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#erroresGTD: Confundiendo la utilidad de las «agendas» en GTD®

Dos personas reunidas utilizando las agendas de GTD

Cuando comencé con GTD®, una de las cosas que más me aportó desde el principio fue el uso de las «agendas».

Por aquel entonces tenía relación con muchos clientes, proveedores y personas de la organización, con varios asuntos que tratar con cada uno de ellos, y las «agendas» fue una de las primeras aportaciones de GTD® que me «salvaron la vida».

Como ya vimos en un post anterior, las «agendas» en GTD® es la categoría organizativa donde  organizar los recordatorios de las siguientes acciones que tienes que hacer cuando hables o te reúnas con una persona o un grupo de personas.

Sin embargo hay personas que, en sus primeros pasos con GTD®, comenten el error de incluir en la categoría «agendas» recordatorios de siguientes acciones relacionadas con una persona, grupo de personas o un tema en concreto.

Tener que hacer algo para lo que necesitas interacción con alguien es muy diferente a tener que hacer algo que guarda relación con alguien.

Este error de interpretación, que suele ser habitual, anula la utilidad real de la categoría organizativa «agendas».

Veamos un uso correcto, por ejemplo, de una lista «@Carlos». Podría contener recordatorios como:

  • «@Carlos»:
    • comentar las dudas del punto 2.2 del informe trimestral de ingresos
    • preguntar por el estado de las inversiones en el proyecto XXX y definir próximos pasos
    • actualizar la hoja excel de revisión salarial en función de su evaluación dentro del equipo

Estos tres ejemplos serían siguientes acciones que tienes que hacer cuando hables o te reúnas con Carlos.

Estás acciones están relacionadas con Carlos, pero lo verdaderamente importante es que necesitas a Carlos para hacerlas

Veamos ahora tres ejemplos de siguientes acciones que sería incorrrecto incluir en esa misma lista:

  • «@Carlos»:
    • enviar un email a Carlos con el borrador del informe trimestral de ventas
    • llamar a Contabilidad la fecha de las últimas inversiones del proyecto XXX que gestiona Carlos
    • decidir y anotar los tres criterios de evaluación que me gustaría proponer a Carlos

Estos tres ejemplos son siguientes acciones que tienes que hacer tú sin necesitar a Carlos para nada.

Las acciones están relacionadas con Carlos, pero Carlos es innecesario para hacerlas. Necesitas otras cosas para poder hacerlas:

  • Para enviarle un email a Carlos necesitas el ordenador
  • Para llamar a Contabilidad necesitas un teléfono
  • Para decidir y anotar los criterios de evaluación de Carlos necesitas, por ejemplo, un momento de tranquilidad, tal vez en tu oficina.

En el primer bloque de ejemplos, si hablas o te reúnes con Carlos tiene todo el sentido que revises la lista «@Carlos» para ver los recordatorios de lo que tienes que hacer con él. Son asuntos para los que necesitas a Carlos si quieres avanzar con ellos.

Sin embargo, en el segundo bloque de ejemplos, si hablas o te reúnes con Carlos, ¿qué utilidad tiene que veas esos recordatorios?. La respuesta es ninguna, porque no vas a poder hacer nada con ellos en ese momento.

Recuerda: usa las «agendas» para agrupar los recordatorios de las siguientes acciones que tienes que hacer cuando hables o te reúnas con alguien (tu jefa, tu pareja, un cliente,…).

Si las utilizas correctamente, las «agendas» son una sencilla y potente herramienta que te aportará interesantes beneficios desde el primer momento para mejorar tu efectividad.

Y tú, ¿utilizas correctamente tus «agendas»?