Archivo de la etiqueta: control

GTD®: ¿Qué hago para subirme a la tabla? (I)

En el post de la semana pasada escribía sobre qué el significado de la expresión «caerse de la tabla» en GTD®.

Además de sinceridad, tenía la intención de transmitir normalidad en eso de «caerse»: si usas GTD® es lógico que, en algún momento, puedas sentir que el sistema te deja de ser útil y pierdas la sensación de control.

También escribía acerca de la razón de que eso ocurra: en el proceso de aprendizaje de GTD®, todos cometemos errores o hacemos interpretaciones que se alejan de lo que propone la metodología.

Me gustaría compartir contigo los pasos que he seguido para volver a subirme a la tabla cuando me he caído:

  • Preparar el entorno
  • Analizar las causas
  • Recuperar el control

Escribiré en este post sobre los dos primeros y dejaré el último para un próximo post.

Espero que te sea útil si estás en esa situación o estás a punto de… caerte 😉 ¡Allá vamos!

Preparar el entorno

Preparar tu entorno adecuadamente es fundamental para subirte de nuevo a la tabla. Tienes que encontrar el momento y el lugar que te faciliten el proceso.

Dónde y cuándo

Yo busco un ambiente completamente tranquilo y sin interrupciones durante un día o dos, dependiendo de lo que necesite.

Normalmente lo he hecho en casa, en mi despacho. También, en ocasiones, me he ido fuera cuando las circunstancias no acompañaban.

En mi experiencia, es desaconsejable hacerlo en tu lugar habitual de trabajo si tienes la más mínima posibilidad de que te interrumpan.

Algunos lugares alternativos a tu lugar habitual de trabajo, si lo necesitas, pueden ser una biblioteca, un espacio de coworking,… Hay suficientes opciones como para que este punto deje de ser un problema.

Respecto a cuándo hacerlo, casi siempre lo he hecho entre semana. Si te es complicado dedicar tiempo entre semana, tendrás que hacerlo en fin de semana. La inversión merece la pena. 

También existe la opción «intermedia»: dedicar un viernes y un sábado, o un domingo y un lunes. Lo importante es que, si necesitas más de un día, sean consecutivos.

Fuera interrupciones

Para subirte de nuevo a la tabla hay que estar 100% enfocado en ello… si quieres hacerlo de forma efectiva.

Desactiva todos los focos de interrupción que puedas tener: notificaciones en el móvil, en el reloj, cierra el email,… Somos nuestro peor enemigo a la hora de distraernos.

Una buena práctica que a mi me ha funcionado muy bien es avisar proactivamente a tu entorno de que dejarás de estar disponible el tiempo que estés trabajando para recuperar el control.

Para ello, reservo tiempo en mi calendario y aviso a las personas con las que más me relaciono para que, únicamente en caso de emergencia (ojo, no digo «urgencia») me interrumpan. Si es necesario, les tranquilizo diciéndoles que en alguna pausa atenderé lo que sea conveniente. 😉

Póntelo fácil

Recuperar el control de tu sistema GTD® requiere invertir tiempo y esfuerzo. Y es posible que lo vayas procastinando, a pesar de saber que lo necesitas hacer cuanto antes.

En mi caso, para animarme a empezar me preparo alguna bebida que me apetezca y algo para picar. Sí, una cerveza está permitida. 😀

Y, por supuesto, selecciono alguna de mis listas favoritas de Spotify. Hay que ponerlo «fácil» para arrancar.

Analizar las causas

Antes de comenzar a recuperar el control, me gusta hacer una breve reflexión sobre lo qué me ha llevado a perderlo.

¿Qué sensaciones he tenido o tengo? ¿Qué he hecho o hago (mal)? ¿Qué podría cambiar? Son algunas preguntas que me hago y me ayudan en el proceso de mejora.

También recupero feedback que haya podido obtener de situaciones con clientes, colegas o de mi entorno cercano.

El objetivo de esta reflexión es tomar conciencia de qué he hecho, o dejado de hacer, para caerme. Siempre con un enfoque de locus de control interno.

Algunas conclusiones a las que se puede llegar en esta reflexión podrían ser:

  • He dejado de aclarar con regularidad.
  • Ya no reviso las listas regularmente.
  • No hago la Revisión Semanal.
  • Poca perspectiva sobre lo que hay que hacer y lo que se tiene que dejar sin hacer
  • Falta de adaptación ante nuevas situaciones
  • Etc…

Puede que en esta fase pienses que es normal haber perdido el control por culpa de tanto trabajo, del entorno tan complejo en el que estás (jefes, clientes, proveedores, familia,…) y que no existe metodología que te pueda ayudar.

Está en la naturaleza del ser humano buscar excusas o contarnos historias para evitar la responsabilidad sobre nuestros actos.

Lo mejor que puedes hacer en este momento es ocuparte de lo que está en tu mano y volver a subirte a la tabla es algo que únicamente depende de ti. GTD® te ayuda a hacerlo.

Y hasta aquí la fases de preparación y análisis, las primeras que he seguido para «subirme a la tabla» cuando me he caído.

En un próximo post te contaré qué hago para recuperar el control y estar, de nuevo, encima de la tabla.

Y tú, ¿qué haces para volver a «subirte a la tabla»?

GTD®: Aprendiendo a caer

Sientes que has perdido el control. Esa sensación de control total sobre todos tus asuntos ha desaparecido.

El estrés ha vuelto. Ese estrés provocado por la sensación de que sabes que hay asuntos que se te escapan. Desconoces lo que son, cuáles son, para cuándo son,…

Sientes que vas de fuego en fuego, respondiendo y apagando lo que puedes y como puedes.

Haces cosas, puede que muchas, pero no sabes bien para qué las haces.

¿Es esto lo que debería estar haciendo ahora?. ¿Se me escapa algo? Dudas. Y ante la duda, consideras que es mejor terminar eso y ya vendrá lo siguiente.

Estás en modo reactivo.

Has perdido la confianza en tu sistema de organización GTD® porque apenas lo revisas ni actualizas.

Vuelves a apuntar lo que tienes que hacer en cualquier sitio. Según surge. Junto a tu sistema GTD® creas un sistema «alternativo» a base de post-it, papeles, notas,…

Has vuelto al estado previo a GTD®. El estrés y el descontrol han vuelto.

Enhorabuena: te has «caído de la tabla».

Te haces preguntas. ¿GTD® no me funciona? ¿«Mi realidad» es tan especial que ni siquiera esta metodología puede ayudarme? ¿Estaré haciendo algo mal?

«Caerse de la tabla» es humano.  Le ha pasado a todas las personas que conozco que se organizan con GTD®. Es normal cuando comenzamos a aprender y desarrollar los hábitos.

En mi experiencia, y en la de mucha gente, GTD® es infalible como metodología para mejorar la organización y eliminar el estrés en el trabajo del conocimiento.

Si tienes la sensación de que GTD® te ha dejado de ser útil es que, como me ha ocurrido a mí en ocasiones, estás dejando de aplicar algo de la metodología o, simplemente, lo estás haciéndo mal.

GTD® está pensado y diseñado sabiendo que, tarde o temprano, te caerás de la tabla. Como en cualquier aprendizaje, hay altibajos. Hay caídas.

Lo mejor de todo es que, cuando estás a punto de caerte de la tabla o incluso ya te has caído, puedes volver a subirte rápidamente.

Porque GTD® te facilita los pasos para volver a hacerlo de forma sencilla. Si te has caído de la tabla, si la sensación de descontrol ha vuelto, solo tienes aprender a caer… y volver a subir.

Recuerda que mejorar tu efectividad es un proceso.

#erroresGTD: Confundiendo la utilidad de las «agendas» en GTD®

Dos personas reunidas utilizando las agendas de GTD

Cuando comencé con GTD®, una de las cosas que más me aportó desde el principio fue el uso de las «agendas».

Por aquel entonces tenía relación con muchos clientes, proveedores y personas de la organización, con varios asuntos que tratar con cada uno de ellos, y las «agendas» fue una de las primeras aportaciones de GTD® que me «salvaron la vida».

Como ya vimos en un post anterior, las «agendas» en GTD® es la categoría organizativa donde  organizar los recordatorios de las siguientes acciones que tienes que hacer cuando hables o te reúnas con una persona o un grupo de personas.

Sin embargo hay personas que, en sus primeros pasos con GTD®, comenten el error de incluir en la categoría «agendas» recordatorios de siguientes acciones relacionadas con una persona, grupo de personas o un tema en concreto.

Tener que hacer algo para lo que necesitas interacción con alguien es muy diferente a tener que hacer algo que guarda relación con alguien.

Este error de interpretación, que suele ser habitual, anula la utilidad real de la categoría organizativa «agendas».

Veamos un uso correcto, por ejemplo, de una lista «@Carlos». Podría contener recordatorios como:

  • «@Carlos»:
    • comentar las dudas del punto 2.2 del informe trimestral de ingresos
    • preguntar por el estado de las inversiones en el proyecto XXX y definir próximos pasos
    • actualizar la hoja excel de revisión salarial en función de su evaluación dentro del equipo

Estos tres ejemplos serían siguientes acciones que tienes que hacer cuando hables o te reúnas con Carlos.

Estás acciones están relacionadas con Carlos, pero lo verdaderamente importante es que necesitas a Carlos para hacerlas

Veamos ahora tres ejemplos de siguientes acciones que sería incorrrecto incluir en esa misma lista:

  • «@Carlos»:
    • enviar un email a Carlos con el borrador del informe trimestral de ventas
    • llamar a Contabilidad la fecha de las últimas inversiones del proyecto XXX que gestiona Carlos
    • decidir y anotar los tres criterios de evaluación que me gustaría proponer a Carlos

Estos tres ejemplos son siguientes acciones que tienes que hacer tú sin necesitar a Carlos para nada.

Las acciones están relacionadas con Carlos, pero Carlos es innecesario para hacerlas. Necesitas otras cosas para poder hacerlas:

  • Para enviarle un email a Carlos necesitas el ordenador
  • Para llamar a Contabilidad necesitas un teléfono
  • Para decidir y anotar los criterios de evaluación de Carlos necesitas, por ejemplo, un momento de tranquilidad, tal vez en tu oficina.

En el primer bloque de ejemplos, si hablas o te reúnes con Carlos tiene todo el sentido que revises la lista «@Carlos» para ver los recordatorios de lo que tienes que hacer con él. Son asuntos para los que necesitas a Carlos si quieres avanzar con ellos.

Sin embargo, en el segundo bloque de ejemplos, si hablas o te reúnes con Carlos, ¿qué utilidad tiene que veas esos recordatorios?. La respuesta es ninguna, porque no vas a poder hacer nada con ellos en ese momento.

Recuerda: usa las «agendas» para agrupar los recordatorios de las siguientes acciones que tienes que hacer cuando hables o te reúnas con alguien (tu jefa, tu pareja, un cliente,…).

Si las utilizas correctamente, las «agendas» son una sencilla y potente herramienta que te aportará interesantes beneficios desde el primer momento para mejorar tu efectividad.

Y tú, ¿utilizas correctamente tus «agendas»?

IV Curso Abierto de Formación GTD® oficial: Tomando el control

Los pasados 28 y 29 de enero celebramos el IV curso abierto de formación GTD® oficial en Madrid.

Una iniciativa que comenzamos el año pasado y va camino, como muchas de las cosas que hacemos en OPTIMA LAB, de convertirse en tendencia.

Fue un día y medio en el que tuve la oportunidad de compartir experiencias, buenas prácticas, errores y soluciones aplicables en el día a día sobre la metodología GTD®.

Como en anteriores ediciones, asistieron personas de diferentes perfiles dando lugar a un grupo muy diverso.

Personas del ámbito de la gran empresa, de la pyme, profesionales independientes y empresarios, representando a un buen número de sectores: tecnológico, alimentario, cultural, legal, sanitario, bancario,…

Una diversidad que viene a confirmar que la efectividad personal es competencia transversal necesaria para cualquier profesional, independientemente de su perfil o sector.

Invertir y apostar por el desarrollo y el aprendizaje es una actitud clave para cualquier persona que pretenda mejorar su nivel de empleabilidad en este complicado y cambiante entorno profesional en el que estamos.

No obstante hay personas que, erróneamente, consideran la opción de esperar a que las cosas cambien por sí solas.

Esperan que mejore el sector en el que trabajan, que cambie su empresa, su jefa o sus clientes,… Esa opción es respetable, pero ridícula, si lo que buscan es mejorar de verdad y conseguir resultados sostenibles.

Si piensas que tus opciones de mejora pasan por esperar a que cambie lo que no te gusta de tu entorno, lo siento, pero vas mal. Te deseo suerte, porque la vas a necesitar.

Sin embargo, si comienzas por tomar conciencia de qué puedes hacer tú para mejorar tu situación, estarás en el camino correcto.

Y esto es válido para cualquier aspecto que quieras mejorar: tu manera de organizarte, tu situación personal o profesional, tu forma de trabajar, tu efectividad…

Obviamente tendrás que moverte y tomar decisiones. Algunas serán más fáciles y otras más difíciles. Pero tendrás que actuar.

Conseguir resultados requiere de esfuerzo. Eso ya lo sabes. La cuestión es saber si tienes el compromiso de hacerlo.

¿Te identificas con alguna de estas situaciones?:

  • ¿Desconoces todos los temas pendientes que tienes entre manos?
  • ¿Te desborda tu situación actual?
  • ¿Eres consciente de lo que has dejado sin hacer que deberías haber hecho?
  • ¿Tienes más cosas para hacer que tiempo para hacerlas?
  • ¿Estás constantemente apagando fuegos?
  • ¿Tienes la sensación de que no avanzas en el día a día?
  • ¿Has descuidado tu vida personal? ¿Tu ocio? ¿Prestas menos atención a tu familia de lo que te gustaría?…

Podría continuar, pero seguro que te identificas con más de una. Las personas con las que hemos trabajado en nuestros cursos y talleres se han sentido así en algún momento. ¡Yo también!

Son situaciones poco agradables y que todos queremos evitar. Afortunadamente, la solución existe y queda muy lejos de quejarse y resignarse a continuar así.

En el fondo, sabes que el entorno en el que vives es como es, e incluso puede ir a peor. Así que sólo puedes hacer una cosa: tomar el control y centrarte en lo que puedes hacer.

Toma las riendas, plántate y di: «¡Hasta aquí hemos llegado!».

Si apuestas por ti y por mejorar tu efectividad personal, obtendrás resultados. Puede que en ocasiones no sean tan rápidos como te gustaría, pero es cuestión de avanzar poco a poco.

Tendrás que aprender una manera diferente de hacer las cosas, tener paciencia y mantener tu motivación.

Muchas personas ya hemos pasado por esa situación y tienes ayuda para conseguir esa mejora que tanto necesitas. Como decía uno de los participantes en este último curso: «Ya no tengo excusas, depende de mí».

Por eso, cuando te animes, ya sabes donde nos tienes. Te esperamos 😉

Prepara tu sistema GTD® para volver al trabajo con efectividad

Persona afinando un piano

Para la mayoría de las personas, las vacaciones han terminado o están muy cerca de finalizar. Eso significa que la vuelta al trabajo y a la rutina habitual es ya un hecho o lo será muy pronto.

Durante las vacaciones, es probable que hayas dejado de lado ciertos hábitos de tu día a día. Es algo normal porque en vacaciones cambia el entorno y nuestras rutinas.

También es posible que hayas dado un merecido descanso a tu sistema GTD® y que no lo hayas utilizado con la misma intensidad que antes de vacaciones.

Sin embargo, ahora que se acerca el momento de volver a tu actividad diaria, necesitarás actualizarlo y ponerlo al día si quieres que te siga siendo útil y fiable.

Me gustaría compartir contigo qué pasos puedes seguir para dejar tu sistema GTD® preparado para volver al trabajo con efectividad.

Comienza con un Barrido Mental

Comenzar con un ejercicio de barrido mental es muy útil para poner al día tu sistema GTD®.

Es posible que, durante las vacaciones, hayas capturado algo menos de lo habitual y tengas cosas (ideas, recordatorios, pensamientos,…) rondando por tu cabeza.

Ahora es el momento de sacarlas de ahí y ponerlas en tus bandejas de entrada para aclararlas más adelante.

Aclara todas tus bandejas

El siguiente paso que tienes que hacer es Aclarar todas tus bandejas de entrada. Por ejemplo:

  • El email
  • Las notas que dejaste escritas antes de irte de vacaciones
  • Los papeles que te han dejado en la mesa o en el buzón
  • Las conversaciones de Whatsapp que tengan sentido
  • El buzón de voz del móvil

Recuerda también Aclarar todas esas cosas que capturaste en algún lugar durante las vacaciones y lo que hayas capturado en el ejercicio barrido mental anterior.

Vaciar tus bandejas de entrada y Aclarar su contenido, identificando el significado de las cosas que hay en ellas para decidir qué hacer y qué no hacer, te ayudará a recuperar la sensación de control sobre todos tus asuntos.

Revisa tu calendario

¿Qué compromisos tienes con fecha y hora objetiva en las próximas semanas? ¿Necesitas ponerte a trabajar en ello lo antes posible? ¿Hay algo que tienes que añadir, mover de día u hora, o simplemente quitar del calendario?

Revisar tu calendario te permitirá tener una visión completa y actualizada de tus próximas semanas y te aportará aún mayor sensación de control.

Recuerda revisar también las semanas pasadas por si fuese conveniente añadir algún recordatorio a tu sistema. Por ejemplo, si no pudiste asistir a una cita médica que tenías apuntada igual tienes que llamar de nuevo para pedir hora.

Revisa las listas

Durante tus vacaciones es probable que no hayas mantenido al día las listas de tu sistema GTD®. En mi experiencia, buena parte de la fiabilidad de un sistema GTD® depende de Revisar y tener actualizadas las siguientes listas.

Lista de «Siguientes Acciones»

Tu lista de Siguientes Acciones contiene las acciones que, en su momento, te comprometiste a hacer.

Después de las vacaciones, algunas situaciones, necesidades o decisiones que tomaste en su día habrán cambiado por lo que es importante que revises esta lista y la actualices de acuerdo a tu realidad. Para ello:

  • Tacha aquellas acciones que ya completases en su día y que no llegaste a tachar en su momento
  • Elimina las que ya no tengan sentido hacer
  • Lee con detalle las acciones que te quedan en la lista y comprueba si están redactadas de forma concreta y con el detalle adecuado para saber qué tienes que hacer

Cuando hayas terminado con este proceso, tendrás tus listas de siguientes acciones preparadas para empezar a ejecutar, pero siempre después de terminar con la puesta a punto de tu sistema 😉

Lista de “A la espera”

Como sabes, en la lista «A la espera» tienes los recordatorios de todo lo que estás esperando que hagan otras personas.

En mi experiencia, es muy probable que muchas de los recordatorios de esta lista se hiciesen mientras estabas de vacaciones.

Revisa y actualiza esta lista tachando todo lo que sepas que ya está hecho. Aprovecha para anotar recordatorios en tu lista de Siguientes Acciones para interesarte por el estado en el que se encuentran el resto de las cosas que tienes delegadas.

Lista de «Proyectos»

Una revisión a tu lista de proyectos te ayudará a recordar en qué resultados estabas trabajando antes de irte de vacaciones.

Posiblemente, algunos de esos proyectos ya estén finalizados y los puedas quitar de la lista. Otros los podrás incubar e, incluso, descartar directamente porque ya no tengan sentido. Y para algunos proyectos tendrás que incluir en tu sistema recordatorios de acciones para hacerlos avanzar.

Actualiza la lista «Esta Semana No»

Está lista no es una lista de la metodología GTD® pero, en mi experiencia, es un complemento muy útil que siempre recomiendo incorporar. Si quieres conocer más sobre ella, te recomiendo este post de mi colega José Miguel Bolívar, de quien surgió la idea y le dio forma.

La vuelta de vacaciones es una gran oportunidad para revisar la lista «Esta Semana No»:

  • Elimina aquellos elementos que ya no tengan sentido para ti.
  • Mueve el contenido que consideres a la lista «Algún día/Tal vez».
  • Saca de esta lista lo que tengas que hacer obligatoriamente esta semana, aclarándolo y organizándolo en tu sistema.
  • Mantén en esta lista aquellos elementos con los que no vas a hacer nada esta semana pero que sí quieres evaluar de nuevo en la próxima revisión semanal.

Cuando hayas finalizado esta revisión, que te llevará pocos minutos, tendrás tu lista «Esta Semana No» actualizada.

Conclusión

Para muchas personas la vuelta de vacaciones puede generar cierto nivel de estrés.

Buena parte de ese estrés se debe al desconocimiento sobre lo que se van a encontrar cuando vuelvan a su día a día.

Seguro que conoces a alguien que, alguna vez, ha hecho un comentario del estilo “Puf, a ver con qué me encuentro al volver…”.

Para eliminar esa sensación, lo mejor que puedes hacer es ejercer tu responsabilidad y tomar el control, comenzando por poner al día tu sistema de organización. Si usas GTD®, en este post te llevas las claves de cómo conseguirlo.

Invertir en actualizar tu sistema es lo mejor que puedes hacer para comenzar tu vuelta de vacaciones con una sensación de control completa y una perspectiva global sobre todos tus asuntos.

¡Feliz regreso y vamos a por el nuevo curso!