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GTD® – Captura sin el compromiso de hacer

Servilleta con el texto escrito "Libera tu mente"

Unos de los principales beneficios de utilizar GTD® como sistema de organización para tu vida personal y profesional es el de liberar tu mente.

Liberar tu mente es la consecuencia de dejar de usar tu memoria para gestionar y acordarte de tus asuntos, algo que ya sabes que es poco útil y muy arriesgado porque normalmente tu mente te recuerda las cosas en los momentos más inadecuados.

Frente al error de confiar en que tu mente te va a recordar las cosas cuando tiene que hacerlo, GTD® te propone que la liberes de esa responsabilidad usando un sistema externo y fiable donde empieces a tener tus asuntos controlados.

Como ya has podido leer en el blog, el primer paso para construir ese sistema es capturar lo que llame tu atención y ponerlo en contenedores de confianza para evitar usar tu memoria para recordarlo. Porque como dice el propio David Allen, tu mente está para tener ideas, no para mantenerlas.

Algunas personas que comienzan a usar GTD® tienen sensación de agobio cuando comienzan a capturar porque saben que tienen muchas, muchísimas cosas en la cabeza.

Piensa, por ejemplo, en todo lo que tienes que hacer, lo que te gustaría hacer, posibles ideas, objetivos que persigues, cosas que quieres aprender, conflictos a resolver, lugares por visitar, compromisos que atender,…

Es cierto que ver todas esas cosas recopiladas físicamente y por escrito te puede producir cierta sensación de agobio inicial.

Sin embargo, capturar y sacar todo lo que llame tu atención de tu cabeza no significa que tengas que hacer algo con ello. Simplemente lo has capturado y anotado en un sitio físico para que deje de ocuparte espacio mental y pases a tenerlo controlado.

Más adelante, en otro momento, podrás pensar y decidir que hacer o no hacer con cada una de las cosas que has capturado. Con algunas cosas tendrás que hacer algo lo antes posible, algunos asuntos los podrás delegar en otras personas, de ciertas cosas te desharás porque no serán de tu interés y algunas las querrás revaluar en otro momento.

Como ves, cuando capturas y sacas de tu cabeza todo lo que llama tu atención lo haces sin el compromiso de tener hacer algo con todo eso que capturas. Esto hace que capturar sea tremendamente liberador para tu mente porque ya sabe que, por fin, empiezas a tener controlados tus asuntos.

#GTD: ¿Cuándo vaciar una bandeja de entrada?

¿Cuándo vaciar una bandeja de entrada?

Vaciar regularmente tus bandejas de entrada es uno de los hábitos de GTD® que, en mi experiencia, más contribuye a mejorar tu sensación de control.

Cuando vacías una bandeja de entrada, aclarando todas y cada una de las cosas acumuladas en ella, dejas de tener cosas cuyo significado desconoces y pasas a tener elementos que ya sabes lo que son y lo que significan para ti.

Eso es el inicio del camino para eliminar el estrés de tu vida. Para aspirar a tener sensación de control tienes que empezar por saber a qué te enfrentas. Y para ello, tienes que vaciar tus bandejas de entrada.

Pero, ¿cuando vaciar una bandeja de entrada?

Esta es una pregunta habitual para las personas que empiezan con GTD®.

Lo cierto es que no hay un número definido de veces en las que tengas que vaciar una bandeja de entrada, porque cada bandeja es, en sí misma, diferente y requiere una atención diferente.

Por ejemplo, tu bandeja de email es diferente al cuaderno que usas en las reuniones. También son diferentes la lista de llamadas perdidas y la pizarra que tienes en la nevera para anotar cosas.

Además, un tipo concreto de bandeja de entrada puede tener un significado distinto para diferentes personas, porque la naturaleza de las cosas de esa bandeja también puede ser muy diferente.

Por ejemplo, puede que para algunas personas, vaciar el buzón postal de casa sea algo que haya que hacer cada día, pero para otras, puede que con hacerlo un par de veces a la semana sea suficiente.

Otro ejemplo es que mucha gente cree que hay que vaciar la bandeja de email a todas horas. Sin embargo, las personas efectivas vacían su bandeja de email un número limitado de veces al día.

El mejor criterio para vaciar una bandeja de entrada es hacerlo cada vez que sientas sensación de descontrol, intranquilidad o estrés sobre lo que se está acumulando en esa bandeja.

Para vaciar tu bandeja tienes que aclarar su contenido, desde el primer elemento y hasta el último. Sólo así podrás empezar a experimentar la sensación de control que consigues cuando dejas de acumular cosas cuyo significado desconoces y las transformas en algo conocido y con significado para ti.

Así que ya sabes, cuando tengas dudas sobre cuántas veces debes vaciar tus bandejas de entrada, recuerda que la buena práctica es hacerlo el menor número posible de veces y todas las veces que sea necesario.

#GTD: ¿qué hay que capturar?

Ya hemos visto en anteriores posts que capturar es un hábito muy liberador que te aporta muchas ventajas.

Como sabes, él hábito de capturar en GTD consiste en poner en contenedores de confianza, que vaciaremos con regularidad, aquello que capta nuestra atención sin pensar ni tomar decisiones sobre ello.

Capturar es el primer paso para construir un sistema de organización personal completamente fiable que te permitirá dejar de usar tu memoria para acordarte de lo que tienes que hacer. ¿Te imaginas viviendo así?

Además, al capturar enfrías el pensamiento dejando de decidir en caliente (ya sabes como suelen ser las decisiones que tomas en caliente) y, también, te permite hacer una gestión proactiva de las interrupciones.

En los cursos y talleres que facilito como trainer certificado en metodología GTD, aparece con frecuencia la duda sobre qué es lo que hay que capturar. Es algo normal debido a la diferencia que existe entre el significado de capturar en el lenguaje coloquial y en GTD.

¿Qué hay que capturar?

En GTD capturamos “incompletos”, es decir, algo sobre lo que tendremos que completar el ciclo de pensamiento más adelante.

Un incompleto es algo que en un momento dado ha captado nuestra atención y, en ese mismo momento, lo capturamos con una herramienta de captura o lo ponemos en una bandeja de entrada.

Cualquier cosa que aparezca por tu mente y que pueda tener un valor potencial para ti, debes capturarlo para sacarlo de tu cabeza y dejarlo en un sitio donde luego decidirás qué hacer o qué no hacer con ello.

Captar tu atención

Veamos un ejemplo de qué quiero decir con la expresión “captar tu atención”.

Imagina que vas por la calle caminando con un amigo y veis un cartel de publicidad sobre el estreno de una película que capta vuestra atención.

En tu caso, el cartel te ha llamado la atención porque hace tiempo que no vas al cine y te apetecería ir de nuevo.

A tu amigo el cartel le ha llamado la atención simplemente porque es un anuncio muy llamativo, sin que tuviese ningún valor potencial para él.

Para ti, eso del “anuncio de la película” tiene un valor potencial (volver a ir al cine). Para tu amigo, el anuncio no tiene ningún valor potencial (es, simplemente, un suceso llamativo sin más).

En tu caso, capturarías con alguna herramienta de captura algo del estilo “ir al cine” o, mejor aún, “cine”. Sin embargo, tu amigo, no capturaría nada en esta ocasión.

¿Dónde está el límite?

Algunas personas tienen dudas sobre donde está el límite entre tener un valor potencial y no tenerlo. Y, en mi experiencia, no hay un criterio objetivo para determinar ese límite.

Como hemos visto en el ejemplo, un mismo suceso puede tener un valor potencial para una persona y no tenerlo para otra.

En caso de que tengas dudas sobre si capturar algo o no, siempre aconsejo lo mismo:  captura.

Capturar algo no te compromete a nada. Al capturar, simplemente, estás sacando eso de tu cabeza para darte la oportunidad más adelante de pensar y decidir cuál es su significado para ti y qué hay que hacer o no con ella.

Conclusión

Capturar es un hábito que te ayudará a vaciar tu cabeza y comenzar a construir un sistema de organización completamente fiable.

Cualquier cosa que aparezca por tu cabeza (una idea, algo de lo que te acuerdes, una ocurrencia,…) que capte tu atención y tenga un potencial valor para ti, debes capturarlo.

Cuando tengas dudas sobre si capturar algo o no, es mejor que lo captures y lo saques de tu cabeza. Recuerda que capturar mucho es un hábito muy productivo y muy liberador que te ayudará a despejar tu mente.  

#GTD: Aprende a usar las agendas con efectividad

Persona con el pulgar levantado indicando trabajo bien hecho

La implantación de los «open spaces» en las organizaciones ha traído interesantes ventajas para las organizaciones y sus profesionales, aunque también hay ciertos aspectos que afectan de manera negativa a la efectividad de las personas.

Las interrupciones constantes que se dan en estos espacios de trabajo son uno de esos aspectos negativos y, en mi experiencia, un problema recurrente que afecta a la efectividad.

En realidad, los «open spaces» no son la causa del problema. Es habitual que las organizaciones se apunten a las modas del momento, sin tener en cuenta posibles consecuencias ni, peor aún, posibles soluciones. Nuevas situaciones, entornos y exigencias en tu trabajo requieren de nuevas, y efectivas, formas de trabajar.

Muchas veces necesitamos tratar temas con otras personas para poder avanzar en nuestro trabajo. Esto es algo normal y gestionarlo de forma adecuada puede significar la gran diferencia entre fomentar constantemente las interrupciones o trabajar de una manera coordinada, respetuosa y efectiva con los demás.

Afortunadamente, la metodología GTD® ofrece una herramienta muy interesante, sencilla y potente para poder hacerlo: las agendas.

El problema de las interrupciones

Las interrupciones suele ser una de las principales causas reconocidas que interfieren de forma negativa en la efectividad personal y organizativa.

Las interrupciones tienen dos consecuencias fundamentales. La primera es que cuando interrumpes a alguien, también te estás interrumpiendo a ti y sales de esa zona de concentración y enfoque en la que estabas o deberías estar trabajando. Para gestionar de forma efectiva esta situación, puedes leer este post.

La segunda es que, cuando interrumpes a alguien, seguramente estés interfiriendo en la concentración y la efectividad de esa persona.

La realidad es que, de forma habitual, las personas interrumpen o son interrumpidas con demasiada frecuencia con temas que podrían esperar, rompiendo el estado de concentración que necesitamos los profesionales del conocimiento para hacer nuestro trabajo.

¿Qué son las agendas de GTD?

Las agendas son una de las categorías organizativas que propone GTD® para organizar los recordatorios y la información.

Las agendas contienen los recordatorios de las siguientes acciones que tenemos que hacer cuando estemos interaccionando en tiempo real con una o varias personas.

Tu sistema GTD® puede tener varias agendas: una por cada persona o grupo de personas con quienes interacciones con frecuencia. Algunos ejemplos de agendas pueden ser:

  • @nombre_jefa ó @nombre_jefe: contendrá los recordatorios de lo que tienes que hacer con tu jefa o jefe la próxima vez que podáis hablar
  • @nombre_cliente: contendrá los recordatorios de lo que tienes que hablar o tratar con uno de tus principales clientes
  • @nombre_proveedor: también puede ser que trates con frecuencia con algún proveedor. En este caso, es interesante tener una lista con los temas a tratar la próxima vez que habléis
  • @nombre_pareja: aquí puedes tener organizadas las siguientes acciones que tienes que comentar con tu pareja, desde hablar sobre las opciones de las próximas vacaciones, decidir las próximas reformas para la casa o elegir el pediatra al que vais a llevar a vuestra hija
  • @reunión_departamento: contendrá las acciones y temas que tengas que tratar o comentar en la reunión de tu departamento

Como puedes comprobar, cada agenda es una serie de siguientes acciones a tratar en una reunión con una persona (jefa/jefe, cliente, proveedor, colaborador,pareja) o grupo de personas (departamento, comité,…).

¿Por qué usar las agendas ayuda a la efectividad?

Las agendas de GTD® son muy útiles para evitar las ineficiencias producidas por las constantes interrupciones.

En lugar de interrumpir a alguien cada vez que se te ocurre una cosa, tener organizados todos los temas que tienes que tratar con esa persona cuando tengas ocasión de verla te va a permitir interrumpirla una sola vez.

Además, el hecho de tener organizados y controlados todos esos temas te permite poder gestionar proactivamente con la otra persona cuando es el mejor momento para poder tratarlos.

Por último, el uso de las agendas contribuye a mejorar tu eficiencia y la de la otra persona. Tener organizados todos los temas para tratar con esa persona te ofrece una perspectiva clara de qué tienes que tratar antes y cuáles después. Incluso pueden generarse sinergias entre los diferentes asuntos que tratéis y que, de hacerlo de forma independiente, seguramente no se producirían.

Conclusión

Las interrupciones son uno de los principales problemas que identifican las personas a la hora de trabajar con efectividad. Afortunadamente, hay soluciones sencillas que ayudan a gestionarlas de forma efectiva.

Usar las agendas de GTD® ayuda a mejorar la coordinación con las personas de tu entorno con las que tienes que tienes que tratar asuntos en persona y reduce significativamente el número de interrupciones.

Si quieres mejorar tu efectividad, contribuir a la efectividad de tu entorno y de tu organización, tienes una solución sencilla a tu alcance: usa las agendas de GTD® con efectividad.

 

Cuando haces lo que tienes que hacer

Montañas de interrogaciones

Puede que resulte contradictorio. Y puede que genere incomodidad admitirlo. Pero al fin y al cabo, tus recursos físicos y mentales son limitados.

Ni puedes ni tienes que abarcar todo, aunque pretendas hacerlo. Más aún cuando en ese todo hay una gran cantidad de cosas sin definir. Cosas que ni siquiera sabes lo que son, ni lo que significan para ti y sobre las que tampoco sabes si, de verdad, tienes que hacer algo con ellas. Pero, paradójicamente, sí crees que tienes que hacer algo.

Afortunadamente hay solución para eso. ¿Qué es ese asunto que tienes entre manos?. ¿Qué significa?. ¿Requiere alguna acción por tu parte?. ¿Puede esperar? ¿Lo puede hacer otra persona?. Estás son algunas preguntas que te pueden ayudar a tener criterio a la hora de decidir qué hacer y que dejar sin hacer.

El problema viene si crees que siempre tienes que hacer algo con cada asunto que aparece. No sabes por que lo crees, pero lo crees.

Pero lo cierto es que vas a tener que dejar cosas sin hacer. Sí, has leído bien: vas a tener que dejar cosas sin hacer.

Sé que cuesta escucharlo o leerlo. Sé que cuesta pensar que puede tener sentido. Sé que cuesta ser consciente de que es radicalmente cierto porque sabes que tienes más trabajo que tiempo.

“Sólo te puedes sentir bien con lo que no haces, cuando sabes qué es lo que no haces”. David Allen

Pero es posible dejar de hacer cosas y sentirte bien con ello. Esto ocurre cuando haces aquellas cosas que tiene sentido hacer.

Tener claras tus prioridades te ayudará aprender a dejar de hacer cosas sintiéndote bien con eso que dejas sin hacer. Te aseguro que se puede conseguir.

Simplemente tienes que deshacerte de esas creencias que te han “vendido” durante toda tu vida: no pares, haz más, todo es importante, todo es urgente, todo lo de mi jefe, todo lo de mi cliente,… Todo. Manda a paseo esas creencias porque simplemente son eso: creencias.

Hay muchas cosas que haces en tu día a día que, muy posiblemente, deberías dejar sin hacer. Lo sabes. Son cosas fáciles, rápidas, que se te dan bien,… La mayor parte de esas cosas aportan muy poco valor a tu trabajo. Pero esa sensación de ser una persona muy ocupada te mola.

Y, mientras, ese trabajo de verdadero valor que como profesional del conocimiento debes generar, queda para ese momento en que estás con la energía por los suelos. Cuando tienes dos opciones: hacerlo con muchas posibilidades de hacerlo mal o, directamente, no hacerlo.

Hay solución para decidir qué hacer y qué no hacer. Es un proceso que, probablemente, te suponga afrontar cambios en cómo piensas y haces ahora las cosas. Porque no es lo mismo dejar de hacer sin más, que dejar de hacerlas cuando has hecho lo que tenías que hacer aportando valor a tu trabajo, a tus resultados y a tus objetivos. Es decir, cuando haces lo que tienes que hacer.