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Gestión del tiempo: la gran mentira para mejorar tu efectividad

Un hombre atrapado en un reloj

“Sólo tú puedes decidir qué hacer con el tiempo que se te concede”. El Señor de los Anillos

Según la RAE, una quimera, además de un ser mitológico con cabeza de león, vientre de cabra y cola de dragón, es «aquello que se propone a la imaginación como posible o verdadero, no siéndolo.»

Lamentablemente, el término «gestión del tiempo» continúa siendo una quimera demasiado utilizada en pleno siglo XXI por algunas personas que se dedican a la productividad personal.

En nuestra sociedad, es un hecho que las personas tienen dificultades para balancear su vida personal y profesional, para dejar de hacer por hacer las cosas y pasar a hacer lo que tiene sentido en cada momento, para llevar una vida sin estrés,…

Dificultades que, en ocasiones, afectan a la salud física y emocional y que se deben tomar muy en serio evitando pseudosoluciones inútiles.

Gestión del tiempo: cómodo, nada ético e inútil

Algunas personas justifican el concepto «gestión del tiempo» porque es algo que les resulta cómodo de explicar.

El camino del conocimiento, del desarrollo o de la mejora puede ser muchas cosas, pero el término «cómodo» se ajusta poco a esos procesos. 

Además, lo cómodo pocas veces coincide con lo correcto.

Por ejemplo, ¿se te ocurriría explicarle a un niño que, cuando llueve, es debido a que las nubes están tristes?.

Para ti, adulto atareado, sería muy cómodo quitarte de encima la sana curiosidad del pequeño con esa pseudoexplicación, pero sería nada ético y algo inútil para la pobre criatura. También para ti.

A corto plazo igual consigues que te deje en paz pero a la larga sabrá que era mentira y su confianza se verá afectada. Los niños son niños, pero para nada son tontos. Con los adultos pasa algo parecido.

Si te están hablando de cómo mejorar tu gestión del tiempo ya sabes cómo te están tratando.

Gestión del tiempo: el problema no es tuyo

Otra ventaja de la gestión del tiempo para quienes se dedican a ello es que lleva la causa del problema fuera de la zona de influencia de las personas que buscan una solución para mejorar su vida.

Y eso, aunque no te guste, sabes que para nada es cierto. Si quieres mejorar algo, de verdad, tienes que empezar por cambiar aquello que está en tu zona de influencia.

Es muy fácil decir, y vender, que la culpa es del tiempo porque es escaso pero que tú podrás estirarlo como si fuera chicle, o maximizarlo como si pudieses invertirlo.

Siento decirte que el tiempo está ahí… y que es completamente inocente respecto a tu falta de efectividad porque en tu mano está todo lo que puedes hacer para mejorarla.

Domina tu tiempo… ¡suerte!

Supón que algún gurú bienintencionado te ilumina con su conocimiento y te transfiere la capacidad de gestionar mejor tu tiempo.

Te voy a pedir, por favor, que dediques unos segundos a verte en esa situación, escuchar atentamente los sonidos del entorno y prestar atención a tus sensaciones.

Por fin, ahora ya podrías gestionar el tiempo pero, ¿qué harías? ¿Cómo lo gestionarías? ¿Cuántas horas al día querrías o necesitarías tener? ¿26, 31, 48,…?

Tú ya sabes que la respuesta da igual porque tus responsabilidades, tus compromisos, los resultados que quieres conseguir,…, son los que son.

También sabes que si tuvieses más tiempo te comprometerías con más cosas y estarías de nuevo en la misma situación y con el mismo problema. Porque lo que realmente necesitas es una manera de autogestionarte de manera efectiva.

Pero vamos a suponer que el día tuviese las horas que inocentemente crees que serían suficientes. Genial, ¿verdad?

Ahora, por favor, reflexiona: ¿está tu cuerpo preparado para aguantarlo? ¿Podrías mantener tu atención, tu claridad mental y tu energía todo ese tiempo?.

Sabes que no… ¡pero si no damos ni para 24 horas!

La gran verdad de la gestión del tiempo

La gran, y única, verdad de la gestión del tiempo es que es mentira.

No hay hábito, técnica, truco o pseudociencia que te permita gestionar tu tiempo mejor… ni peor.

Entonces, ¿porque se sigue utilizando este concepto?.

Sinceramente, no lo sé. Te aconsejo que se lo preguntes a quienes lo siguen utilizando aunque, cuidado, igual les pones en un compromiso, así que no lo hagas.

Quiero pensar que si hay personas que siguen utilizando este caduco e inútil concepto de la gestión del tiempo es debido a que creen que es fácil de entender y que todo el mundo sabe lo que se quiere decir con ello. ¿Todo el mundo?.

Recientemente, en uno de los cursos para la mejora de la efectividad que facilito, pregunté a diferentes personas qué entendían por «gestión del tiempo» y estas fueron algunas de las respuestas:

  • organizarme mejor
  • tener más tiempo para mí
  • hacer más cosas
  • sacar trabajo adelante
  • dejar de estar apagando fuegos todo el tiempo
  • llegar a todo

Sí, sin duda todo el mundo entiende lo mismo por gestión del tiempo…

Y entonces, ¿qué?

No voy a decirte que la solución para mejorar de verdad tu efectividad personal pasa por aprender GTD®.

Pero sí me gustaría que te llevases algunas ideas útiles para reflexionar y sobre las que puedes trabajar para mejorar de verdad:

  • Toma consciencia de tu responsabilidad, todo lo que puedes hacer para mejorar tu efectividad y tu organización depende de ti.
  • Ya has visto que intentar gestionar el tiempo es inútil y absurdo. Sin embargo sí que puedes gestionar recursos como tu atención o la energía que tienes y hacer un uso óptimo de ellas.
  • Siempre vas a tener más cosas para hacer que tiempo para hacerlas. La clave es que aprendas a elegir bien qué hacer en cada momento y qué dejas sin hacer, con la tranquilidad y confianza de eliges lo correcto en cada momento.
  • Desde hace años, la ciencia cognitiva avala soluciones que funcionan y que nada tienen que ver con la gestión del tiempo. Busca soluciones fiables y objetivas, déjate de rollos.

Si necesitas balancear tu vida profesional y personal, organizarte mejor, trabajar con enfoque, reducir estrés y ser más feliz, tienes que tomártelo en serio y huir de esa gran mentira que es la gestión del tiempo. Porque hay demasiado en juego.

Desarrolla tu autogestión con GTD®

Escribía en este post sobre la importancia de la autogestión y de la relevancia que tiene para que las personas se relacionen de manera efectiva con su entorno. La autogestión es un concepto clave cuando hablamos de efectividad personal. Para personas como Peter Drucker, Stephen Covey y David Allen, tres de los referentes a nivel global de las últimas décadas que han abordado este tema, la autogestión personal es imprescindible para los profesionales del siglo XXI. En mi experiencia, es de la mano de GTD®  donde he encontrado una descripción práctica de la autogestión personal y de cómo poder desarrollarla de manera efectiva en el día a día.

La autogestión con GTD®

Según GTD®, la autogestión personal óptima se alcanza mediante el desarrollo de dos factores complementarios: control y perspectiva. GTD® propone cinco hábitos para obtener control (capturar, aclarar, organizar, revisar y ejecutar) y seis horizontes de enfoque para trabajar la perspectiva (acciones, proyectos, áreas de responsabilidad, objetivos, visión y propósito). El control consiste, en realidad, en conseguir la sensación de que tienes controlado todo lo que vas a hacer y, también, todo lo que no vas a hacer. Esta sensación es imprescindible para lograr una efectividad sin estrés. La perspectiva nos ofrece un modo para poder elegir, de entre todas las opciones posibles, qué vamos a hacer antes, qué vamos a hacer después y qué no vamos a hacer. La perspectiva nos permite tener la tranquilidad de saber que estamos haciendo lo correcto en cada momento. Para conseguir el mayor potencial y nivel de autogestión, el control y la perspectiva deben ser desarrollados sin descuidar ninguno de ellos. Como dice David Allen, tu nivel de autogestión será tan bueno como lo bueno que sea el eslabón más débil de “esa cadena”.

¿Cómo estás de autogestión?

Para conocer el estado de autogestión en el que te encuentras, David Allen propone un sencillo modelo para conocer tu nivel de control y perspectiva: la matriz de autogestión. Si aún no has hecho el test para saber dónde estás en este momento, te invito a que lo hagas ahora aquí.

 

Matriz de Autogestión en GTD

  Conviene advertir que este modelo es dinámico, es decir, no te dice «cómo eres» sino «dónde estás» en el momento de realizar el test, lo que significa que los resultados pueden cambiar, y de hecho cambian, a lo largo del tiempo. Es evidente que la situación ideal en la que deberías encontrarte durante más tiempo es en el estado de un buen nivel de control y perspectiva. Es ahí donde tus niveles de estrés son muy bajos o inexistentes (tienes un buen nivel de control) y, además, tienes muy claras las consecuencias de para qué haces lo que haces e, igual de importante, qué dejas sin hacer (tienes un buen nivel de perspectiva). Encontrarte en alguno de los otros estados también tiene su aspecto positivo: puedes mejorar y desarrollar una autogestión más efectiva que la que tienes en ese momento. Lo importante de conocer cuál es tu nivel de autogestión en un momento dado es que te permite compararlo con dónde querrías estar y probar a hacer algunos cambios. A fin de cuentas, si no sabes dónde estás, es complicado saber dónde puedes llegar… 

Feliz Día de la Madre

Madre e hija con superpoderes

A todas las madres, muchas felicidades.

Puede que días como este presenten cierto tufillo comercial, no lo sé. Ni me importa. Pero, sin duda, lo merecéis…. la felicitación, no el tufillo… claro.

Las madres sois especiales. Además de felicitaros, hay que daros la enhorabuena. Enhorabuena por todo lo que hacéis, por cómo lo hacéis, por el propósito para lo que lo hacéis… y por cómo utilizáis vuestros superpoderes.

Así sois las madres, seres de una eficiencia descomunal, de una paciencia envidiable y de un amor infinito.

Y por todo ello, me pregunto, ¿cómo sería vuestra vida con GTD®? 🙂

 

Muchas urgencias son neglicencias

 

Todas las personas tenemos que atender imprevistos. Forman parte de la realidad. Y, en cierto sentido, se pueden considerar como un aliciente a la rutina del día a día.

El que todo cambie más a menudo y vivir en entornos VUCA hace que los imprevistos aparezcan con mayor probabilidad. Cuando esto ocurre, lo mejor que puedes hacer es reaccionar de la mejor manera posible.

Luego tenemos las mal entendidas “urgencias”. Hay personas que viven permanentemente en ellas. Algunas creen que debe ser así y que es imposible hacer nada por evitarlo. Otras creen que dar esa imagen les hace más interesantes e, incluso, aumenta su valor como profesionales. Obviamente, están equivocados.

Me atrevo a decir que, en la mayoría de las ocasiones, las urgencias no son imprevistos que surgen de la nada. En la mayoría de los casos son, como dice David Allen, “inputs mal gestionados”, neglicencias (cómo dice mi amigo José Miguel Bolívar) o descuidos a la hora de gestionar correctamente el trabajo al no tratar, en su momento, ese asunto como se debería haber hecho.

Muchas de tus urgencias son la consecuencia de creer que te acordarás de hacer cosas porque tu mente es privilegiada, o de no dedicar atención adecuada a pensar lo suficiente sobre las cosas o, entre otras cosas, de ir reaccionando ante todo lo que va surgiendo en tu entorno creyendo que tienes que hacerlo todo.

Si eres de los viven permanentemente en la urgencia, podrías reflexionar sobre qué debería haber ocurrido para que esas urgencias no se hubiesen producido. ¿Qué estaba en tu mano hacer para evitarla?. ¿Qué podrías haber hecho diferente?. Es muy posible que ahí encuentres la causa de la neglicencia de la que hablaba antes. No eches balones fuera.

Porque una cosa es un imprevisto y, otra, una neglicencia. Lo primero, simplemente ocurre. Lo segundo se puede evitar.

Ladrones de tiempo: eludiendo responsabilidad

Ladrones de tiempo: te falta responsabilidad

La efectividad personal es una cosa muy seria que afecta directamente a la felicidad de las personas. Quienes deciden tener un acercamiento o emprender un camino de mejora en su efectividad, están tomando una decisión importante que no puede ser tomada a la ligera.

Últimamente se siguen leyendo cosas completamente obsoletas, y erróneas, en lo que se refiere a la mejora de la efectividad o productividad personal. Una auténtica lástima debido a que la ciencia ya demuestra qué es útil cuando hablamos de efectividad.

Una de esas cosas absurdas es la insistencia en declarar la guerra a los ladrones de tiempo en general y, en particular, a los que se esconden en tu móvil. Ya he hablado de los ladrones de tiempo aquí y, en mi opinión, el mejor post sobre lo absurdo de los ladrones de tiempo lo puedes leer aquí.

Muchas personas se quejan de lo infernal que les resulta llevar siempre encima un móvil. Curiosamente, suelen ser las mismas que se quejan de la cantidad de email que reciben y que les impide trabajar. Tiempo de echar balones fuera, algo muy habitual cuando se habla de mejorar la efectividad y la forma de trabajar buscando soluciones fáciles y sin esfuerzo. El problema no está ahí fuera, y la solución tampoco.

Pero volvamos al teléfono móvil, ese aparato diabólico e infernal creado para poder estar en contacto, si quieres y/o necesitas, con personas independientemente de dónde estén. ¿Es tan malo?. ¿Te causa tanto problema?. ¿Te interrumpe tanto?. Si es así, deja de usarlo. Sencillo.

Pero resulta que crees que estás cautivo de tu teléfono móvil y de las notificaciones que te llegan a través suyo. Tanto él como ellas son las culpables de tu situación. Pobre de ti.

Mensajes de Whatsapp, SMS´s, notificaciones de Facebook, notificaciones de correo, más Whatsapp, mensajes de Telegram,…, y así sucesivamente. De esta manera es imposible trabajar, ¿verdad?

Parece que todos los ladrones de tiempo que habitan en el móvil se ha confabulado para distraerte… con todo lo que tienes que hacer. Pobre, otra vez.

Ante esta situación muchas personas intentan trucos y tips sencillos de, cuanto menos, dudosa utilidad en el largo plazo. Instalan apps en el móvil que bloquean notificaciones, dan la vuelta al teléfono para no ver la pantalla, lo ponen en silencio, bailan el hulahop o ponen velas en diferentes rinconcitos, … Todo para intentar callar a esos ladrones de tiempo.

En tu mundo real existen y existirán notificaciones e interrupciones. De eso no te vas a librar por mucho que uses la técnica del avestruz y metas la cabeza debajo de la tierra. Lo ideal sería que fuesen el menor número posible, pero la realidad es la que es y la solución no pasa por obviarlas. Y mucho menos por eludir tu responsabilidad de aprender a gestionarlas adecuadamente.

Una persona efectiva aprende a relacionarse de manera óptima con su entorno, evitando aislarse de él. Usar trucos como, por ejemplo, silenciar las notificaciones te puede ayudar puntualmente, pero es insuficiente. Lo que te ayudará realmente a ser una persona más efectiva es aprender a gestionar tu atención para dedicarla de manera consciente a lo que la tienes que dedicar.

Si sabes cómo gestionar adecuadamente tu atención, serás tú quien decida si atiendes o no esa notificación o interrupción. Será tu responsabilidad decidir a qué dedicas tu tiempo y atención. No olvides que tus resultados son consecuencia de tus decisiones.

Por tanto, la solución definitiva contra los inexistentes ladrones de tiempo está, realmente, en ti. Y eso te da la posibilidad de armarte de responsabilidad y asumir que tienes que aprender cosas nuevas para relacionarte mejor con tu realidad y adaptarte a ella. Deja de echar balones fuera y de sentirte víctima. Porque el problema no son los ladrones de tiempo, sino tu falta de responsabilidad.