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¿Te animas a hacer un Barrido Mental?

Chica escribiendo y haciendo un barrido mental de GTD

La semana pasada escribía acerca del significado de hacer un Barrido Mental de GTD®, una práctica muy útil para sacar de tu cabeza todas esas cosas que te generan ruido mental y poder comenzar a tenerlas controladas.

El Barrido Mental es un ejercicio necesario para montar tu sistema GTD®.

Además de aclarar y organizar todas las cosas que tendrás capturadas en tus bandejas de entrada, para montar tu sistema GTD® también debes aclarar y organizar todo lo que tienes en tu cabeza. Y, para hacerlo, antes tienes que sacarlo de ahí.

En mi experiencia, el Barrido Mental también es muy útil cuando comienzas a tener sensación de descontrol.

Si llegas a esa situación, sacar de tu cabeza esas preocupaciones, ideas, o recordatorios que te están distrayendo, te puede ayudar a recuperar el control.

¿Qué necesitas para hacer un Barrido Mental?

Hacer un Barrido Mental es muy sencillo y únicamente necesitas:

  • Estar en un lugar tranquilo y sin interrupciones.
  • Tiempo de calidad, con buena energía mental. Para hacer bien un primer Barrido Mental completo reservarte en tu calendario tiempo suficiente (mi primer Barrido Mental me llevó más de una hora)
  • Un bolígrafo y papel para apuntar. Coge varias hojas porque te sorprenderás de la cantidad de cosas que puedes llegar a apuntar.

Ten en cuenta que es un ejercicio que puede ir por “fases”. Puede pasar algún minuto sin que nada llame tu atención y no apuntes nada y, de pronto, comenzar a apuntar muchas cosas porque no paran de aparecer por tu cabeza.

En el primer caso, si no pasa nada por tu cabeza, ten paciencia. Siempre salen cosas relacionadas con algún tema.

En el segundo caso, si apuntas mucho, evita agobiarte porque sacar las cosas de tu cabeza no te comprometerte a hacer algo con ellas.

Las listas de Desencadenantes de Incompletos

En tus primeras prácticas de Barrido Mental puede resultar útil apoyarte en las «Listas de Desencadenantes de Incompletos» que propone David Allen en su libro «Organízate con eficacia».

Las «Listas de Desencadenantes de Incompletos» son dos listas, una para el ámbito profesional y otra para el personal, con diferentes elementos sobre áreas, lugares y responsabilidades de tu vida.

Estas listas te ayudan a detectar cosas que llaman tu atención.

Para usarlas, puedes ir leyendo con tranquilidad sus distintos elementos, dedicando un poco de tiempo a cada uno de ellos y, si algo llama tu atención, anotarlo en el soporte que estés usando para hacer este ejercicio.

Por ejemplo, si utilizas la «Lista de Desencadenantes de Incompletos Profesional», puedes encontrarte un elemento llamado “Reuniones”.

En ese momento, la idea es que observes qué pasa por tu cabeza que pueda estar relacionado con reuniones que puedas tener, quieras tener, hayas tenido,… Si aparece algo, anótalo.

Puedes hacer un buen Barrido Mental sin usar estas listas, aunque al inicio es cierto que son de mucha utilidad para “descubrirte” lugares donde tu mente te oculta cosas.

Conclusión

Recuerda que al hacer un Barrido Mental debes anotar cualquier cosa (pensamiento, idea, recordatorio, …) que pase por tu cabeza, sin filtrar.

Aunque te parezca algo sin importancia, algo insignificante o si ya lo tienes anotado, si aparece por tu mente, sácalo de ahí.

Cuando estás «barriendo tu mente», lo importante es la cantidad de elementos que apuntes. Sin límite, ya que más adelante podrás descartar lo que consideres. Ahora estás en modo «captura».

Gracias al Barrido Mental comenzarás a vaciar tu mente y a ganar sensación de control. ¿Te animas a probarlo y compartir cuáles han sido tus sensaciones?

Barrido Mental: se consciente de todo lo que no haces

Libreta para anotar el Barrido Mental

Hace unas semanas escribía sobre la importancia de tener una mente vacía en estos tiempos que nos ha tocado vivir.

Una actividad muy interesante que te ayudará a conseguir vaciar tu mente es el Barrido Mental, un ejercicio que propone David Allen en GTD® y que es complementario al hábito de Capturar.

¿En qué consiste un Barrido Mental?

Hacer un Barrido Mental consiste en que dediques tiempo de calidad para apuntar en papel todo lo que, durante el tiempo que dure el ejercicio, pase por tu cabeza.

Se trata simplemente de identificar cosas que llamen tu atención, sin pensar ni decidir sobre ellas.

Por ejemplo, mientras haces el ejercicio, se te puede pasar por la cabeza que te gustaría aprender chino.

Aunque en ese momento puedas intuir que no te vas a poner con ello próximamente, lo anotarías igualmente (por ejemplo, escribiendo “idioma chino”). Recuerda que lo que persigues es sacarlo de tu cabeza, sin comprometerte a nada.

Siguiendo con el ejemplo, inmediatamente después puede aparecer por tu mente esa reunión de la semana que viene que aún no tienes preparada. Entonces, apuntarías, “reunión semana próxima”.

Así seguirías con todo lo que captase tu atención durante el ejercicio, hasta que tengas la sensación de que no queda nada más por sacar.

Cuanto más apuntes, mejor

Al hacer un Barrido Mental, es más importante la cantidad de cosas que apuntes que la calidad.

Anota todo lo que pase por tu cabeza, aunque en ese momento creas que nunca harás lo que estás anotando, te parezca absurdo o, incluso, si ya lo tienes apuntado en otro sitio.

El principal error que comente la gente que hace por primera vez un Barrido Mental es el de filtrar y solo apuntar cosas que piensa que tiene que hacer.

El ejercicio del Barrido Mental va más allá y ahí es donde aporta, en mi experiencia, un valor diferencial: anota todo lo que pase por tu mente en ese momento. Todo.

Tiene que ser algo automático: según aparezca algo, lo apuntas inmediatamente. Así de sencillo y útil.

Mejor fuera que dentro de tu mente

El objetivo de hacer un Barrido Mental es de sacar de tu cabeza y liberar a tu mente de todo ese ruido mental que tienes.

Al anotar todas esas cosas, pasas a tenerlas controladas en un medio físico que, como ya sabes, es mucho mejor que tu cabeza para empezar a experimentar sensación de control sobre tus asuntos.

En otro momento, más adelante, podrás pensar y decidir con claridad qué hacer o no hacer con todo eso e incorporarlo, o no, a tu sistema de organización.

Los beneficios de un Barrido Mental puedes sentirlos desde el primer momento:

  • Experimentar la sensación de liberar tu mente.
  • Tener más sensación de control sobre tus asuntos. Has dado un primer paso para avanzar en cada uno de ellos.
  • Repasar diferentes áreas de enfoque de tu vida personal y profesional.

Las primeras veces que haces un Barrido Mental también puede tener “efectos secundarios”.

Al ver escritas todas esas cosas en papel puedes experimentar cierta sensación de agobio. Es normal. Si haces bien el ejercicio, apuntarás muchas cosas… Muchas más de las que crees.

Sin embargo, esa sensación de agobio se compensará con la tranquilidad de tenerlo todo controlado y fuera de tu cabeza.

Porque como dice David Allen, es mejor que seas consciente de todo lo que no estás haciendo. Y el Barrido Mental es el primer paso conseguirlo.

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Prepara tu sistema GTD® para volver al trabajo con efectividad

Persona afinando un piano

Para la mayoría de las personas, las vacaciones han terminado o están muy cerca de finalizar. Eso significa que la vuelta al trabajo y a la rutina habitual es ya un hecho o lo será muy pronto.

Durante las vacaciones, es probable que hayas dejado de lado ciertos hábitos de tu día a día. Es algo normal porque en vacaciones cambia el entorno y nuestras rutinas.

También es posible que hayas dado un merecido descanso a tu sistema GTD® y que no lo hayas utilizado con la misma intensidad que antes de vacaciones.

Sin embargo, ahora que se acerca el momento de volver a tu actividad diaria, necesitarás actualizarlo y ponerlo al día si quieres que te siga siendo útil y fiable.

Me gustaría compartir contigo qué pasos puedes seguir para dejar tu sistema GTD® preparado para volver al trabajo con efectividad.

Comienza con un Barrido Mental

Comenzar con un ejercicio de barrido mental es muy útil para poner al día tu sistema GTD®.

Es posible que, durante las vacaciones, hayas capturado algo menos de lo habitual y tengas cosas (ideas, recordatorios, pensamientos,…) rondando por tu cabeza.

Ahora es el momento de sacarlas de ahí y ponerlas en tus bandejas de entrada para aclararlas más adelante.

Aclara todas tus bandejas

El siguiente paso que tienes que hacer es Aclarar todas tus bandejas de entrada. Por ejemplo:

  • El email
  • Las notas que dejaste escritas antes de irte de vacaciones
  • Los papeles que te han dejado en la mesa o en el buzón
  • Las conversaciones de Whatsapp que tengan sentido
  • El buzón de voz del móvil

Recuerda también Aclarar todas esas cosas que capturaste en algún lugar durante las vacaciones y lo que hayas capturado en el ejercicio barrido mental anterior.

Vaciar tus bandejas de entrada y Aclarar su contenido, identificando el significado de las cosas que hay en ellas para decidir qué hacer y qué no hacer, te ayudará a recuperar la sensación de control sobre todos tus asuntos.

Revisa tu calendario

¿Qué compromisos tienes con fecha y hora objetiva en las próximas semanas? ¿Necesitas ponerte a trabajar en ello lo antes posible? ¿Hay algo que tienes que añadir, mover de día u hora, o simplemente quitar del calendario?

Revisar tu calendario te permitirá tener una visión completa y actualizada de tus próximas semanas y te aportará aún mayor sensación de control.

Recuerda revisar también las semanas pasadas por si fuese conveniente añadir algún recordatorio a tu sistema. Por ejemplo, si no pudiste asistir a una cita médica que tenías apuntada igual tienes que llamar de nuevo para pedir hora.

Revisa las listas

Durante tus vacaciones es probable que no hayas mantenido al día las listas de tu sistema GTD®. En mi experiencia, buena parte de la fiabilidad de un sistema GTD® depende de Revisar y tener actualizadas las siguientes listas.

Lista de «Siguientes Acciones»

Tu lista de Siguientes Acciones contiene las acciones que, en su momento, te comprometiste a hacer.

Después de las vacaciones, algunas situaciones, necesidades o decisiones que tomaste en su día habrán cambiado por lo que es importante que revises esta lista y la actualices de acuerdo a tu realidad. Para ello:

  • Tacha aquellas acciones que ya completases en su día y que no llegaste a tachar en su momento
  • Elimina las que ya no tengan sentido hacer
  • Lee con detalle las acciones que te quedan en la lista y comprueba si están redactadas de forma concreta y con el detalle adecuado para saber qué tienes que hacer

Cuando hayas terminado con este proceso, tendrás tus listas de siguientes acciones preparadas para empezar a ejecutar, pero siempre después de terminar con la puesta a punto de tu sistema 😉

Lista de “A la espera”

Como sabes, en la lista «A la espera» tienes los recordatorios de todo lo que estás esperando que hagan otras personas.

En mi experiencia, es muy probable que muchas de los recordatorios de esta lista se hiciesen mientras estabas de vacaciones.

Revisa y actualiza esta lista tachando todo lo que sepas que ya está hecho. Aprovecha para anotar recordatorios en tu lista de Siguientes Acciones para interesarte por el estado en el que se encuentran el resto de las cosas que tienes delegadas.

Lista de «Proyectos»

Una revisión a tu lista de proyectos te ayudará a recordar en qué resultados estabas trabajando antes de irte de vacaciones.

Posiblemente, algunos de esos proyectos ya estén finalizados y los puedas quitar de la lista. Otros los podrás incubar e, incluso, descartar directamente porque ya no tengan sentido. Y para algunos proyectos tendrás que incluir en tu sistema recordatorios de acciones para hacerlos avanzar.

Actualiza la lista «Esta Semana No»

Está lista no es una lista de la metodología GTD® pero, en mi experiencia, es un complemento muy útil que siempre recomiendo incorporar. Si quieres conocer más sobre ella, te recomiendo este post de mi colega José Miguel Bolívar, de quien surgió la idea y le dio forma.

La vuelta de vacaciones es una gran oportunidad para revisar la lista «Esta Semana No»:

  • Elimina aquellos elementos que ya no tengan sentido para ti.
  • Mueve el contenido que consideres a la lista «Algún día/Tal vez».
  • Saca de esta lista lo que tengas que hacer obligatoriamente esta semana, aclarándolo y organizándolo en tu sistema.
  • Mantén en esta lista aquellos elementos con los que no vas a hacer nada esta semana pero que sí quieres evaluar de nuevo en la próxima revisión semanal.

Cuando hayas finalizado esta revisión, que te llevará pocos minutos, tendrás tu lista «Esta Semana No» actualizada.

Conclusión

Para muchas personas la vuelta de vacaciones puede generar cierto nivel de estrés.

Buena parte de ese estrés se debe al desconocimiento sobre lo que se van a encontrar cuando vuelvan a su día a día.

Seguro que conoces a alguien que, alguna vez, ha hecho un comentario del estilo “Puf, a ver con qué me encuentro al volver…”.

Para eliminar esa sensación, lo mejor que puedes hacer es ejercer tu responsabilidad y tomar el control, comenzando por poner al día tu sistema de organización. Si usas GTD®, en este post te llevas las claves de cómo conseguirlo.

Invertir en actualizar tu sistema es lo mejor que puedes hacer para comenzar tu vuelta de vacaciones con una sensación de control completa y una perspectiva global sobre todos tus asuntos.

¡Feliz regreso y vamos a por el nuevo curso!