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Qué es capturar en GTD

Imán atrayendo canicas de metal para simular qué es capturar en GTD

Capturar en GTD es el primero de los cinco pasos para conseguir sensación de control sobre tu trabajo.

Es un hábito fundamental para tener un sistema GTD fiable y de éxito. Para poder tener un sistema externo que ayude a liberar a tu mente de la necesidad de tener que recordar todo lo que tienes que hacer. Con el hábito de capturar, empieza todo.

¿En qué consiste capturar en GTD?

Capturar consiste en prestar atención a lo que está llamando tu atención y ponerlo, de alguna manera, en contenedores de confianza que posteriormente revisarás y vaciarás.

Algunos sinónimos de capturar en GTD podrían ser anotar, incluir, poner, recopilar, … No importa como lo llames porque la idea es la misma: sacar algo de tu cabeza y ponerlo en un sitio físico. El hábito de capturar es la puerta de entrada hacia tu sistema GTD.

Al sacar de tu mente todas aquellas cosas que están ahí dando vueltas, lograrás mejorar tu claridad, tu enfoque y evitarás que estén ocupando memoria, restando energía y generando ruido mental.

Un ejemplo, real, de capturar en GTD

Un ejemplo de qué sería capturar podría ser el siguiente: estás escribiendo un email y, de pronto, te acuerdas que tienes que llamar a tu amigo Juan para cancelar la comida del sábado.

Esto ha llamado tu atención ya que ha interrumpido el proceso mental en el que estabas (escribir el email) y ha generado un nuevo hilo de pensamiento en tu cerebro (cancelar la comida).

Enseguida, apuntas (capturas) en tu cuaderno «cancelar comida Juan» y sigues escribiendo tu email. Has sacado de tu cabeza lo que ha llamado tu atención (cancelar la comida) y lo has colocado en un lugar de confianza que vaciarás posteriormente (el cuaderno).

Capturar te permite mantener la claridad y el enfoque en terminar la tarea que has empezado ante cualquier interrupción.

Principales aspectos de Capturar en GTD®

Muchas personas pueden pensar que, sin ser usuarios de GTD®, ya tienen el hábito de capturar. Sin embargo, capturar en GTD® tiene algunas diferencias importantes con lo que la mayoría de las personas hacen. Veamos algunas:

  • Al capturar ni piensas ni decides sobre lo que estás capturando. Únicamente te aseguras de que entre en tu sistema. Ya pensarás y decidirás sobre ello más adelante.
  • Es importante desarrollar el hábito y capturar siempre. Es importante que eso que ha llamado tu atención ni se quede en tu cabeza ni se te pase de largo y tengas la confianza de que volverás a verlo en el momento oportuno. El primer paso para que tu sistema sea fiable es que contenga todo lo que tiene que contener. Todo.
  • Captura sin filtros. Da igual que consideres lo que estás capturando importante o urgente (te hablaré sobre ello en otro post), sea de tu ámbito personal o profesional, sea información o idea,… Como decía antes, captura todo y, más adelante, ya decidirás que hacer (o no) algo con ello.

Más ejemplos de capturar en GTD®

Algunos ejemplos de capturar en GTD® podrían ser los siguientes (cualquier parecido con mi realidad es pura coincidencia):

  • Estás viendo la TV y te acuerdas de que tienes que comprar pintura para la habitación de los niños. Coges el móvil y te mandas un mail con el asunto: «pintura azul habituación»
  • Estás desayunando y te llama la atención la duda sobre si has hecho la reserva de hotel para el próximo curso que tienes que dar dentro de 3 semanas. Anotas en tu móvil «reserva hotel curso»
  • Estás en una reunión de trabajo y piensas en si tienes que renovar la suscripción a Netflix. Anotas en tu cuaderno «renovar Netflix»
  • Paseando por la calle ves un anuncio con una oferta de gafas de sol. Sacas el móvil y tiras una foto que te envías por email
  • Mientras hablas por teléfono, se te ocurre una nueva idea para el último proyecto en el que has empezado a trabajar. Anotas en el cuaderno: «efectividad y desarrollo competencial»
  • Vas conduciendo y pasas cerca de edificios de empresas con las que podría interesante poder hablar. Activas el comando de voz de tu móvil y le dictas al asistente los nombres para que te los envíe por correo

Capturar es sencillo, rápido y necesario para conseguir que en tu sistema esté todo lo que tiene que estar. Y como has podido comprobar, en ninguno de los ejemplos anteriores se decide ninguna acción, ya que eso lo harás en el paso de Aclarar.

Conclusión

Capturar en GTD® es el primero de los cinco pasos para conseguir la sensación de control sobre tu trabajo. Es un hábito fundamental para tener un sistema GTD fiable y de éxito.

Consiste en sacar las cosas de tu cabeza y ponerlas en un sitio físico. De este modo eliminas el ruido y desgaste que pueden estar generando en tu cerebro esas cosas que han llamado tu atención.

Al desarrollar el hábito de capturar, mejorarás tu claridad y tu capacidad de enfoque. Esto lo consigues capturando todo, sin pensar ni decidir sobre las cosas que capturas.

Capturar es sencillo, rápido y necesario para conseguir que en tu sistema esté todo lo que tiene que estar. Si quieres empezar a construir un sistema de organización fiable, ya sabes cual es el primer paso que tienes que dar. Ya sabes qué es capturar en GTD.

Cómo sentir tu trabajo bajo control con GTD®

Grupo de personas sorprendidas alrededor de una esfera de luz sobre una mesa

Enfrentarse a lo desconocido es uno de los mayores factores que contribuyen al estrés. Por ello es tan importante sentir tu trabajo bajo control.

La incertidumbre, la duda y, en definitiva, desconocer el significado y lo que tenemos que hacer dispara mecanismos relacionados con el miedo en nuestro cerebro.

Posiblemente se trate de un miedo poco consciente, pero tan real que nuestro cerebro comienza a activar el mecanismo del estrés para ayudarnos a «sobrevivir» a esa situación.

Lo cierto es que los cambios constantes, la rapidez con la que se producen, el exceso de información, las urgencias,…, dan lugar a situaciones donde lo desconocido aparece cada vez con mayor frecuencia en el día a día de la gente y, también, de las organizaciones. Y, como consecuencia, aparece un estrés sostenido y permanente.

Por sí mismas, esas situaciones de forma aislada no contribuirían a generar una situación indeseable ni preocupante. Pero la coincidencia de muchas de ellas sí lo hacen, provocando una sensación de descontrol en la que no sabes qué te vas a encontrar a la vuelta de la esquina. Y eso no le gusta nada a nuestro cerebro.

¿Qué es la sensación de control?

En el lado opuesto a ese tipo de situaciones está la sensación de control.

La sensación de control es esa sensación donde sientes que tú dominas la situación en lugar de ser ella la que te domina.

Alcanzas la sensación de control cuando consigues saber qué es todo lo que tienes que hacer y cuales son todos tus frentes abiertos. Cuando tienes un conocimiento y dominio absoluto sobre las responsabilidades, obligaciones y compromisos que has adquirido.

Precisamente, ese conocimiento de todo lo que tienes que hacer es lo que consigue que desaparezca el estrés que provoca tener la situación descontrolada.

Cinco pasos para sentir tu trabajo bajo control con GTD®

Para conseguir control sobre tu trabajo, GTD® propone cinco pasos sencillos.

Una vez interiorizas estos cinco pasos y los conviertes en hábitos, consigues vivir de manera constante con esa sensación de control. Veamos cuales son y en qué consisten:

  • Capturar: poner en contenedores de confianza, que vacías regularmente, todas aquellas cosas que captan tu atención  
  • Aclarar: vaciar completamente y de manera regular los contenedores anteriores, identificando el significado de cada una de las cosas que contienen y decidiendo qué hacer o qué no hacer con ellas
  • Organizar: poner la información y los recordatorios sobre qué hacer en los lugares adecuados para poder verlos cuando tenga sentido
  • Reflexionar: revisar regularmente todo nuestro sistema de organización para mantener su fiabilidad y obtener una perspectiva global
  • Ejecutar: llevar a cabo con confianza lo que elegimos hacer en cada momento

Conseguir aplicar estos cinco pasos de manera sistemática y regular, te reportará interesantes beneficios en tu día a día:

  • Aprovecharás mejor tu potencial y tus recursos (tiempo, energía,…)
  • Disfrutarás de claridad para poder decidir y elegir de forma adecuada qué hacer
  • Mejorarás la gestión de tus proyectos y tus áreas de responsabilidad
  • Ganarás en tus relaciones con las personas de tu entorno (equipo, familia, amigos, clientes,…)
  • Conseguirás mayor equilibrio entre las diferentes áreas de tu vida
  • Reducirás increíblemente tu nivel de estrés

Conclusión

Uno de los principales factores de generación de estrés es la sensación de tener descontrolados tus asuntos y responsabilidades.

Cuando consigues dominar la situación en lugar de que ella te domine, consigues alcanzar lo que en GTD® se denomina «sensación de control».

GTD® propone cinco pasos para sentir tu trabajo bajo control de forma proactiva y habitual: capturar, aclarar, organizar, reflexionar y ejecutar. Son cinco hábitos sencillos, muchos de los cuales la mayoría de las personas ya hace, y que GTD® propone hacer de otra manera diferente.

Si tienes la sensación de que tu trabajo te controla a ti, ya sabes qué es lo que puedes hacer para cambiar la situación y sentir tu trabajo bajo control.

GTD: ¿sólo en lo profesional?

Cuesta comprender la disociación que realiza mucha gente de su vida profesional y su vida personal. Hay casos en los que parece que la primera está por encima de la segunda y, otros, donde la segunda está por encima de la primera.

Como si de una competición sin sentido se tratase. Como si esa diferenciación fuese real.

Tenemos una (única) vida y cada persona es un (único) ser. Puede ser comprensible que quien esté descontento en su vida personal se quiera convencer de que, en su vida profesional, es diferente. Y viceversa… que suele ser lo más habitual. No de ja de ser una separación artificial en forma de placebo que muchos se resisten a abandonar.

Somos el conjunto de pensamientos, sentimientos y comportamientos que acumulamos en nuestra (única) vida. Somos todas las experiencias desde nuestra infancia y a medida que vamos creciendo en nuestro entorno familiar, en el colegio, con los amigos, en el trabajo, con nuestras aficiones, en nuestra soledad, …

Separar artificialmente lo personal de lo profesional es absurdo. Lo personal está en lo profesional, y lo profesional aporta en lo personal.

Por todo esto, extraña la resistencia de algunas personas a gestionar su vida como un todo, con un alcance y realidad global. Personas que creen que sólo han de intentar gestionar de manera eficaz su vida en el ámbito profesional y que, en el resto, no tiene sentido aplicarle el concepto de gestión… como si en el fondo no lo hicieran o trataran de hacerlo.

Los comportamientos y las técnicas que se proponen en GTD® se plantean sobre el ser, el hacer y el pensar de la persona. Todos esos comportamientos y técnicas van mucho más allá de trucos para el trabajo y de soluciones subjetivas para situaciones puntuales propias. Todo lo que propone GTD® está orientado hacia la mejora de las personas de modo que lo puedan a aplicar en todos los aspectos de su vida.

Porque cuando aprendes y consigues algo que te ayuda a tener controlado todo lo que tienes que hacer y poner foco en lo relevante, algo que contribuye a reducir el estrés y mejorar la gestión personal de todos tus asuntos, algo que te permite conseguir resultados de manera más eficiente y que abre nuevas puertas y oportunidades… ¿por qué aprovecharlo sólo en lo profesional?.

Cada email que recibes

Envías el email pensando que ya has hecho lo que tenías que hacer.

Coges otro y lo mismo. Así uno tras otro.

Tratas de automatizar el proceso con la obsesión de dejar a cero una bandeja que siempre recibe, que siempre se llena. Podrías pasarte, y te pasas, los días dedicándote a eso. Responder, responder y responder. Enviar, enviar y enviar.

Tu objetivo no es otro que responder cada email. No importa si eso es lo que había que hacer.

Tratas a todos por igual, sin dedicar tiempo y ni atención a pensar el significado de su contenido. Café para todos en un trabajo donde la aportación de valor de las cosas que haces nunca será la misma.

Pasas a ser una especie de autómata en lanzar emails, entrando al juego de esas interminables, absurdas e inútiles conversaciones de correos donde el valor que se aporta tiende a cero. Esas conversaciones donde parece que gana quien antes responde, quien más activo está y quien menos valor aporta al dejar de hacer lo que debería estar haciendo.

Tu trabajo no es contestar emails, pero aún así crees que es lo que tienes que hacer. Además de creerlo, si no lo haces, te sientes mal. ¿Qué pensarán de ti?. ¿Cómo no vas a responder?.

Sin embargo, deberías hacerte otras preguntas. ¿Te pagan por responder emails?. ¿En eso está tu valor?. ¿Ese es tu diferencial?. ¿Responder correos como una máquina?. Sabes que no y nadie lo cree. ¿Por qué consideras que es lo que debes hacer?.

Adoptar esa actitud y ese comportamiento es fácil porque no te exige pensar. Comportarte así te evita tomar de decisiones sobre qué dejas si hacer. Asunto complicado cuando crees que es imposible.

Si respondes a todo, nadie podrá enfadarse contigo. Como si eso fuera importante. No quieres responsabilidad… aunque lo que tú quieras importa poco.

Piensa, decide y sé responsable. Sólo así podrás salir del improductivo ciclo sin fin que supone responder cada email que recibes.

Es posible que, por eso, sí te paguen.

La verdadera sencillez de GTD®

Me sorprendo cuando alguien comenta que GTD® es un método demasiado complejo, cuando lo cierto es que GTD® es muy sencillo y, a la vez, potente.

En el fondo, GTD® es un método que se basa en comportamientos y hábitos sencillos que, en su mayoría, mucha gente ya hace. Lo que propone GTD® es hacerlos de una manera diferente y en una secuencia distinta.

Hacer algo distinto a lo que estamos habituados y que conocemos nos puede sacar de nuestra zona de confort. Esto puede ser incómodo al principio, pero es importante separar el trigo de la paja y no confundir los retos que supone un cambio con la sencillez y realidad del método.

La realidad es que GTD® propone unos comportamientos y hábitos concretos que ayudan a:

  • conseguir y mantener la sensación de que las cosas están bajo control y trabajar con enfoque en lo que debes
  • poder tomar mejores decisiones sabiendo qué haces y para qué lo haces

Para el primero de los puntos anteriores, GTD® propone cinco pasos sencillos: capturar todo lo que llame tu atención; aclarar el significado, de eso que has capturado, pensando y decidiendo que hay que hacer con ello; organizar recordatorios de aquello que hayas aclarado en contenedores de confianza; revisar esos recordatorios de manera regular y, por último, hacer eligiendo qué es lo mejor que puedes hacer en cada momento.

A la hora de tomar decisiones, GTD® propone un modelo en el que debes tener en cuenta, a la hora de elegir qué vas a hacer, tus áreas de responsabilidad, tus metas y tus objetivos, considerando tus valores y tu propósito.

Como puedes comprobar, los comportamientos que propone GTD® son tan sencillos que pueden ser aprendidos por un niño. De hecho, probablemente, le requiera menos esfuerzo que a un adulto debido a que no tendrá que deshacerse de sus creencias y aprendizajes acumulados 😉

Soy consciente de que mi planteamiento puede considerarse “contaminado” por la subjetividad de llevar usando GTD® varios años. Por ello, quisiera aportar dos aspectos objetivos para disipar cualquier posible duda.

El primero de ellos es el hecho de que millones de personas, en todo el mundo, usan GTD® desde hace varios años. Esto deja constancia que está al alcance de cualquier persona.

El segundo es la evidencia de que los principios de la metodología están contrastados por la ciencia cognitiva y la neurociencia. Esto quiere decir que, lo que plantea GTD® y cómo lo plantea, está alineado con el funcionamiento natural de nuestro cerebro. Puedes leer sobre ello en el paper «Getting Things Done: The Science behind Stress-Free Productivity»  publicado en 2008 por Francis Heylighen y Clément Vidal de la Universidad de Bruselas, así como en la serie #cienciaGTD que José Miguel Bolívar publicó en su blog.

Si crees que GTD® no es sencillo, te invito y animo a que tengas un acercamiento objetivo y abierto a lo que propone. Es cierto que sacarle todo el partido a GTD® puede llevar tiempo y que hay que practicar. Pero también es cierto que, desde el primer momento en el que empiezas a utilizarlo descubres lo que puede aportar. Y eso es, precisamente, porque GTD® es tan sencillo como potente.