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GTD®: Olvídate de la herramienta perfecta

De app en app sin avanzar

¿Qué aplicación informática o herramienta debería utilizar para montar mi sistema GTD®?

Esta es una pregunta que se hacen la mayoría de personas que se acercan por primera vez a esta metodología.

Es una pregunta con mucho peligro porque se puede entender erróneamente que aprender y usar GTD® depende de la aplicación informática o herramienta que uses para montar tu sistema de recordatorios.

Poner el foco en encontrar una aplicación informática o herramienta teóricamente perfecta, en lugar de ponerlo en lo que tú tienes que hacer es un grave error.

Creo que la causa de esa obsesión por encontrar la herramienta perfecta se debe a que, gracias a GTD®, muchas personas ven realmente la posibilidad de organizarse y trabajar de manera efectiva de una vez por todas… Y quieren ponerse a ello inmediatamente.

Después de estar dando tumbos y probando soluciones poco o nada útiles, encuentran una forma de hacer las cosas que tiene sentido y funciona a todas las personas que se comprometen a ponerlo en marcha.

Sin embargo, el comportamiento humano muchas veces es incongruente y, en ocasiones, aunque las personas saben lo que tienen que hacer para conseguir algo, eligen hacer justo lo contrario.

Eso es algo que también ocurre a la hora de mejorar la efectividad con GTD®.

Competencia, compromiso y paciencia

En cualquier disciplina o trabajo, se consiguen resultados sostenibles y consolidados cuando se hace lo que se tiene que hacer el tiempo necesario.

Ocurre con cualquier desarrollo competencial: deporte, música, idiomas,… Te recomiendo algunos post estupendos que tiene Francisco Alcaide sobre el concepto de compromiso en su blog.

Con la efectividad personal ocurre lo mismo. Desde hace años se sabe que la efectividad personal es una competencia que se puede aprender desarrollando una serie de hábitos y comportamientos que están al alcance de cualquier persona.

Mejorar tu efectividad con GTD® es un camino sencillo donde está muy claro qué hay que hacer y qué no hay que hacer, aunque recorrerlo lleva tiempo.

Todo aprendizaje requiere de paciencia para que consolide. Sin embargo, la paciencia es algo de lo que mucha gente no está sobrada. Ya lo sabes.

La mayoría de las personas buscan lo fácil, lo inmediato, lo que no suponga esfuerzo,…

Lejos de ser una crítica, es una realidad y hay que entenderlo como algo natural. Nuestro sistema de pensamiento más primitivo, el Sistema 1, nos hace actuar así con la intención de ayudarnos a sobrevivir ahorrando energía y/o riesgos.

Ninguna herramienta va a hacer tu trabajo por ti

Buena parte de tu trabajo, como profesional del conocimiento, consiste en pensar, tomar decisiones, evaluar riesgos, diseñar soluciones, resolver problemas,…

A día de hoy, no existe aplicación informática o herramienta que te evite tener que hacer ese trabajo. De la misma manera, ninguna va a aplicar ni aprender GTD® por ti.

Lo más inteligente, si quieres mejorar tu efectividad con GTD®, es que dejes de buscarla y dediques tu atención a desarrollar los hábitos que te ayudarán de verdad.

Cuando comienzas con GTD®, la mejor herramienta con la que puedes empezar es una que te resulte sencilla y que ya conozcas.

Evita complicarte la vida buscando aplicaciones sofisticadas que te van a requerir tiempo y recursos para aprender utilizarla.

Hacer coincidir el esfuerzo de desarrollar los hábitos de GTD® con el esfuerzo de aprender a utilizar bien una nueva herramienta es un error que hemos cometido muchos.

Si tú también lo cometes, corres el riesgo de no interiorizar bien las ideas, conceptos y hábitos de la metodología y, por tanto, tampoco sabrás si esa herramienta es la óptima.

Lo que conseguirás es interpretar GTD® en base a lo que te permita la herramienta. Y ese es el primer paso para no entender GTD®, sentir la frustración de no avanzar y llegar a la errónea conclusión de que GTD® no es para ti.

Un error típico y recurrente en aquellas personas que buscan lo fácil en lugar de lo útil.

Conclusión

Si de verdad quieres mejorar tu organización y tu efectividad personal, tienes que centrarte en desarrollar los hábitos y comportamientos que te permitirán conseguirlo.

Ninguna aplicación informática ni herramienta es mejor que otra para construir tu sistema GTD®, por tanto, al empezar utiliza una que ya conozcas y que te resulte sencilla de manejar.

Por suerte, todo lo que necesitas para mejorar tu efectividad depende de ti.
No existe nada que sustituya lo que tú tienes que hacer para organizarte y mejorar tu efectividad.

La efectividad se puede aprender

La efectividad personal es una competencia que surge para dar respuesta a diversas necesidades y situaciones de nuestra sociedad actual.

Necesidades y situaciones que son consecuencia de la realidad que vivimos. El exceso de información al que nos vemos sometidos, la rapidez y magnitud de los cambios que se producen, el no llegar a tanto trabajo, las supuestas urgencias de todos los días, prestar atención a mil cosas a la vez sin hacerlo a ninguna en concreto,… Seguro que alguna o todas te resultan familiares.

Afortunadamente, atrás quedan ya las excusas y creencias de que hay que nacer con determinado talento para desarrollar determinadas competencias y habilidades.

Eso se creía antes, por ejemplo, sobre los profesionales comerciales, los roles gerenciales y otro tipo de perfiles. El tiempo, y la experiencia, ha demostrado que se pueden desarrollar los comportamientos y habilidades de esas profesiones sin tener un don divino. Sólo se necesita saber qué hacer y dedicar esfuerzo y atención a hacerlo.

También se puede ser una persona efectiva sin tener un don divino. De hecho, cualquier persona puede aprender a ser efectiva. Da igual cómo sea la persona. No importa si es organizada, ordenada, un desastre, olvidadiza,… Esto es un alivio y, a la vez, una faena.

Es un alivio porque conocemos desde hace tiempo lo que hay que hacer para ser una persona efectiva. Además, los avances en ciencia cognitiva siguen confirmando la teoría y las evidencias prácticas de metodologías para mejorar la efectividad personal como, por ejemplo, GTD®.

Pero también, el hecho de que la efectividad se pueda aprender puede verse como una faena por varias cosas.

Lo primero porque nacemos sin los hábitos y comportamientos propios para ser efectivos en la sociedad actual. Desgraciadamente, no vienen de serie en nuestro ADN. Nuestra naturaleza no es la de ser efectivos en el mundo que nos ha tocado vivir. Como se decía en una pequeña fábula que leí hace tiempo: «¿Mala suerte? ¿Buena suerte?… ¡Quién sabe!»

Además, el entorno no ayuda nada: exigencias, exceso de información, constantes interrupciones, cambios constantes, urgencias, distracciones, …, ¿te suena? Vivimos en un entorno más “hostil” que nunca para nuestra manera natural de comportarnos.

Pero, sobretodo, el hecho de que cualquier persona pueda aprender a ser más efectiva es una faena porque lo único que realmente hace falta para conseguirlo es querer hacerlo. Ya sabes, eso que Paco Alcaide llamaría compromiso. Porque, a día de hoy, aprender algo depende de uno mismo. Las circunstancias son las que son y a veces ayudan y otras dificultan, pero nunca impiden.

La buena noticia es que se puede aprender cómo organizarse mejor, a gestionar las interrupciones, a conseguir que no se olviden las cosas, a saber por dónde empezar a trabajar y hacerlo con enfoque, a tener la sensación de que controlas todo lo que tienes que hacer, … Todo esto se puede aprender.

Podemos conseguir trabajar y vivir de forma efectiva y sin estrés en el entorno y en la sociedad que nos ha tocado vivir. Tenemos los conocimientos y las capacidades. La necesidad es evidente.

Quien quiera cambiar y mejorar, está de enhorabuena, porque la efectividad personal es algo se puede aprender.