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Gestión del tiempo: la gran mentira para mejorar tu efectividad

Un hombre atrapado en un reloj

“Sólo tú puedes decidir qué hacer con el tiempo que se te concede”. El Señor de los Anillos

Según la RAE, una quimera, además de un ser mitológico con cabeza de león, vientre de cabra y cola de dragón, es «aquello que se propone a la imaginación como posible o verdadero, no siéndolo.»

Lamentablemente, el término «gestión del tiempo» continúa siendo una quimera demasiado utilizada en pleno siglo XXI por algunas personas que se dedican a la productividad personal.

En nuestra sociedad, es un hecho que las personas tienen dificultades para balancear su vida personal y profesional, para dejar de hacer por hacer las cosas y pasar a hacer lo que tiene sentido en cada momento, para llevar una vida sin estrés,…

Dificultades que, en ocasiones, afectan a la salud física y emocional y que se deben tomar muy en serio evitando pseudosoluciones inútiles.

Gestión del tiempo: cómodo, nada ético e inútil

Algunas personas justifican el concepto «gestión del tiempo» porque es algo que les resulta cómodo de explicar.

El camino del conocimiento, del desarrollo o de la mejora puede ser muchas cosas, pero el término «cómodo» se ajusta poco a esos procesos. 

Además, lo cómodo pocas veces coincide con lo correcto.

Por ejemplo, ¿se te ocurriría explicarle a un niño que, cuando llueve, es debido a que las nubes están tristes?.

Para ti, adulto atareado, sería muy cómodo quitarte de encima la sana curiosidad del pequeño con esa pseudoexplicación, pero sería nada ético y algo inútil para la pobre criatura. También para ti.

A corto plazo igual consigues que te deje en paz pero a la larga sabrá que era mentira y su confianza se verá afectada. Los niños son niños, pero para nada son tontos. Con los adultos pasa algo parecido.

Si te están hablando de cómo mejorar tu gestión del tiempo ya sabes cómo te están tratando.

Gestión del tiempo: el problema no es tuyo

Otra ventaja de la gestión del tiempo para quienes se dedican a ello es que lleva la causa del problema fuera de la zona de influencia de las personas que buscan una solución para mejorar su vida.

Y eso, aunque no te guste, sabes que para nada es cierto. Si quieres mejorar algo, de verdad, tienes que empezar por cambiar aquello que está en tu zona de influencia.

Es muy fácil decir, y vender, que la culpa es del tiempo porque es escaso pero que tú podrás estirarlo como si fuera chicle, o maximizarlo como si pudieses invertirlo.

Siento decirte que el tiempo está ahí… y que es completamente inocente respecto a tu falta de efectividad porque en tu mano está todo lo que puedes hacer para mejorarla.

Domina tu tiempo… ¡suerte!

Supón que algún gurú bienintencionado te ilumina con su conocimiento y te transfiere la capacidad de gestionar mejor tu tiempo.

Te voy a pedir, por favor, que dediques unos segundos a verte en esa situación, escuchar atentamente los sonidos del entorno y prestar atención a tus sensaciones.

Por fin, ahora ya podrías gestionar el tiempo pero, ¿qué harías? ¿Cómo lo gestionarías? ¿Cuántas horas al día querrías o necesitarías tener? ¿26, 31, 48,…?

Tú ya sabes que la respuesta da igual porque tus responsabilidades, tus compromisos, los resultados que quieres conseguir,…, son los que son.

También sabes que si tuvieses más tiempo te comprometerías con más cosas y estarías de nuevo en la misma situación y con el mismo problema. Porque lo que realmente necesitas es una manera de autogestionarte de manera efectiva.

Pero vamos a suponer que el día tuviese las horas que inocentemente crees que serían suficientes. Genial, ¿verdad?

Ahora, por favor, reflexiona: ¿está tu cuerpo preparado para aguantarlo? ¿Podrías mantener tu atención, tu claridad mental y tu energía todo ese tiempo?.

Sabes que no… ¡pero si no damos ni para 24 horas!

La gran verdad de la gestión del tiempo

La gran, y única, verdad de la gestión del tiempo es que es mentira.

No hay hábito, técnica, truco o pseudociencia que te permita gestionar tu tiempo mejor… ni peor.

Entonces, ¿porque se sigue utilizando este concepto?.

Sinceramente, no lo sé. Te aconsejo que se lo preguntes a quienes lo siguen utilizando aunque, cuidado, igual les pones en un compromiso, así que no lo hagas.

Quiero pensar que si hay personas que siguen utilizando este caduco e inútil concepto de la gestión del tiempo es debido a que creen que es fácil de entender y que todo el mundo sabe lo que se quiere decir con ello. ¿Todo el mundo?.

Recientemente, en uno de los cursos para la mejora de la efectividad que facilito, pregunté a diferentes personas qué entendían por «gestión del tiempo» y estas fueron algunas de las respuestas:

  • organizarme mejor
  • tener más tiempo para mí
  • hacer más cosas
  • sacar trabajo adelante
  • dejar de estar apagando fuegos todo el tiempo
  • llegar a todo

Sí, sin duda todo el mundo entiende lo mismo por gestión del tiempo…

Y entonces, ¿qué?

No voy a decirte que la solución para mejorar de verdad tu efectividad personal pasa por aprender GTD®.

Pero sí me gustaría que te llevases algunas ideas útiles para reflexionar y sobre las que puedes trabajar para mejorar de verdad:

  • Toma consciencia de tu responsabilidad, todo lo que puedes hacer para mejorar tu efectividad y tu organización depende de ti.
  • Ya has visto que intentar gestionar el tiempo es inútil y absurdo. Sin embargo sí que puedes gestionar recursos como tu atención o la energía que tienes y hacer un uso óptimo de ellas.
  • Siempre vas a tener más cosas para hacer que tiempo para hacerlas. La clave es que aprendas a elegir bien qué hacer en cada momento y qué dejas sin hacer, con la tranquilidad y confianza de eliges lo correcto en cada momento.
  • Desde hace años, la ciencia cognitiva avala soluciones que funcionan y que nada tienen que ver con la gestión del tiempo. Busca soluciones fiables y objetivas, déjate de rollos.

Si necesitas balancear tu vida profesional y personal, organizarte mejor, trabajar con enfoque, reducir estrés y ser más feliz, tienes que tomártelo en serio y huir de esa gran mentira que es la gestión del tiempo. Porque hay demasiado en juego.

Efectividad personal: Una cosa cada vez

Haz una cosa cada vez. Ya sé que quieres o te gustaría hacer más. Nos pasa a todos.

Pero también sabes que si haces más de una cosa a la vez estarás más cerca de hacer nada que de conseguir algo.

Porque tu mente no está preparada para hacer bien más de una cosa que requiera tu atención… de forma consciente. Podrás intentarlo. Incluso podrás engañarte creyendo que lo estás consiguiendo.

Realmente, en el fondo, sabes que así no vas a ningún lado.

¿Has probado alguna vez a conducir por una carretera oscura, desconocida, lloviendo y con niebla, manteniendo una conversación?.

¿Has intentado ver una película leyendo, además, un libro y comprendiendo todo lo que veías, leías y escuchabas?.

¿Has probado a escribir un correo electrónico sobre un tema complicado y, además, mantener una conversación inteligente por teléfono?

Probablemente alguno de vosotros estáis pensando que sí. Nos gusta creernos sobrehumanos. De ilusiones también se vive.

Nuestra mente está preparada para hacer varias cosas a la vez cuando no requieren atención consciente por nuestra parte. Cuando haces cosas que ya tienes interiorizadas, sí puedes hacer varias de esas cosas a la vez.

Por desgracia, donde más valor puedes aportar hay pocas de esas cosas.

En la actualidad, cada vez hay más asuntos que hacer que requieren tu atención consciente y de tu conocimiento para llevarlos a cabo. Proyectos, decisiones, tareas, compromisos,…, tanto en tu vida personal como profesional. Si haces una lista te sorprenderás.

El reto está en evitar hacer, a la vez, algo con todas esas cosas. O con varias de ellas. O, simplemente, con dos de ellas.

Avanzar rápido y mal haciendo varias cosas a la vez es peor que no avanzar. Porque si trabajas en multitarea con esas cosas que requieren tu atención consciente conseguirás que salgan mal.

Tendrás que volver a definir el proyecto porque te generará dudas de que esté todo lo que tiene que estar. Tendrás que volver a leer y reescribir ese correo porque tendrá errores. Y tendrás que volver a hacer esa llamada porque te habrás olvidado de algún dato. En definitiva, y en el mejor de los casos, trabajar de nuevo y con menos energía sobre los mismos asuntos.

Si quieres avanzar mejor, haz algo con todas esos asuntos. Pero haz una cosa cada vez.

 

Ladrones de tiempo: eludiendo responsabilidad

Ladrones de tiempo: te falta responsabilidad

La efectividad personal es una cosa muy seria que afecta directamente a la felicidad de las personas. Quienes deciden tener un acercamiento o emprender un camino de mejora en su efectividad, están tomando una decisión importante que no puede ser tomada a la ligera.

Últimamente se siguen leyendo cosas completamente obsoletas, y erróneas, en lo que se refiere a la mejora de la efectividad o productividad personal. Una auténtica lástima debido a que la ciencia ya demuestra qué es útil cuando hablamos de efectividad.

Una de esas cosas absurdas es la insistencia en declarar la guerra a los ladrones de tiempo en general y, en particular, a los que se esconden en tu móvil. Ya he hablado de los ladrones de tiempo aquí y, en mi opinión, el mejor post sobre lo absurdo de los ladrones de tiempo lo puedes leer aquí.

Muchas personas se quejan de lo infernal que les resulta llevar siempre encima un móvil. Curiosamente, suelen ser las mismas que se quejan de la cantidad de email que reciben y que les impide trabajar. Tiempo de echar balones fuera, algo muy habitual cuando se habla de mejorar la efectividad y la forma de trabajar buscando soluciones fáciles y sin esfuerzo. El problema no está ahí fuera, y la solución tampoco.

Pero volvamos al teléfono móvil, ese aparato diabólico e infernal creado para poder estar en contacto, si quieres y/o necesitas, con personas independientemente de dónde estén. ¿Es tan malo?. ¿Te causa tanto problema?. ¿Te interrumpe tanto?. Si es así, deja de usarlo. Sencillo.

Pero resulta que crees que estás cautivo de tu teléfono móvil y de las notificaciones que te llegan a través suyo. Tanto él como ellas son las culpables de tu situación. Pobre de ti.

Mensajes de Whatsapp, SMS´s, notificaciones de Facebook, notificaciones de correo, más Whatsapp, mensajes de Telegram,…, y así sucesivamente. De esta manera es imposible trabajar, ¿verdad?

Parece que todos los ladrones de tiempo que habitan en el móvil se ha confabulado para distraerte… con todo lo que tienes que hacer. Pobre, otra vez.

Ante esta situación muchas personas intentan trucos y tips sencillos de, cuanto menos, dudosa utilidad en el largo plazo. Instalan apps en el móvil que bloquean notificaciones, dan la vuelta al teléfono para no ver la pantalla, lo ponen en silencio, bailan el hulahop o ponen velas en diferentes rinconcitos, … Todo para intentar callar a esos ladrones de tiempo.

En tu mundo real existen y existirán notificaciones e interrupciones. De eso no te vas a librar por mucho que uses la técnica del avestruz y metas la cabeza debajo de la tierra. Lo ideal sería que fuesen el menor número posible, pero la realidad es la que es y la solución no pasa por obviarlas. Y mucho menos por eludir tu responsabilidad de aprender a gestionarlas adecuadamente.

Una persona efectiva aprende a relacionarse de manera óptima con su entorno, evitando aislarse de él. Usar trucos como, por ejemplo, silenciar las notificaciones te puede ayudar puntualmente, pero es insuficiente. Lo que te ayudará realmente a ser una persona más efectiva es aprender a gestionar tu atención para dedicarla de manera consciente a lo que la tienes que dedicar.

Si sabes cómo gestionar adecuadamente tu atención, serás tú quien decida si atiendes o no esa notificación o interrupción. Será tu responsabilidad decidir a qué dedicas tu tiempo y atención. No olvides que tus resultados son consecuencia de tus decisiones.

Por tanto, la solución definitiva contra los inexistentes ladrones de tiempo está, realmente, en ti. Y eso te da la posibilidad de armarte de responsabilidad y asumir que tienes que aprender cosas nuevas para relacionarte mejor con tu realidad y adaptarte a ella. Deja de echar balones fuera y de sentirte víctima. Porque el problema no son los ladrones de tiempo, sino tu falta de responsabilidad.

La autogestión personal como competencia clave del siglo XXI

Para los trabajadores del conocimiento se acabó eso de echar balones fuera.

Realmente, nunca hemos tenido esa oportunidad pero heredar de una forma de trabajar no adaptada a nuestra realidad nos daba esa falsa sensación. Además, creíamos que eso de “trabajar” era quitarnos las cosas de encima. Sin más. Sin consecuencias.

Pero a estas alturas, da igual si estamos hablando a nivel personal o profesional, ya no puedes actuar así. Ya no puedes responsabilizar únicamente a los demás de tus resultados. No es tu pareja quien gestiona tus asuntos. No son tus hijos quienes gestionan tus asuntos. No es tu jefe, ni tu cliente ni tus socios quienes gestionan tus asuntos. Y si eres manager, tampoco son tus colaboradores quienes gestionan tus asuntos.

La única persona que gestiona tus asuntos eres tú.

Pero en el trabajo del conocimiento, en ese tipo de trabajo que tú ya haces, la clave no está únicamente en cómo gestionas tus circunstancias externas sino en cómo eres capaz de gestionarte a ti mismo.

Eso se llama autogestión y ha pasado a ser una competencia clave para los profesionales a día de hoy. Yo diría que es la competencia clave.

Autogestion competencia clave del siglo XXI

Autogestion competencia clave del siglo XXI

En mi experiencia, el modelo de autogestión que he encontrado hasta ahora que refleja mejor la realidad en la que estamos es el que propone David Allen en GTD: tener un nivel óptimo de autogestión es tener un nivel adecuado y equilibrado de dos cosas: control y perspectiva.

Como puedes imaginar, el modelo de GTD es en el que yo baso mi autogestión y mi efectividad. Mejor dicho, es el modelo con el que comencé a ser consciente de la importancia de desarrollar una autogestión efectiva y de mi responsabilidad sobre ello.

¿Qué es el Control dentro del modelo de autogestión de GTD?

Como comenta José Miguel Bolívar en su libro “Productividad Personal. Aprende a liberarte del estrés con GTD”, cuando en GTD hablamos de control nos referimos a conseguir la sensación de no tener estrés. Concretamente, ese tipo de estrés que es consecuencia de no saber que es todo lo que vas a tener que decidir y/o hacer. Es un estrés causado por el desconocimiento de las cosas a las que te tienes y te va a tener que enfrentar.

Tener control en GTD es tener una visión completa sobre todo tu entorno. De  todos tus compromisos, de todas tus acciones, de todas tus ideas, de toda tu información,… Si tienes todo esto controlado, si eres consciente de todo ello, el estrés desaparece. Y un profesional efectivo es todo lo contrario a un profesional descontento y estresado.

¿Que es la Perspectiva en el modelo de autogestión de GTD?

Una vez que tienes el control sobre todos tus compromisos, acciones, ideas, información,… necesitas saber por dónde debes empezar.

¿Qué va antes y qué va después?. ¿Qué debo hacer ahora y qué puede esperar?. ¿Cuáles son las consecuencias de hacer una cosa u otra?. ¿Qué es lo peor que puede ocurrir si dejo algo sin atender?

Para responder a esas preguntas necesitas tener la perspectiva necesaria para decidir.

Tienes que definir y tener claras tus responsabilidades, tus objetivos y tus metas, así como ser consciente de las consecuencias de no abordar responsablemente alguna de ellas. Esto va de ser adulto.

Para qué es necesario que desarrolles tu capacidad de autogestión

La autogestión te va a permitir ser mucho más efectivo.

Así de simple. Si tu no lo haces, otros lo van a hacer. Y, probablemente, llegarán a ser más competitivos que tú… y más felices. Tendrán tan claras todas sus responsabilidades que podrán atender y dedicar tiempo a todas. La autogestión es armonía.

Al desarrollar tu autogestión, vas a saber con mayor certeza, tranquilidad y convencimiento qué cosas tienes que hacer y qué resultados tienes que conseguir, y además te va a ayudar a conseguir todo eso de la mejor manera posible. Eficacia y eficiencia. Casi nada en los tiempos que corren…

Ser más eficaz y más eficiente va a tener impacto positivo en tu vida, lo mires por donde lo mires. Un impacto que te va a ayudar a descubrir nuevos caminos y formas de hacer las cosas… y a tener menos estrés.

Por ello, por su importancia, por su trascendencia y por los beneficios que te puede aportar, es inevitable que comiences a desarrollar la autogestión como una competencia clave del siglo XXI. Tu futuro depende de ello, ¿no crees?

¿Quién permite las interrupciones?

mano sosteniendo míl del que salen iconos de aplicaciones y alertas

 

Es curioso como, incluso en el mundo de los profesionales de la productividad, sigue existiendo la idea de que son los “ladrones de tiempo” los que te hacen ser ineficiente provocando muchas de las interrupciones que sufres a lo largo del día. La solución en estos casos parece fácil: hay que eliminar tanto a las interrupciones como a sus “fuentes”, esos malditos ladrones de tiempo. Sin embargo ese enfoque ni es posible ni es cierto tal y como puedes comprobar aquí.

No hay ladrones de tiempo. Nadie te “roba” tu tiempo. Eres tú quien decide a qué dedicarlo o, mejor dicho, eres tú quien decide qué hacer con tu atención, a qué la dedicas y a qué se la prestas. Realmente, el único “ladrón de tiempo” real y peligroso que existe eres tú. Reflexiona sobre ello respondiendo a estas preguntas:

  • Estás terminando un mail importante para enviar en unos minutos ya que  tienes interés en que llegue a tu cliente lo antes posible y, de repente, suena el teléfono. ¿Quién decide atenderlo y da, por tanto, pie a la interrupción?
  • Acabas de empezar a escribir el borrador de una presentación que llevabas un tiempo posponiendo ya que te daba una pereza enorme empezar. En esto, se te acerca un compañero en la oficina para hablar sobre cualquier tema no relevante.  ¿Quién decirle atenderle y dedicarle tiempo?. ¿Quién da pie a la interrupción?
  • Estás leyendo el último informe de resultados y te acuerdas de que tienes que mirar los precios de billetes de tren para el viaje que tienes que hacer dentro de unas semanas. ¿Quién decide dejar de hacer lo que estabas haciendo, buscar el precio de los billetes e intentar sacarlos?. ¿Quién da pie a la interrupción?

La respuesta a esas preguntas te ayudará a encontrar al “ladrón de tiempo” que estás buscando. Pero no mires muy lejos porque, en este caso, la verdad no está ahí fuera.

En cualquier caso, la buena noticia es que ya sean interrupciones internas o externas, e independientemente de tus creencias sobre los ladrones de tiempo, la manera en la que puedes gestionarlas para ser eficiente es la misma.

Dedica la atención justa a las interrupciones

La atención justa no es ninguna atención. No se trata de que te aísles en una burbuja y seas indiferente a tu entorno. La atención justa es la atención necesaria para capturar, escribir, anotar,…, la información mínima que necesites para poder analizar, pensar y decidir posteriormente que tienes que hacer (o no hacer) con eso que has anotado.

Atender una interrupción no es ponerte hacer algo con esa interrupción en el momento que surge. Si quieres ser efectivo no es que dejes de hacer lo que estabas haciendo para ponerte a trabajar con eso que te interrumpe. Porque en el trabajo del conocimiento, atender una interrupción de manera eficiente es dedicar la atención justa para disponer de la información necesaria para determinar más adelante qué harás (o no harás) con eso.

Un ejemplo de gestión eficiente de interrupciones

Por ejemplo, imagínate que estás trabajando en ese informe que estás a punto de terminar (¡por fin!)  y te entra una llamada en el móvil. ¿Cuál suele ser el comportamiento habitual?. Atiendes la llamada, contestas y actúas en consecuencia si procede. Trasladas tu atención del informe que estabas escribiendo hacia las nuevas acciones derivadas de esa llamada.

¿Cual es el enfoque eficiente? Sería algo parecido a esto: mientras estás escribiendo tu informe,  miras el número que te está llamando, apuntas en un sitio fiable y que revises con regularidad algo del estilo “devolver llamada xxx-xx-xx-xx”, y vuelves a trabajar sobre tu informe.

En el primer caso, dedicas toda tu atención durante un tiempo que desconoces a algo que desconoces que impacto tendrá sobre tu trabajo. Cuando cuelgues y termines la llamada, probablemente creerás que tienes que ocuparte de algunas de las cosas de las que hayas hablado. También es probable que creas que tienes que hacer algo con ellas inmediatamente. En ese caso, ¿dónde queda el informe que estabas escribiendo?. ¿Por dónde ibas?. ¿Dónde queda tu inspiración y tu eficiencia?.

En el segundo caso (el enfoque de gestión eficiente), también dedicas toda tu atención a la interrupción pero en este caso lo haces durante un tiempo mínimo (¿4 segundos?, ¿5 segundos?) para luego volver a lo que estabas haciendo (terminar el informe).

¿Cuál es crees que es más efectiva para tu trabajo?

Conclusiones

Cuando pienses que eres incapaz de realizar tu trabajo en condiciones porque tienes un gran numero de interrupciones, te animo a que recuerdes lo siguiente:

  • No hay ladrones de tiempo, salvo tú mismo
  • Tienes dos maneras de gestionar esas interrupciones: la efectiva y la no efectiva… Tú decides
  • Dedica la atención justa para capturar la información mínima sobre esa interrupción para pensar y decidir después que hacer con ella
  • En último caso, si decides atender esa interrupción que sea porque conoces perfectamente las consecuencias de no atenderlas y no porque no las conoces.

En resumen, tienes en tu mano gestionar de manera eficiente el modo en que te relacionas con tu entorno. Puedes atender las interrupciones de manera eficiente o de manera no eficiente. Si decides ésta última no te quejes de las consecuencias porque en tu mano está hacerlo de otra manera.