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¿Te animas a hacer un Barrido Mental?

Chica escribiendo y haciendo un barrido mental de GTD

La semana pasada escribía acerca del significado de hacer un Barrido Mental de GTD®, una práctica muy útil para sacar de tu cabeza todas esas cosas que te generan ruido mental y poder comenzar a tenerlas controladas.

El Barrido Mental es un ejercicio necesario para montar tu sistema GTD®.

Además de aclarar y organizar todas las cosas que tendrás capturadas en tus bandejas de entrada, para montar tu sistema GTD® también debes aclarar y organizar todo lo que tienes en tu cabeza. Y, para hacerlo, antes tienes que sacarlo de ahí.

En mi experiencia, el Barrido Mental también es muy útil cuando comienzas a tener sensación de descontrol.

Si llegas a esa situación, sacar de tu cabeza esas preocupaciones, ideas, o recordatorios que te están distrayendo, te puede ayudar a recuperar el control.

¿Qué necesitas para hacer un Barrido Mental?

Hacer un Barrido Mental es muy sencillo y únicamente necesitas:

  • Estar en un lugar tranquilo y sin interrupciones.
  • Tiempo de calidad, con buena energía mental. Para hacer bien un primer Barrido Mental completo reservarte en tu calendario tiempo suficiente (mi primer Barrido Mental me llevó más de una hora)
  • Un bolígrafo y papel para apuntar. Coge varias hojas porque te sorprenderás de la cantidad de cosas que puedes llegar a apuntar.

Ten en cuenta que es un ejercicio que puede ir por “fases”. Puede pasar algún minuto sin que nada llame tu atención y no apuntes nada y, de pronto, comenzar a apuntar muchas cosas porque no paran de aparecer por tu cabeza.

En el primer caso, si no pasa nada por tu cabeza, ten paciencia. Siempre salen cosas relacionadas con algún tema.

En el segundo caso, si apuntas mucho, evita agobiarte porque sacar las cosas de tu cabeza no te comprometerte a hacer algo con ellas.

Las listas de Desencadenantes de Incompletos

En tus primeras prácticas de Barrido Mental puede resultar útil apoyarte en las «Listas de Desencadenantes de Incompletos» que propone David Allen en su libro «Organízate con eficacia».

Las «Listas de Desencadenantes de Incompletos» son dos listas, una para el ámbito profesional y otra para el personal, con diferentes elementos sobre áreas, lugares y responsabilidades de tu vida.

Estas listas te ayudan a detectar cosas que llaman tu atención.

Para usarlas, puedes ir leyendo con tranquilidad sus distintos elementos, dedicando un poco de tiempo a cada uno de ellos y, si algo llama tu atención, anotarlo en el soporte que estés usando para hacer este ejercicio.

Por ejemplo, si utilizas la «Lista de Desencadenantes de Incompletos Profesional», puedes encontrarte un elemento llamado “Reuniones”.

En ese momento, la idea es que observes qué pasa por tu cabeza que pueda estar relacionado con reuniones que puedas tener, quieras tener, hayas tenido,… Si aparece algo, anótalo.

Puedes hacer un buen Barrido Mental sin usar estas listas, aunque al inicio es cierto que son de mucha utilidad para “descubrirte” lugares donde tu mente te oculta cosas.

Conclusión

Recuerda que al hacer un Barrido Mental debes anotar cualquier cosa (pensamiento, idea, recordatorio, …) que pase por tu cabeza, sin filtrar.

Aunque te parezca algo sin importancia, algo insignificante o si ya lo tienes anotado, si aparece por tu mente, sácalo de ahí.

Cuando estás «barriendo tu mente», lo importante es la cantidad de elementos que apuntes. Sin límite, ya que más adelante podrás descartar lo que consideres. Ahora estás en modo «captura».

Gracias al Barrido Mental comenzarás a vaciar tu mente y a ganar sensación de control. ¿Te animas a probarlo y compartir cuáles han sido tus sensaciones?

Barrido Mental: se consciente de todo lo que no haces

Libreta para anotar el Barrido Mental

Hace unas semanas escribía sobre la importancia de tener una mente vacía en estos tiempos que nos ha tocado vivir.

Una actividad muy interesante que te ayudará a conseguir vaciar tu mente es el Barrido Mental, un ejercicio que propone David Allen en GTD® y que es complementario al hábito de Capturar.

¿En qué consiste un Barrido Mental?

Hacer un Barrido Mental consiste en que dediques tiempo de calidad para apuntar en papel todo lo que, durante el tiempo que dure el ejercicio, pase por tu cabeza.

Se trata simplemente de identificar cosas que llamen tu atención, sin pensar ni decidir sobre ellas.

Por ejemplo, mientras haces el ejercicio, se te puede pasar por la cabeza que te gustaría aprender chino.

Aunque en ese momento puedas intuir que no te vas a poner con ello próximamente, lo anotarías igualmente (por ejemplo, escribiendo “idioma chino”). Recuerda que lo que persigues es sacarlo de tu cabeza, sin comprometerte a nada.

Siguiendo con el ejemplo, inmediatamente después puede aparecer por tu mente esa reunión de la semana que viene que aún no tienes preparada. Entonces, apuntarías, “reunión semana próxima”.

Así seguirías con todo lo que captase tu atención durante el ejercicio, hasta que tengas la sensación de que no queda nada más por sacar.

Cuanto más apuntes, mejor

Al hacer un Barrido Mental, es más importante la cantidad de cosas que apuntes que la calidad.

Anota todo lo que pase por tu cabeza, aunque en ese momento creas que nunca harás lo que estás anotando, te parezca absurdo o, incluso, si ya lo tienes apuntado en otro sitio.

El principal error que comente la gente que hace por primera vez un Barrido Mental es el de filtrar y solo apuntar cosas que piensa que tiene que hacer.

El ejercicio del Barrido Mental va más allá y ahí es donde aporta, en mi experiencia, un valor diferencial: anota todo lo que pase por tu mente en ese momento. Todo.

Tiene que ser algo automático: según aparezca algo, lo apuntas inmediatamente. Así de sencillo y útil.

Mejor fuera que dentro de tu mente

El objetivo de hacer un Barrido Mental es de sacar de tu cabeza y liberar a tu mente de todo ese ruido mental que tienes.

Al anotar todas esas cosas, pasas a tenerlas controladas en un medio físico que, como ya sabes, es mucho mejor que tu cabeza para empezar a experimentar sensación de control sobre tus asuntos.

En otro momento, más adelante, podrás pensar y decidir con claridad qué hacer o no hacer con todo eso e incorporarlo, o no, a tu sistema de organización.

Los beneficios de un Barrido Mental puedes sentirlos desde el primer momento:

  • Experimentar la sensación de liberar tu mente.
  • Tener más sensación de control sobre tus asuntos. Has dado un primer paso para avanzar en cada uno de ellos.
  • Repasar diferentes áreas de enfoque de tu vida personal y profesional.

Las primeras veces que haces un Barrido Mental también puede tener “efectos secundarios”.

Al ver escritas todas esas cosas en papel puedes experimentar cierta sensación de agobio. Es normal. Si haces bien el ejercicio, apuntarás muchas cosas… Muchas más de las que crees.

Sin embargo, esa sensación de agobio se compensará con la tranquilidad de tenerlo todo controlado y fuera de tu cabeza.

Porque como dice David Allen, es mejor que seas consciente de todo lo que no estás haciendo. Y el Barrido Mental es el primer paso conseguirlo.

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Una mente vacía es una mente libre de estrés

“Si tu mente está vacía, siempre estará preparada y abierta a cualquier cosa”. Maestro Zen Shunryu Suzuki

Ya sabes que GTD® contribuye a mejorar la calidad de vida de las personas mediante el desarrollo una serie de hábitos con los que mejorar su efectividad personal.

Liberarte del estrés, organizarte mejor y conseguir avanzar en los resultados que son importantes en tu vida pasa, entre otras cosas, por conseguir sensación de control sobre tus asuntos, seas consciente o no de ellos.

Para avanzar en esa sensación de control, una de las primeras cosas que debes hacer es dejar de utilizar tu mente para intentar recordar todo lo que tienes que hacer. Algo que tú ya sabes que es inútil y sólo contribuye a aumentar tu nivel de estrés.

Imagina liberarte de ese estado que llevas sufriendo durante tanto tiempo y pasar a disfrutar de la tranquilidad que supone tener sensación de control sobre todo eso que ahora tienes descontrolado, probablemente sin ser consciente de ello.

La forma efectiva de conseguirlo es utilizar un sistema de organización personal que esté fuera de tu mente. Un sistema que sea completamente fiable donde puedas tener los recordatorios y la información sobre todos tus asuntos. Suena bien, ¿verdad?

Precisamente, ese es el sistema que conseguirás con GTD® y con el que podrás liberar a tu mente del estrés y disfrutar de una mente vacía.

Porque una mente vacía es una mente libre de estrés, una mente que no te recuerda las cosas cuando no puedes hacer nada con ellas y que te permite centrarte en lo que haces en cada momento porque no te distrae constantemente.

La ciencia cognitiva ya ha demostrado que las personas son más efectivas, tanto en su vida personal como profesional, cuando alcanzan ese estado de mente vacía. Algo que, por otra parte, es sabido desde hace miles de años en algunas culturas.

Cuando consigues que tu mente esté vacía, disfrutas de ese necesario espacio mental libre para afrontar adecuadamente y sin estrés las situaciones de tu entorno.

¿A qué estás esperando para alcanzar ese estado?

GTD® – Captura sin el compromiso de hacer

Servilleta con el texto escrito "Libera tu mente"

Unos de los principales beneficios de utilizar GTD® como sistema de organización para tu vida personal y profesional es el de liberar tu mente.

Liberar tu mente es la consecuencia de dejar de usar tu memoria para gestionar y acordarte de tus asuntos, algo que ya sabes que es poco útil y muy arriesgado porque normalmente tu mente te recuerda las cosas en los momentos más inadecuados.

Frente al error de confiar en que tu mente te va a recordar las cosas cuando tiene que hacerlo, GTD® te propone que la liberes de esa responsabilidad usando un sistema externo y fiable donde empieces a tener tus asuntos controlados.

Como ya has podido leer en el blog, el primer paso para construir ese sistema es capturar lo que llame tu atención y ponerlo en contenedores de confianza para evitar usar tu memoria para recordarlo. Porque como dice el propio David Allen, tu mente está para tener ideas, no para mantenerlas.

Algunas personas que comienzan a usar GTD® tienen sensación de agobio cuando comienzan a capturar porque saben que tienen muchas, muchísimas cosas en la cabeza.

Piensa, por ejemplo, en todo lo que tienes que hacer, lo que te gustaría hacer, posibles ideas, objetivos que persigues, cosas que quieres aprender, conflictos a resolver, lugares por visitar, compromisos que atender,…

Es cierto que ver todas esas cosas recopiladas físicamente y por escrito te puede producir cierta sensación de agobio inicial.

Sin embargo, capturar y sacar todo lo que llame tu atención de tu cabeza no significa que tengas que hacer algo con ello. Simplemente lo has capturado y anotado en un sitio físico para que deje de ocuparte espacio mental y pases a tenerlo controlado.

Más adelante, en otro momento, podrás pensar y decidir que hacer o no hacer con cada una de las cosas que has capturado. Con algunas cosas tendrás que hacer algo lo antes posible, algunos asuntos los podrás delegar en otras personas, de ciertas cosas te desharás porque no serán de tu interés y algunas las querrás revaluar en otro momento.

Como ves, cuando capturas y sacas de tu cabeza todo lo que llama tu atención lo haces sin el compromiso de tener hacer algo con todo eso que capturas. Esto hace que capturar sea tremendamente liberador para tu mente porque ya sabe que, por fin, empiezas a tener controlados tus asuntos.

GTD – ¿Cuántas bandejas de entrada?

Bandejas conectadas en una red de carpetas

Ya sabes que tus bandejas de entrada son cualquier lugar, físico o digital, donde se acumulan cosas sobre las que tendrás que pensar y decidir qué hacer o qué no hacer con ellas.

Tu bandeja de email, un cuaderno de notas o el teléfono donde se quedan registradas las llamadas perdidas pueden ser algunas de tus bandejas de entrada.

Pero tienes más.

¿Usas redes sociales?. Cada una de ellas podría ser una bandeja de entrada.

¿Tienes varias cuentas de email?. Cada cuenta profesional y personal es una bandeja de entrada.

¿Dónde te dejan las cartas o papeles en tu trabajo?. ¿Y en casa?. Cada lugar es una bandeja de entrada.

¿Dónde dejas los tickets que te dan en un restaurante, en la lavandería o en el supermercado?. Tu bolso, tu cartera,…, también pueden ser bandejas de entrada.

¿Utilizas tu móvil para capturar fotos, grabar mensajes de voz o tomar notas?. Si luego tienes que decidir qué hacer con ello, la aplicación de tu móvil dónde quedan las fotos, los mensajes de voz o las notas es una bandeja de entrada.

¿Te has anotado alguna vez algo en tu mano para que no se te pierda?. ¡Tu mano puede ser una bandeja de entrada!.

Ser consciente de todas las bandejas de entrada que tienes te puede generar, al inicio, cierto rechazo, por toda la cantidad de cosas que debes aclarar.

Pero tu realidad es como es y saber a lo que te enfrentas es, por lo general, mejor opción que ignorarlo.

No hay un número perfecto de bandejas de entrada. Se trata de tener el número adecuado de ellas.

Para averiguar cual es el tuyo, simplemente sé consciente de que debes tener todas las bandejas de entrada necesarias, y las menos posibles, para capturar lo que llame tu atención en todo momento y todo lugar.

Asume cuanto antes que tienes las bandejas de entrada que tienes, no las que quieres, y podrás comenzar a construir una mente extendida para vivir sin estrés.