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#GTD: ¿Cuándo vaciar una bandeja de entrada?

¿Cuándo vaciar una bandeja de entrada?

Vaciar regularmente tus bandejas de entrada es uno de los hábitos de GTD® que, en mi experiencia, más contribuye a mejorar tu sensación de control.

Cuando vacías una bandeja de entrada, aclarando todas y cada una de las cosas acumuladas en ella, dejas de tener cosas cuyo significado desconoces y pasas a tener elementos que ya sabes lo que son y lo que significan para ti.

Eso es el inicio del camino para eliminar el estrés de tu vida. Para aspirar a tener sensación de control tienes que empezar por saber a qué te enfrentas. Y para ello, tienes que vaciar tus bandejas de entrada.

Pero, ¿cuando vaciar una bandeja de entrada?

Esta es una pregunta habitual para las personas que empiezan con GTD®.

Lo cierto es que no hay un número definido de veces en las que tengas que vaciar una bandeja de entrada, porque cada bandeja es, en sí misma, diferente y requiere una atención diferente.

Por ejemplo, tu bandeja de email es diferente al cuaderno que usas en las reuniones. También son diferentes la lista de llamadas perdidas y la pizarra que tienes en la nevera para anotar cosas.

Además, un tipo concreto de bandeja de entrada puede tener un significado distinto para diferentes personas, porque la naturaleza de las cosas de esa bandeja también puede ser muy diferente.

Por ejemplo, puede que para algunas personas, vaciar el buzón postal de casa sea algo que haya que hacer cada día, pero para otras, puede que con hacerlo un par de veces a la semana sea suficiente.

Otro ejemplo es que mucha gente cree que hay que vaciar la bandeja de email a todas horas. Sin embargo, las personas efectivas vacían su bandeja de email un número limitado de veces al día.

El mejor criterio para vaciar una bandeja de entrada es hacerlo cada vez que sientas sensación de descontrol, intranquilidad o estrés sobre lo que se está acumulando en esa bandeja.

Para vaciar tu bandeja tienes que aclarar su contenido, desde el primer elemento y hasta el último. Sólo así podrás empezar a experimentar la sensación de control que consigues cuando dejas de acumular cosas cuyo significado desconoces y las transformas en algo conocido y con significado para ti.

Así que ya sabes, cuando tengas dudas sobre cuántas veces debes vaciar tus bandejas de entrada, recuerda que la buena práctica es hacerlo el menor número posible de veces y todas las veces que sea necesario.