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GTD®: Más de uno es multitud

En uno de los últimos cursos que he tenido oportunidad de facilitar en la Administración Pública (sí, la Administración Pública también se mueve en esto de la mejora de la efectividad) uno de los participantes preguntaba si tenía sentido usar GTD® como metodología de equipo y tener listas compartidas entre varias personas.

La pregunta me parece muy interesante para reflexionar sobre ella, por diferentes motivos.

GTD® es una metodología diseñada para mejorar la efectividad personal más que para mejorar la efectividad de un grupo o una organización, aunque también lo hace (y mucho) de manera indirecta.

GTD® propone una serie de hábitos y comportamientos a nivel personal para ganar sensación de control, trabajar con enfoque, organizarse mejor y eliminar el estrés.

Cualquier persona que utiliza GTD® consigue esos beneficios y muchos más (puedes leer ejemplos reales aquí).

La ciencia demuestra, y así lo confirman las personas que lo aplican, que GTD® ayuda a mejorar la efectividad y aumenta la felicidad de las personas.

¿Porque GTD® ayuda a la mejora de la efectividad de una organización?

Resulta evidente que un colectivo con personas efectivas será más efectivo que un colectivo sin personas efectivas.

En este sentido, GTD® sí que contribuye a la mejora de la efectividad de un grupo o una organización: a mayor número de personas usando GTD®, más opciones de mejorar su efectividad tiene el grupo u organización.

Esto ocurre porque son las personas las que forman las organizaciones y mejorar su efectividad es el primer paso, aunque no el único, para mejorar la efectividad organizativa.

Son muchos los factores que hacen que el uso individual de GTD® contribuya positivamente en la efectividad de la organización. Veamos algunos de ellos.

El primero es que se inicia un cambio cultural en la organización orientado hacia la efectividad, ya que cuando las personas cambian, la organización también cambia.

Otro efecto es que, en la organización, se comienza a hablar un lenguaje distinto, común, concreto, definido y sin riesgo de interpretaciones erróneas, donde los que se dice se comprende fácilmente. Cuando la comunicación es más fluida, directa y concreta, las cosas funcionan mejor.

También, se generan importantes sinergias y eficiencias en las relaciones entre las personas. Por ejemplo, el uso de la lista «A la espera» o las «Agendas» ayudar a mejorar la coordinación con otras personas y la gestión de equipos. Dos de las diez competencias consideradas indispensables para los profesionales en 2020 según el Foro de Davos.

Como puedes comprobar, son muchos los beneficios que la organización obtiene cuando sus personas son efectivas.

Entonces… ¿Se puede usar GTD como metodología de grupo?

Aunque los beneficios de GTD® sean evidentes tanto en el plano personal como en el organizativo, lo cierto es que GTD® es un metodología personal.

Es la persona quien tiene que desarrollar los hábitos para crear, utilizar y mantener su propia mente extendida. En mi opinión, esta es la clave: no se me ocurre una «mente extendida compartida» porque no existe una «mente personal compartida».

Por ejemplo, la lista «A la espera» de una persona puede tener poco que ver con la lista de otra persona. Lo mismo ocurre para la lista de «Siguientes acciones», las «Agendas», la «Lista de proyectos»,… Un sistema GTD® contiene información personal con un significado personal, y surge de un proceso de pensar y decidir de manera personal sobre tu propia realidad, por muy relacionada que esté con la del resto de la organización.

Conclusiones

GTD® es una metodología para mejorar la efectividad personal que trabaja y desarrolla hábitos y comportamientos individuales.

El sistema GTD® de cada persona es individual y contiene información relevante para esa persona pero no necesariamente para otra.

Los beneficios y ventajas de GTD® son evidentes para la persona que lo usa y, también, para la organización de la que forma parte.

El uso de GTD® contribuye a generar entornos más efectivos en las organizaciones de diversas maneras, como por ejemplo reduciendo el impacto negativo de las interrupciones, facilitando que las personas puedan trabajar con enfoque, mejorando la coordinación entre las personas y la gestión de equipos.

Si usas GTD® y quieres que tu entorno se beneficie también de sus ventajas, anímale a conocerlo y, sobre todo, a probarlo, porque el resto llegará solo y todos saldréis ganando.

LACTAMOMENT: Innovación para trabajar con efectividad

Saber gestionar la atención de manera óptima es clave para la efectividad de los profesionales del conocimiento.

Significa la diferencia entre realizar un trabajo reactivo y poco efectivo, o conseguir resultados trabajando con enfoque y confianza.

Uno de los peores enemigos que existente en las organizaciones a día de hoy es el elevado número de interrupciones que sufren, y provocan, las personas que trabajan en ellas.

Estas interrupciones constantes impactan negativamente sobre la calidad del trabajo. Cuanto mayor es el número de interrupciones, mayor es la probabilidad de que las personas trabajen sin enfoque y peores sean los resultados.

Por ello, todas las personas necesitan aprender a gestionar proactivamente las interrupciones y trabajar con enfoque en las cosas más significativas si quieren mejorar su efectividad. Por suerte, como ya sabemos, se puede aprender a ser personas efectivas.

Las organizaciones también pueden hacer mucho dentro de su zona de influencia para proporcionar un entorno de trabajo efectivo, teniendo siempre presente que la efectividad de una organización es resultado de la efectividad personal de sus profesionales.

Hace unas semanas, desde OPTIMA LAB, tuvimos la oportunidad de colaborar en el desarrollo y lanzamiento de un programa puntero en el ámbito de la efectividad organizativa: LACTAMOMENT.

LACTAMOMENT es una iniciativa promovida por el Departamento de Recursos Humanos de LACTALIS PULEVA, dirigido por Sonia Rodríguez Muriel.

Se trata de un programa orientado a facilitar a sus profesionales los recursos necesarios para gestionar proactivamente las interrupciones externas y poder así trabajar con enfoque.

Conscientes de la necesidad de que las personas necesitan gestionar mejor su atención, LACTALIS PULEVA quería y buscaba soluciones reales para ayudar a sus profesionales, motivo por el que se pusieron en contacto con OPTIMA LAB para que les asesorásemos con el proyecto.

Nuestra colaboración se centró en tres aspectos:

  • Diseño de la política y los contenidos 
  • Elaboración del plan de comunicación
  • Implantación del programa

En el  diseño de la política y los contenidos del programa ayudamos a definir las pautas y comportamientos para trabajar con enfoque. Por ejemplo, cómo comunicar y preparar el entorno, cómo gestionar proactivamente las interrupciones o consejos sobre la frecuencia de uso.

En el plan de comunicación colaboramos con María Reyes Roldán, del Departamento de Recursos Humanos de LACTALIS PULEVA, creadores de la idea y el diseño de LACTAMOMENT, y con la diseñadora gráfica  Lucía Jiménez Barca, autora del díptico. En esta fase, ayudamos en la preparación de los materiales de apoyo al lanzamiento y la guía de uso del programa definiendo la mejor manera de redactar los mensajes, eliminando posibles ambigüedades y validando el contenido.

En cuanto a la implantación,  hemos llevado a cabo varias sesiones del curso GTD® Fundamentals & Implementation Lab en las que han participado más de 60 personas durante dos meses. En estas sesiones, aprovechamos para explicar la iniciativa a los participantes y cómo GTD® podría ayudarles a obtener el máximo beneficio del programa.

Actualmente seguimos trabajando en más proyectos de consultoría para la mejora de efectividad organizativa. Ha sido una gran experiencia colaborar con LACTALIS PULEVA en este programa y comprobar el apoyo creciente de organizaciones a este tipo de iniciativas pioneras para la mejora de la efectividad.

 

Efectividad personal: tu realidad es la que es

Persona con los ojos vendados a punto de caer por un hueco en el suelo

“Puede que no sea el héroe que Gotham merece, pero es el que necesita”
El Caballero Oscuro

Llevas tiempo buscando una solución para organizarte mejor. Algún sistema o técnica simple que te resuelva tu problema de forma rápida. Algo que te suponga poco o ningún esfuerzo.

Buscas algo simple. No quieres complicarte. Sería genial encontrar el “nirvana productivo” con unos simples y replicables trucos personales como algunos prometen.

Afortunadamente, también has leído que hay otras formas de solucionar tu problema mejorando tu efectividad.

Se trata de soluciones realistas. Diseñadas para ofrecer una respuesta óptima y de garantías para el tipo de profesional que eres y el tiempo que te ha tocado vivir.

Soluciones avaladas por la neurociencia y utilizadas durante años por millones de personas de todo el mundo. Soluciones como GTD®.

El otro día me comentaban algunas personas durante un curso que les daba la sensación de que GTD® parecía un sistema complicado.

Demasiados pasos para conseguir sensación de control total sobre tu trabajo, cuando la realidad es que GTD® propone únicamente cinco sencillos pasos para eliminar el estrés.

Demasiadas listas y contenedores para organizar los recordatorios y la información, cuando en realidad no necesitas más que unas pocas listas y un calendario.

Demasiado tiempo para invertir en un sistema fiable a prueba de olvidos, actualizado y sobre el que poder trabajar con enfoque, cuando en realidad solo necesitas desarrollar una serie de hábitos para tener un sistema de organización fiable.

GTD® es, en realidad, un método sencillo formado por hábitos sencillos. Ni más ni menos.

En mi experiencia, una de las grandes ventajas de GTD® es que te muestra tu realidad tal y como es. Puede que prefieras una solución simple e incompleta, y que GTD® no sea la solución que te gustaría.

Pero tu realidad es la que es y por tanto necesitas algo que te la muestre con sinceridad y transparencia. No necesitas sistemas de organización sobresimplificados que te oculten parte de lo que tienes que hacer para que puedas sentir una falsa y peligrosa sensación de bienestar.

Si quieres mejorar tu efectividad personal, busca un sistema que te muestre las cosas como son y no como te gustarían que fueran. Porque tu realidad es la que es y necesitas lo que necesitas.

El primer paso para mejorar tu efectividad

Pergamino con texto "Do something different"

«Hay una luz al final de este túnel, pero para llegar hasta ella es preciso recorrerlo entero.»

David Allen, en «Sé más eficaz»

Nos gustan las cosas fáciles. No solo a nosotros, también a nuestro cerebro. Cuanto menos esfuerzo y menos cambio, mejor.

Nuestra maravillosa máquina evolutiva, la que nos diferencia del resto de seres vivos, es vaga por naturaleza y evita los cambios siempre que puede.

Por suerte, hay cosas que se solucionan o podemos cambiar de manera fácil y rápida. Esas situaciones son las que, por cómo somos, nos gustan y nos atraen.

Pero por muy fácil o rápido que quieras resolver un problema o una situación, a veces la solución real va en otra línea.

Existen situaciones que no se solucionan ni cambian así. Insistir en una pseudo-solución fácil y rápida para evitar afrontar un verdadero cambio es el camino más directo para permanecer exactamente dónde estás.

Muchas personas siguen buscando una solución fácil y rápida para mejorar, por fin, su efectividad personal. Y es un camino equivocado.

Quieren cambiar radicalmente su vida eliminando el estrés. Buscan organizarse mejor, dejar de reaccionar constantemente frente a imprevistos,  mejorar la calidad de su trabajo y conseguir, por fin, sensación de control sobre lo que tienen que hacer.

Pero parece que no siempre se está en disposición de afrontar lo que ese cambio supone.

¿De verdad crees que es posible una solución fácil y rápida que aporte todos esos beneficios a una persona?. No hay píldoras ni hierbas mágicas para mejorar tu efectividad personal.

Hay cambios que requieren esfuerzo y compromiso para conseguirlos. Curiosamente, suelen ser precisamente aquellos cambios que merece la pena conseguir.

En la mayoría de los casos, al margen de lo que pueda parecer, el trabajo que hay que hacer para conseguir esos cambios es sencillo. El reto está en insistir y tener paciencia, porque suelen ser cambios que llevan su tiempo.

Si te animas a mejorar tu efectividad, habrá momentos en los que tendrás ganas de abandonar porque los resultados que estés obteniendo sean diferentes a los que esperabas. También, muy probablemente, los retos que tengas que superar te pondrán a prueba más de una vez. Es algo normal y que nos pasa a todos los que hemos apostado por mejorar.

Pero, te guste o no, en el fondo sabes que la solución para ser una persona más efectiva y féliz está en aprender nuevos hábitos y comportamientos que te abrirán nuevas posibilidades.

¿Quieres que las cosas sean diferentes?. Haz las cosas de manera distinta. Sé que suena a tópico, pero es la realidad. Porque hacer cosas diferentes cuyo funcionamiento está demostrado es el primer paso para mejorar tu efectividad.

La efectividad se puede aprender

La efectividad personal es una competencia que surge para dar respuesta a diversas necesidades y situaciones de nuestra sociedad actual.

Necesidades y situaciones que son consecuencia de la realidad que vivimos. El exceso de información al que nos vemos sometidos, la rapidez y magnitud de los cambios que se producen, el no llegar a tanto trabajo, las supuestas urgencias de todos los días, prestar atención a mil cosas a la vez sin hacerlo a ninguna en concreto,… Seguro que alguna o todas te resultan familiares.

Afortunadamente, atrás quedan ya las excusas y creencias de que hay que nacer con determinado talento para desarrollar determinadas competencias y habilidades.

Eso se creía antes, por ejemplo, sobre los profesionales comerciales, los roles gerenciales y otro tipo de perfiles. El tiempo, y la experiencia, ha demostrado que se pueden desarrollar los comportamientos y habilidades de esas profesiones sin tener un don divino. Sólo se necesita saber qué hacer y dedicar esfuerzo y atención a hacerlo.

También se puede ser una persona efectiva sin tener un don divino. De hecho, cualquier persona puede aprender a ser efectiva. Da igual cómo sea la persona. No importa si es organizada, ordenada, un desastre, olvidadiza,… Esto es un alivio y, a la vez, una faena.

Es un alivio porque conocemos desde hace tiempo lo que hay que hacer para ser una persona efectiva. Además, los avances en ciencia cognitiva siguen confirmando la teoría y las evidencias prácticas de metodologías para mejorar la efectividad personal como, por ejemplo, GTD®.

Pero también, el hecho de que la efectividad se pueda aprender puede verse como una faena por varias cosas.

Lo primero porque nacemos sin los hábitos y comportamientos propios para ser efectivos en la sociedad actual. Desgraciadamente, no vienen de serie en nuestro ADN. Nuestra naturaleza no es la de ser efectivos en el mundo que nos ha tocado vivir. Como se decía en una pequeña fábula que leí hace tiempo: «¿Mala suerte? ¿Buena suerte?… ¡Quién sabe!»

Además, el entorno no ayuda nada: exigencias, exceso de información, constantes interrupciones, cambios constantes, urgencias, distracciones, …, ¿te suena? Vivimos en un entorno más “hostil” que nunca para nuestra manera natural de comportarnos.

Pero, sobretodo, el hecho de que cualquier persona pueda aprender a ser más efectiva es una faena porque lo único que realmente hace falta para conseguirlo es querer hacerlo. Ya sabes, eso que Paco Alcaide llamaría compromiso. Porque, a día de hoy, aprender algo depende de uno mismo. Las circunstancias son las que son y a veces ayudan y otras dificultan, pero nunca impiden.

La buena noticia es que se puede aprender cómo organizarse mejor, a gestionar las interrupciones, a conseguir que no se olviden las cosas, a saber por dónde empezar a trabajar y hacerlo con enfoque, a tener la sensación de que controlas todo lo que tienes que hacer, … Todo esto se puede aprender.

Podemos conseguir trabajar y vivir de forma efectiva y sin estrés en el entorno y en la sociedad que nos ha tocado vivir. Tenemos los conocimientos y las capacidades. La necesidad es evidente.

Quien quiera cambiar y mejorar, está de enhorabuena, porque la efectividad personal es algo se puede aprender.