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Prepara tu sistema GTD® para volver al trabajo con efectividad

Persona afinando un piano

Para la mayoría de las personas, las vacaciones han terminado o están muy cerca de finalizar. Eso significa que la vuelta al trabajo y a la rutina habitual es ya un hecho o lo será muy pronto.

Durante las vacaciones, es probable que hayas dejado de lado ciertos hábitos de tu día a día. Es algo normal porque en vacaciones cambia el entorno y nuestras rutinas.

También es posible que hayas dado un merecido descanso a tu sistema GTD® y que no lo hayas utilizado con la misma intensidad que antes de vacaciones.

Sin embargo, ahora que se acerca el momento de volver a tu actividad diaria, necesitarás actualizarlo y ponerlo al día si quieres que te siga siendo útil y fiable.

Me gustaría compartir contigo qué pasos puedes seguir para dejar tu sistema GTD® preparado para volver al trabajo con efectividad.

Comienza con un Barrido Mental

Comenzar con un ejercicio de barrido mental es muy útil para poner al día tu sistema GTD®.

Es posible que, durante las vacaciones, hayas capturado algo menos de lo habitual y tengas cosas (ideas, recordatorios, pensamientos,…) rondando por tu cabeza.

Ahora es el momento de sacarlas de ahí y ponerlas en tus bandejas de entrada para aclararlas más adelante.

Aclara todas tus bandejas

El siguiente paso que tienes que hacer es Aclarar todas tus bandejas de entrada. Por ejemplo:

  • El email
  • Las notas que dejaste escritas antes de irte de vacaciones
  • Los papeles que te han dejado en la mesa o en el buzón
  • Las conversaciones de Whatsapp que tengan sentido
  • El buzón de voz del móvil

Recuerda también Aclarar todas esas cosas que capturaste en algún lugar durante las vacaciones y lo que hayas capturado en el ejercicio barrido mental anterior.

Vaciar tus bandejas de entrada y Aclarar su contenido, identificando el significado de las cosas que hay en ellas para decidir qué hacer y qué no hacer, te ayudará a recuperar la sensación de control sobre todos tus asuntos.

Revisa tu calendario

¿Qué compromisos tienes con fecha y hora objetiva en las próximas semanas? ¿Necesitas ponerte a trabajar en ello lo antes posible? ¿Hay algo que tienes que añadir, mover de día u hora, o simplemente quitar del calendario?

Revisar tu calendario te permitirá tener una visión completa y actualizada de tus próximas semanas y te aportará aún mayor sensación de control.

Recuerda revisar también las semanas pasadas por si fuese conveniente añadir algún recordatorio a tu sistema. Por ejemplo, si no pudiste asistir a una cita médica que tenías apuntada igual tienes que llamar de nuevo para pedir hora.

Revisa las listas

Durante tus vacaciones es probable que no hayas mantenido al día las listas de tu sistema GTD®. En mi experiencia, buena parte de la fiabilidad de un sistema GTD® depende de Revisar y tener actualizadas las siguientes listas.

Lista de «Siguientes Acciones»

Tu lista de Siguientes Acciones contiene las acciones que, en su momento, te comprometiste a hacer.

Después de las vacaciones, algunas situaciones, necesidades o decisiones que tomaste en su día habrán cambiado por lo que es importante que revises esta lista y la actualices de acuerdo a tu realidad. Para ello:

  • Tacha aquellas acciones que ya completases en su día y que no llegaste a tachar en su momento
  • Elimina las que ya no tengan sentido hacer
  • Lee con detalle las acciones que te quedan en la lista y comprueba si están redactadas de forma concreta y con el detalle adecuado para saber qué tienes que hacer

Cuando hayas terminado con este proceso, tendrás tus listas de siguientes acciones preparadas para empezar a ejecutar, pero siempre después de terminar con la puesta a punto de tu sistema 😉

Lista de “A la espera”

Como sabes, en la lista «A la espera» tienes los recordatorios de todo lo que estás esperando que hagan otras personas.

En mi experiencia, es muy probable que muchas de los recordatorios de esta lista se hiciesen mientras estabas de vacaciones.

Revisa y actualiza esta lista tachando todo lo que sepas que ya está hecho. Aprovecha para anotar recordatorios en tu lista de Siguientes Acciones para interesarte por el estado en el que se encuentran el resto de las cosas que tienes delegadas.

Lista de «Proyectos»

Una revisión a tu lista de proyectos te ayudará a recordar en qué resultados estabas trabajando antes de irte de vacaciones.

Posiblemente, algunos de esos proyectos ya estén finalizados y los puedas quitar de la lista. Otros los podrás incubar e, incluso, descartar directamente porque ya no tengan sentido. Y para algunos proyectos tendrás que incluir en tu sistema recordatorios de acciones para hacerlos avanzar.

Actualiza la lista «Esta Semana No»

Está lista no es una lista de la metodología GTD® pero, en mi experiencia, es un complemento muy útil que siempre recomiendo incorporar. Si quieres conocer más sobre ella, te recomiendo este post de mi colega José Miguel Bolívar, de quien surgió la idea y le dio forma.

La vuelta de vacaciones es una gran oportunidad para revisar la lista «Esta Semana No»:

  • Elimina aquellos elementos que ya no tengan sentido para ti.
  • Mueve el contenido que consideres a la lista «Algún día/Tal vez».
  • Saca de esta lista lo que tengas que hacer obligatoriamente esta semana, aclarándolo y organizándolo en tu sistema.
  • Mantén en esta lista aquellos elementos con los que no vas a hacer nada esta semana pero que sí quieres evaluar de nuevo en la próxima revisión semanal.

Cuando hayas finalizado esta revisión, que te llevará pocos minutos, tendrás tu lista «Esta Semana No» actualizada.

Conclusión

Para muchas personas la vuelta de vacaciones puede generar cierto nivel de estrés.

Buena parte de ese estrés se debe al desconocimiento sobre lo que se van a encontrar cuando vuelvan a su día a día.

Seguro que conoces a alguien que, alguna vez, ha hecho un comentario del estilo “Puf, a ver con qué me encuentro al volver…”.

Para eliminar esa sensación, lo mejor que puedes hacer es ejercer tu responsabilidad y tomar el control, comenzando por poner al día tu sistema de organización. Si usas GTD®, en este post te llevas las claves de cómo conseguirlo.

Invertir en actualizar tu sistema es lo mejor que puedes hacer para comenzar tu vuelta de vacaciones con una sensación de control completa y una perspectiva global sobre todos tus asuntos.

¡Feliz regreso y vamos a por el nuevo curso!

GTD® – Captura sin el compromiso de hacer

Servilleta con el texto escrito "Libera tu mente"

Unos de los principales beneficios de utilizar GTD® como sistema de organización para tu vida personal y profesional es el de liberar tu mente.

Liberar tu mente es la consecuencia de dejar de usar tu memoria para gestionar y acordarte de tus asuntos, algo que ya sabes que es poco útil y muy arriesgado porque normalmente tu mente te recuerda las cosas en los momentos más inadecuados.

Frente al error de confiar en que tu mente te va a recordar las cosas cuando tiene que hacerlo, GTD® te propone que la liberes de esa responsabilidad usando un sistema externo y fiable donde empieces a tener tus asuntos controlados.

Como ya has podido leer en el blog, el primer paso para construir ese sistema es capturar lo que llame tu atención y ponerlo en contenedores de confianza para evitar usar tu memoria para recordarlo. Porque como dice el propio David Allen, tu mente está para tener ideas, no para mantenerlas.

Algunas personas que comienzan a usar GTD® tienen sensación de agobio cuando comienzan a capturar porque saben que tienen muchas, muchísimas cosas en la cabeza.

Piensa, por ejemplo, en todo lo que tienes que hacer, lo que te gustaría hacer, posibles ideas, objetivos que persigues, cosas que quieres aprender, conflictos a resolver, lugares por visitar, compromisos que atender,…

Es cierto que ver todas esas cosas recopiladas físicamente y por escrito te puede producir cierta sensación de agobio inicial.

Sin embargo, capturar y sacar todo lo que llame tu atención de tu cabeza no significa que tengas que hacer algo con ello. Simplemente lo has capturado y anotado en un sitio físico para que deje de ocuparte espacio mental y pases a tenerlo controlado.

Más adelante, en otro momento, podrás pensar y decidir que hacer o no hacer con cada una de las cosas que has capturado. Con algunas cosas tendrás que hacer algo lo antes posible, algunos asuntos los podrás delegar en otras personas, de ciertas cosas te desharás porque no serán de tu interés y algunas las querrás revaluar en otro momento.

Como ves, cuando capturas y sacas de tu cabeza todo lo que llama tu atención lo haces sin el compromiso de tener hacer algo con todo eso que capturas. Esto hace que capturar sea tremendamente liberador para tu mente porque ya sabe que, por fin, empiezas a tener controlados tus asuntos.

#GTD: ¿Cuándo vaciar una bandeja de entrada?

¿Cuándo vaciar una bandeja de entrada?

Vaciar regularmente tus bandejas de entrada es uno de los hábitos de GTD® que, en mi experiencia, más contribuye a mejorar tu sensación de control.

Cuando vacías una bandeja de entrada, aclarando todas y cada una de las cosas acumuladas en ella, dejas de tener cosas cuyo significado desconoces y pasas a tener elementos que ya sabes lo que son y lo que significan para ti.

Eso es el inicio del camino para eliminar el estrés de tu vida. Para aspirar a tener sensación de control tienes que empezar por saber a qué te enfrentas. Y para ello, tienes que vaciar tus bandejas de entrada.

Pero, ¿cuando vaciar una bandeja de entrada?

Esta es una pregunta habitual para las personas que empiezan con GTD®.

Lo cierto es que no hay un número definido de veces en las que tengas que vaciar una bandeja de entrada, porque cada bandeja es, en sí misma, diferente y requiere una atención diferente.

Por ejemplo, tu bandeja de email es diferente al cuaderno que usas en las reuniones. También son diferentes la lista de llamadas perdidas y la pizarra que tienes en la nevera para anotar cosas.

Además, un tipo concreto de bandeja de entrada puede tener un significado distinto para diferentes personas, porque la naturaleza de las cosas de esa bandeja también puede ser muy diferente.

Por ejemplo, puede que para algunas personas, vaciar el buzón postal de casa sea algo que haya que hacer cada día, pero para otras, puede que con hacerlo un par de veces a la semana sea suficiente.

Otro ejemplo es que mucha gente cree que hay que vaciar la bandeja de email a todas horas. Sin embargo, las personas efectivas vacían su bandeja de email un número limitado de veces al día.

El mejor criterio para vaciar una bandeja de entrada es hacerlo cada vez que sientas sensación de descontrol, intranquilidad o estrés sobre lo que se está acumulando en esa bandeja.

Para vaciar tu bandeja tienes que aclarar su contenido, desde el primer elemento y hasta el último. Sólo así podrás empezar a experimentar la sensación de control que consigues cuando dejas de acumular cosas cuyo significado desconoces y las transformas en algo conocido y con significado para ti.

Así que ya sabes, cuando tengas dudas sobre cuántas veces debes vaciar tus bandejas de entrada, recuerda que la buena práctica es hacerlo el menor número posible de veces y todas las veces que sea necesario.

#GTD: ¿qué hay que capturar?

Ya hemos visto en anteriores posts que capturar es un hábito muy liberador que te aporta muchas ventajas.

Como sabes, él hábito de capturar en GTD consiste en poner en contenedores de confianza, que vaciaremos con regularidad, aquello que capta nuestra atención sin pensar ni tomar decisiones sobre ello.

Capturar es el primer paso para construir un sistema de organización personal completamente fiable que te permitirá dejar de usar tu memoria para acordarte de lo que tienes que hacer. ¿Te imaginas viviendo así?

Además, al capturar enfrías el pensamiento dejando de decidir en caliente (ya sabes como suelen ser las decisiones que tomas en caliente) y, también, te permite hacer una gestión proactiva de las interrupciones.

En los cursos y talleres que facilito como trainer certificado en metodología GTD, aparece con frecuencia la duda sobre qué es lo que hay que capturar. Es algo normal debido a la diferencia que existe entre el significado de capturar en el lenguaje coloquial y en GTD.

¿Qué hay que capturar?

En GTD capturamos “incompletos”, es decir, algo sobre lo que tendremos que completar el ciclo de pensamiento más adelante.

Un incompleto es algo que en un momento dado ha captado nuestra atención y, en ese mismo momento, lo capturamos con una herramienta de captura o lo ponemos en una bandeja de entrada.

Cualquier cosa que aparezca por tu mente y que pueda tener un valor potencial para ti, debes capturarlo para sacarlo de tu cabeza y dejarlo en un sitio donde luego decidirás qué hacer o qué no hacer con ello.

Captar tu atención

Veamos un ejemplo de qué quiero decir con la expresión “captar tu atención”.

Imagina que vas por la calle caminando con un amigo y veis un cartel de publicidad sobre el estreno de una película que capta vuestra atención.

En tu caso, el cartel te ha llamado la atención porque hace tiempo que no vas al cine y te apetecería ir de nuevo.

A tu amigo el cartel le ha llamado la atención simplemente porque es un anuncio muy llamativo, sin que tuviese ningún valor potencial para él.

Para ti, eso del “anuncio de la película” tiene un valor potencial (volver a ir al cine). Para tu amigo, el anuncio no tiene ningún valor potencial (es, simplemente, un suceso llamativo sin más).

En tu caso, capturarías con alguna herramienta de captura algo del estilo “ir al cine” o, mejor aún, “cine”. Sin embargo, tu amigo, no capturaría nada en esta ocasión.

¿Dónde está el límite?

Algunas personas tienen dudas sobre donde está el límite entre tener un valor potencial y no tenerlo. Y, en mi experiencia, no hay un criterio objetivo para determinar ese límite.

Como hemos visto en el ejemplo, un mismo suceso puede tener un valor potencial para una persona y no tenerlo para otra.

En caso de que tengas dudas sobre si capturar algo o no, siempre aconsejo lo mismo:  captura.

Capturar algo no te compromete a nada. Al capturar, simplemente, estás sacando eso de tu cabeza para darte la oportunidad más adelante de pensar y decidir cuál es su significado para ti y qué hay que hacer o no con ella.

Conclusión

Capturar es un hábito que te ayudará a vaciar tu cabeza y comenzar a construir un sistema de organización completamente fiable.

Cualquier cosa que aparezca por tu cabeza (una idea, algo de lo que te acuerdes, una ocurrencia,…) que capte tu atención y tenga un potencial valor para ti, debes capturarlo.

Cuando tengas dudas sobre si capturar algo o no, es mejor que lo captures y lo saques de tu cabeza. Recuerda que capturar mucho es un hábito muy productivo y muy liberador que te ayudará a despejar tu mente.  

#GTD: Aprende a usar las agendas con efectividad

Persona con el pulgar levantado indicando trabajo bien hecho

La implantación de los «open spaces» en las organizaciones ha traído interesantes ventajas para las organizaciones y sus profesionales, aunque también hay ciertos aspectos que afectan de manera negativa a la efectividad de las personas.

Las interrupciones constantes que se dan en estos espacios de trabajo son uno de esos aspectos negativos y, en mi experiencia, un problema recurrente que afecta a la efectividad.

En realidad, los «open spaces» no son la causa del problema. Es habitual que las organizaciones se apunten a las modas del momento, sin tener en cuenta posibles consecuencias ni, peor aún, posibles soluciones. Nuevas situaciones, entornos y exigencias en tu trabajo requieren de nuevas, y efectivas, formas de trabajar.

Muchas veces necesitamos tratar temas con otras personas para poder avanzar en nuestro trabajo. Esto es algo normal y gestionarlo de forma adecuada puede significar la gran diferencia entre fomentar constantemente las interrupciones o trabajar de una manera coordinada, respetuosa y efectiva con los demás.

Afortunadamente, la metodología GTD® ofrece una herramienta muy interesante, sencilla y potente para poder hacerlo: las agendas.

El problema de las interrupciones

Las interrupciones suele ser una de las principales causas reconocidas que interfieren de forma negativa en la efectividad personal y organizativa.

Las interrupciones tienen dos consecuencias fundamentales. La primera es que cuando interrumpes a alguien, también te estás interrumpiendo a ti y sales de esa zona de concentración y enfoque en la que estabas o deberías estar trabajando. Para gestionar de forma efectiva esta situación, puedes leer este post.

La segunda es que, cuando interrumpes a alguien, seguramente estés interfiriendo en la concentración y la efectividad de esa persona.

La realidad es que, de forma habitual, las personas interrumpen o son interrumpidas con demasiada frecuencia con temas que podrían esperar, rompiendo el estado de concentración que necesitamos los profesionales del conocimiento para hacer nuestro trabajo.

¿Qué son las agendas de GTD?

Las agendas son una de las categorías organizativas que propone GTD® para organizar los recordatorios y la información.

Las agendas contienen los recordatorios de las siguientes acciones que tenemos que hacer cuando estemos interaccionando en tiempo real con una o varias personas.

Tu sistema GTD® puede tener varias agendas: una por cada persona o grupo de personas con quienes interacciones con frecuencia. Algunos ejemplos de agendas pueden ser:

  • @nombre_jefa ó @nombre_jefe: contendrá los recordatorios de lo que tienes que hacer con tu jefa o jefe la próxima vez que podáis hablar
  • @nombre_cliente: contendrá los recordatorios de lo que tienes que hablar o tratar con uno de tus principales clientes
  • @nombre_proveedor: también puede ser que trates con frecuencia con algún proveedor. En este caso, es interesante tener una lista con los temas a tratar la próxima vez que habléis
  • @nombre_pareja: aquí puedes tener organizadas las siguientes acciones que tienes que comentar con tu pareja, desde hablar sobre las opciones de las próximas vacaciones, decidir las próximas reformas para la casa o elegir el pediatra al que vais a llevar a vuestra hija
  • @reunión_departamento: contendrá las acciones y temas que tengas que tratar o comentar en la reunión de tu departamento

Como puedes comprobar, cada agenda es una serie de siguientes acciones a tratar en una reunión con una persona (jefa/jefe, cliente, proveedor, colaborador,pareja) o grupo de personas (departamento, comité,…).

¿Por qué usar las agendas ayuda a la efectividad?

Las agendas de GTD® son muy útiles para evitar las ineficiencias producidas por las constantes interrupciones.

En lugar de interrumpir a alguien cada vez que se te ocurre una cosa, tener organizados todos los temas que tienes que tratar con esa persona cuando tengas ocasión de verla te va a permitir interrumpirla una sola vez.

Además, el hecho de tener organizados y controlados todos esos temas te permite poder gestionar proactivamente con la otra persona cuando es el mejor momento para poder tratarlos.

Por último, el uso de las agendas contribuye a mejorar tu eficiencia y la de la otra persona. Tener organizados todos los temas para tratar con esa persona te ofrece una perspectiva clara de qué tienes que tratar antes y cuáles después. Incluso pueden generarse sinergias entre los diferentes asuntos que tratéis y que, de hacerlo de forma independiente, seguramente no se producirían.

Conclusión

Las interrupciones son uno de los principales problemas que identifican las personas a la hora de trabajar con efectividad. Afortunadamente, hay soluciones sencillas que ayudan a gestionarlas de forma efectiva.

Usar las agendas de GTD® ayuda a mejorar la coordinación con las personas de tu entorno con las que tienes que tienes que tratar asuntos en persona y reduce significativamente el número de interrupciones.

Si quieres mejorar tu efectividad, contribuir a la efectividad de tu entorno y de tu organización, tienes una solución sencilla a tu alcance: usa las agendas de GTD® con efectividad.