sin él, GTD® dejará de serte útil. A muchas personas les da pereza desarrollar este hábito porque lo entienden y enfocan mal. Si quieres saber como hacer una Revisión Semanal, te recomiendo esta serie de Jordi Fortuny.

La barreras y dificultades a las que te puedes enfrentar cuando empiezas con GTD® son consecuencia de tus creencias e interpretaciones. Todas las personas pasan por eso.

La buena noticia es que tienes a tu disposición toda la información y experiencia necesaria para superarlas.

Así que cuando te encuentres con alguno de estos obstáculos, sigue adelante. Superarlo te llevará un paso más adelante en el camino para dominar GTD®.

Mis errores con GTD®(I) #erroresGTD

Persona cortando una rama por el sitio equivocado

Tras 8 años utilizando GTD® puedo afirmar que he cometido muchos errores en el proceso de aprendizaje de la metodología.

Cometer errores es normal cuando avanzas en cualquier disciplina nueva. Seguro que sabes de lo que hablo.

Con la mentalidad adecuada, los errores que cometes son una fuente muy valiosa de aprendizaje para ti y también pueden serlo para otras personas.

En mi caso, he podido avanzar mucho en GTD® gracias a identificar, comprender y corregir mis propios fallos.

Pero, sin duda, he aprendido mucho más de las situaciones por las que otras personas ya habían pasado.

Su experiencia me ayudó a corregir muchas cosas que hacía mal y evitar otras que me hubieran llevado por el camino equivocado.

Por otro lado, en los cursos de mejora de la efectividad que facilito, he descubierto que compartir mis errores y experiencias con GTD® resulta muy útil a los participantes. Además de provocar unas cuantas risas a mi costa 😉

Por todo lo anterior, voy a escribir una serie de post donde iré recopilando los principales errores que he cometido en mi proceso de aprendizaje de GTD®, cómo fui consciente de ellos y cómo los solucioné.

Espero que estos post sobre mis errores te resulten útiles y puedas aprender con ellos. Por favor, sed comprensivos…

Mejorar tu efectividad depende de ti

mejorar tu efectividad

Todo lo que necesitas para mejorar tu efectividad está a tu alcance.

Sabes que es cuestión de aprender nuevos hábitos e ir haciendo cambios poco a poco. Con paciencia, porque aquí las prisas son el camino equivocado.

Como cualquier cambio que requiere esfuerzo, te puede dar pereza. Reconozco que a mi, a veces, aún me ocurre. Es normal.

También puede que sientas que esto no es para ti. Es más cómodo dejar que tus excusas te sigan dando una palmadita en la espalda: falta tiempo, fuerzas, mucho trabajo, la familia,…

Porque aunque sabes que tienes que cambiar, siempre vas a encontrar motivos para no hacerlo.

Sin embargo, si realmente quieres mejorar tu efectividad ya tienes a tu alcance todo lo que necesitas.

Sabes cuales son las metodologías y técnicas que funcionan, los principios en los que se basan y cómo la neurociencia las avala.

También tienes a tu alcance personas dispuestas a echarte una mano. Personas que hanhemos estado hace tiempo dónde tú estás ahora y que hanhemos cometido casi todos los errores que se pueden cometer.

La receta funciona, el resto son excusas. Mejorar tu efectividad depende de ti, ¿a qué estás esperando?

#ProfesionalesDelConocimiento: el trabajo de definir tu trabajo

Uno de los mayores retos a los que se enfrentan los profesionales del conocimiento en la actualidad es el de saber, en lugar de suponer, qué es lo que tienen que hacer.

Peter Drucker dejaba claro hace años que los profesionales del conocimiento, antes de hacer algo, debían responderse la siguiente pregunta: ¿Cuál es la tarea que hay que hacer?.

Al finalizar los talleres y cursos sobre mejora de la efectividad que facilito, muchas personas reconocen que apenas piensan y deciden sobre cuáles son las tareas concretas que deben hacer, y que sus respuestas y actos suelen ser instintivos, gobernados por el Sistema 1 y basados en pensamiento supositorio.

Y es que, la mayoría de las veces, suponemos que es lo que hay que hacer en lugar de saber qué es lo que hay que hacer.

¿Qué es definir el trabajo?

Como veíamos en el post anterior, definir el trabajo es uno de los tres tipos de trabajo que todo profesional del conocimiento tiene que como responsabilidad.

Frente a lo que ocurre en los trabajos de naturaleza manual, donde la tarea que hay que hacer está ya definida y es concreta, en el trabajo del conocimiento no ocurre lo mismo. Definir el trabajo es algo imprescindible para los profesionales del conocimiento y es un trabajo en sí mismo.

Para poder hacerlo, deberás pensar sobre tu trabajo y decidir si tienes que hacer algo con ello o no, y en el caso de hayas decidido que hay que hacer algo debes concretar qué es lo que hay que hacer y qué tiene que pasar para que esté hecho.

Se debe aprender a definir el trabajo

Cualquier profesional en la actualidad que quiera conseguir resultados debe aprender a definir el trabajo. Si desconoces o sólo supones qué es lo que hay que hacer y qué tiene que pasar para que esté hecho, será muy difícil saber si has llegado donde querías llegar.

La efectividad personal es una competencia universal que se puede aprender y, para ello, uno de los hábitos imprescindibles que hay que desarrollar es el de aprender a definir el trabajo.

Cuando te preguntas y piensas qué es lo que tienes que hacer, lo concretas y lo organizas, estás realizando una inversión inteligente que tendrá un gran impacto positivo por partida doble cuando ejecutes esa tarea.

Por un lado, te facilitará enormemente elegir correctamente qué hacer de entre todas tus posibilidades cuando tengas la oportunidad de ejecutar tu trabajo. Esto se debe a lo sencillo que le resultará a tu cerebro elegir qué hacer de entre unas opciones claras, concretas y muy definidas. Se lo estás poniendo muy fácil.

Por otro lado, cuando hayas elegido qué hacer y te pongas a ejecutar la tarea, tu eficiencia se disparará. Porque cuando sabes y tienes definido qué es lo que tienes que hacer, no tienes que volver a pensar sobre ello de nuevo y tu atención se puede centrar en la ejecución eficiente de tu trabajo.

En un próximo de esta serie profundizaremos en qué es necesario hacer para poder afrontar con éxito este tipo de trabajo fundamental que tenemos todos los profesionales del conocimiento: el trabajo de definir tu trabajo.

Efectividad personal: 5 hábitos que me ayudaron a mejorar

Mano con los cinco dedos extendidos y con caras sonrientes

Llevo muchos años, junto a mis colegas de OPTIMA LAB, investigando, experimentando y ayudando a mejorar la efectividad personal a multitud de profesionales de diversos perfiles en diferentes organizaciones.

Muchas veces, personas que asisten a los cursos y talleres que facilito, me preguntan sobre cuál es el mejor hábito para empezar a mejorar su efectividad personal.

Obviamente, esta pregunta tiene una única respuesta idéntica para todo el mundo: “Depende”.

Mejorar la efectividad es, aunque parezca obvio, muy personal. Cada persona está en una situación y tiene unas circunstancias concretas.

Además, mejorar la efectividad personal es un camino competencial. Para mejorar tu efectividad, de verdad, únicamente es necesario desarrollar una serie de hábitos y comportamientos concretos, claramente identificados y avalados por la ciencia.

A continuación me gustaría compartir en este post cuáles han sido cinco de los hábitos que, si miro hacia atrás en el tiempo, me marcaron a la hora de mejorar mi efectividad. Ahí van.

Tomar conciencia: mejorar es cuestión de hábitos

Quizás no sea un hábito en sí mismo, pero por la relevancia que tiene debe ser lo primero que, honestamente, comparta con vosotros.

Yo también dediqué mucho tiempo a buscar soluciones fáciles y rápidas. Ya vimos que es algo normal, aunque poco útil.

Al final, me di cuenta de que, como en cualquier cambio que merece la pena, hay que dedicar tiempo, atención y recursos para avanzar de manera solvente y sostenible.

Cuando finalmente lo comprendí, mi enfoque para cambiar y mejorar mi efectividad personal fue otro: sustituí las prisas por la paciencia; lo fácil por aprender y comprender qué tenía que cambiar; y lo cómodo por practicar una y otra vez hasta conseguir el cambio.

Aprovechar los niveles de energía

Muchas veces nos empeñamos en hacer determinadas tareas cuando no tenemos la energía ni la claridad mental para hacerlo.

Somos profesionales del conocimiento y la materia prima con la que trabajamos es nuestro conocimiento, nuestra experiencia, lo que sabemos y lo que aprendemos.

Nuestro trabajo requiere que nuestro cerebro esté en óptimas condiciones de atención y energía.

Agrupar tu trabajo en función de la energía que tienes es, sin duda, una manera realmente inteligente, y realista, de ayudar a mejorar tu eficiencia.

Cuando tengas poca energía, dedica tu atención a tareas que tenga sentido hacer cuando estás más cansado. Cuando estés con tu energía mental a tope, aprovecha para hacer esas tareas complicadas que requieren una atención más intensa.

Usar la lista “A la espera”

Sin duda, la lista de “A la espera” para mi fue uno de los grandes descubrimientos cuando empecé a trabajar con GTD®.

Tener un inventario de todo lo que había delegado, a quién lo había delegado y cuando lo había delegado me permitió sacar la cabeza por encima del agua en un momento profesional “exigente”.

Consultar ese inventario de manera regular me ayudó (y ayuda) hacer un seguimiento proactivo de todo lo pendiente por parte de terceras personas (compañeros, proveedores, clientes, jefes, pareja,…).

Capturar para decidir más adelante

Dar respuesta o hacer las cosas según aparecen en nuestro radar es algo instintivo en nuestra naturaleza humana.

Cuando esto ocurre, y suele ser la mayoría de las veces salvo que lo evitemos desarrollando los hábitos necesarios, es el Sistema 1 del que habla Daniel Kanheman el que toma las riendas de nuestros actos.

El Sistema 1 es un sistema de pensamiento es muy útil para muchas cosas, pero no es el mejor aliado para ayudarnos a pensar y decidir sobre nuestro trabajo, algo para lo que está mucho mejor preparado “el perezoso” Sistema 2.

Frente al impulso instintivo de reaccionar ante las cosas según aparecen, el hábito de capturar me ayudó a entender las ventajas enfriar el pensamiento.

Siempre que algo aparece en mi radar, capturo ese input: lo anoto si es un pensamiento, le tiro una foto si es una imagen que ha llamado mi atención o lo coloco en algún sitio (bandeja, carpeta,…) si es algo físico.

Lo importante es evitar decidir hacer algo con ello en ese mismo momento, porque ya sabes cuales suelen ser las consecuencias de decidir en caliente justo en el momento en el que aparecen las cosas.

Hacer la Revisión Semanal de todo mi sistema

Sí, reconozco que es un hábito que aún me cuesta y da pereza. Pero es un hábito fundamental.

Dedicar el tiempo necesario a revisar todo mi sistema de organización, actualizarlo, reflexionar sobre lo que contiene y ganar perspectiva sobre todo lo que tengo que hacer y, también, sobre lo que no voy a hacer me aporta seguridad y fiabilidad.

Conclusión

Los cinco hábitos que he compartido se recogen, de una manera u otra, dentro de la metodología de productividad personal GTD®.

Lo verdaderamente relevante es que no importa tanto cuáles sean los hábitos por los que empieces, sino que empieces por aquello que pueda resultarte más útil. Poco a poco, podrás ir incorporando “más piezas”.

La efectividad personal es un camino de transformación y cada persona debe decidir por dónde y cómo empezar. Me encantaría que también compartieses tu experiencia: ¿cuáles han sido los hábitos que más te han marcado a la hora de mejorar tu efectividad personal?