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Prepara tu sistema GTD® para volver al trabajo con efectividad

Persona afinando un piano

Para la mayoría de las personas, las vacaciones han terminado o están muy cerca de finalizar. Eso significa que la vuelta al trabajo y a la rutina habitual es ya un hecho o lo será muy pronto.

Durante las vacaciones, es probable que hayas dejado de lado ciertos hábitos de tu día a día. Es algo normal porque en vacaciones cambia el entorno y nuestras rutinas.

También es posible que hayas dado un merecido descanso a tu sistema GTD® y que no lo hayas utilizado con la misma intensidad que antes de vacaciones.

Sin embargo, ahora que se acerca el momento de volver a tu actividad diaria, necesitarás actualizarlo y ponerlo al día si quieres que te siga siendo útil y fiable.

Me gustaría compartir contigo qué pasos puedes seguir para dejar tu sistema GTD® preparado para volver al trabajo con efectividad.

Comienza con un Barrido Mental

Comenzar con un ejercicio de barrido mental es muy útil para poner al día tu sistema GTD®.

Es posible que, durante las vacaciones, hayas capturado algo menos de lo habitual y tengas cosas (ideas, recordatorios, pensamientos,…) rondando por tu cabeza.

Ahora es el momento de sacarlas de ahí y ponerlas en tus bandejas de entrada para aclararlas más adelante.

Aclara todas tus bandejas

El siguiente paso que tienes que hacer es Aclarar todas tus bandejas de entrada. Por ejemplo:

  • El email
  • Las notas que dejaste escritas antes de irte de vacaciones
  • Los papeles que te han dejado en la mesa o en el buzón
  • Las conversaciones de Whatsapp que tengan sentido
  • El buzón de voz del móvil

Recuerda también Aclarar todas esas cosas que capturaste en algún lugar durante las vacaciones y lo que hayas capturado en el ejercicio barrido mental anterior.

Vaciar tus bandejas de entrada y Aclarar su contenido, identificando el significado de las cosas que hay en ellas para decidir qué hacer y qué no hacer, te ayudará a recuperar la sensación de control sobre todos tus asuntos.

Revisa tu calendario

¿Qué compromisos tienes con fecha y hora objetiva en las próximas semanas? ¿Necesitas ponerte a trabajar en ello lo antes posible? ¿Hay algo que tienes que añadir, mover de día u hora, o simplemente quitar del calendario?

Revisar tu calendario te permitirá tener una visión completa y actualizada de tus próximas semanas y te aportará aún mayor sensación de control.

Recuerda revisar también las semanas pasadas por si fuese conveniente añadir algún recordatorio a tu sistema. Por ejemplo, si no pudiste asistir a una cita médica que tenías apuntada igual tienes que llamar de nuevo para pedir hora.

Revisa las listas

Durante tus vacaciones es probable que no hayas mantenido al día las listas de tu sistema GTD®. En mi experiencia, buena parte de la fiabilidad de un sistema GTD® depende de Revisar y tener actualizadas las siguientes listas.

Lista de «Siguientes Acciones»

Tu lista de Siguientes Acciones contiene las acciones que, en su momento, te comprometiste a hacer.

Después de las vacaciones, algunas situaciones, necesidades o decisiones que tomaste en su día habrán cambiado por lo que es importante que revises esta lista y la actualices de acuerdo a tu realidad. Para ello:

  • Tacha aquellas acciones que ya completases en su día y que no llegaste a tachar en su momento
  • Elimina las que ya no tengan sentido hacer
  • Lee con detalle las acciones que te quedan en la lista y comprueba si están redactadas de forma concreta y con el detalle adecuado para saber qué tienes que hacer

Cuando hayas terminado con este proceso, tendrás tus listas de siguientes acciones preparadas para empezar a ejecutar, pero siempre después de terminar con la puesta a punto de tu sistema 😉

Lista de “A la espera”

Como sabes, en la lista «A la espera» tienes los recordatorios de todo lo que estás esperando que hagan otras personas.

En mi experiencia, es muy probable que muchas de los recordatorios de esta lista se hiciesen mientras estabas de vacaciones.

Revisa y actualiza esta lista tachando todo lo que sepas que ya está hecho. Aprovecha para anotar recordatorios en tu lista de Siguientes Acciones para interesarte por el estado en el que se encuentran el resto de las cosas que tienes delegadas.

Lista de «Proyectos»

Una revisión a tu lista de proyectos te ayudará a recordar en qué resultados estabas trabajando antes de irte de vacaciones.

Posiblemente, algunos de esos proyectos ya estén finalizados y los puedas quitar de la lista. Otros los podrás incubar e, incluso, descartar directamente porque ya no tengan sentido. Y para algunos proyectos tendrás que incluir en tu sistema recordatorios de acciones para hacerlos avanzar.

Actualiza la lista «Esta Semana No»

Está lista no es una lista de la metodología GTD® pero, en mi experiencia, es un complemento muy útil que siempre recomiendo incorporar. Si quieres conocer más sobre ella, te recomiendo este post de mi colega José Miguel Bolívar, de quien surgió la idea y le dio forma.

La vuelta de vacaciones es una gran oportunidad para revisar la lista «Esta Semana No»:

  • Elimina aquellos elementos que ya no tengan sentido para ti.
  • Mueve el contenido que consideres a la lista «Algún día/Tal vez».
  • Saca de esta lista lo que tengas que hacer obligatoriamente esta semana, aclarándolo y organizándolo en tu sistema.
  • Mantén en esta lista aquellos elementos con los que no vas a hacer nada esta semana pero que sí quieres evaluar de nuevo en la próxima revisión semanal.

Cuando hayas finalizado esta revisión, que te llevará pocos minutos, tendrás tu lista «Esta Semana No» actualizada.

Conclusión

Para muchas personas la vuelta de vacaciones puede generar cierto nivel de estrés.

Buena parte de ese estrés se debe al desconocimiento sobre lo que se van a encontrar cuando vuelvan a su día a día.

Seguro que conoces a alguien que, alguna vez, ha hecho un comentario del estilo “Puf, a ver con qué me encuentro al volver…”.

Para eliminar esa sensación, lo mejor que puedes hacer es ejercer tu responsabilidad y tomar el control, comenzando por poner al día tu sistema de organización. Si usas GTD®, en este post te llevas las claves de cómo conseguirlo.

Invertir en actualizar tu sistema es lo mejor que puedes hacer para comenzar tu vuelta de vacaciones con una sensación de control completa y una perspectiva global sobre todos tus asuntos.

¡Feliz regreso y vamos a por el nuevo curso!

GTD – ¿Cuántas bandejas de entrada?

Bandejas conectadas en una red de carpetas

Ya sabes que tus bandejas de entrada son cualquier lugar, físico o digital, donde se acumulan cosas sobre las que tendrás que pensar y decidir qué hacer o qué no hacer con ellas.

Tu bandeja de email, un cuaderno de notas o el teléfono donde se quedan registradas las llamadas perdidas pueden ser algunas de tus bandejas de entrada.

Pero tienes más.

¿Usas redes sociales?. Cada una de ellas podría ser una bandeja de entrada.

¿Tienes varias cuentas de email?. Cada cuenta profesional y personal es una bandeja de entrada.

¿Dónde te dejan las cartas o papeles en tu trabajo?. ¿Y en casa?. Cada lugar es una bandeja de entrada.

¿Dónde dejas los tickets que te dan en un restaurante, en la lavandería o en el supermercado?. Tu bolso, tu cartera,…, también pueden ser bandejas de entrada.

¿Utilizas tu móvil para capturar fotos, grabar mensajes de voz o tomar notas?. Si luego tienes que decidir qué hacer con ello, la aplicación de tu móvil dónde quedan las fotos, los mensajes de voz o las notas es una bandeja de entrada.

¿Te has anotado alguna vez algo en tu mano para que no se te pierda?. ¡Tu mano puede ser una bandeja de entrada!.

Ser consciente de todas las bandejas de entrada que tienes te puede generar, al inicio, cierto rechazo, por toda la cantidad de cosas que debes aclarar.

Pero tu realidad es como es y saber a lo que te enfrentas es, por lo general, mejor opción que ignorarlo.

No hay un número perfecto de bandejas de entrada. Se trata de tener el número adecuado de ellas.

Para averiguar cual es el tuyo, simplemente sé consciente de que debes tener todas las bandejas de entrada necesarias, y las menos posibles, para capturar lo que llame tu atención en todo momento y todo lugar.

Asume cuanto antes que tienes las bandejas de entrada que tienes, no las que quieres, y podrás comenzar a construir una mente extendida para vivir sin estrés.