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5 barreras al empezar con GTD®

Persona de negocios superando barreras atletismo
Dice David Allen que todas las personas que utilizan GTD® han tenido que superar barreras en el aprendizaje de la metodología. Estoy completamente de acuerdo.

Cada persona está acostumbrada a pensar y a hacer las cosas de una determinada manera. Los hábitos que tenemos, buenos o malos, forman parte de nosotros y cambiarlos lleva su tiempo.

GTD® plantea una manera diferente, sencilla y potente de relacionarte con tu entorno y tu realidad. Y eso supone un reto de aprendizaje y de cambio.

Ante este tipo de retos, es normal que las personas se sientan incómodas. Pueden tener la sensación de que les costará esfuerzo, que los resultados no serán inmediatos e incluso que el cambio será demasiado.

Lo cierto es que, si se hace lo adecuado, los cambios siempre son más sencillos de lo que parece, aunque haya que superar barreras. Con GTD® también.

Si estás empezando con GTD®, estas son algunas de las barreras o dificultades que te puedes encontrar… Y superar:

  • Hacer una limpieza física completa de tu lugar de trabajo, casa, despacho,… Es cierto que puede ser muy útil hacerlo al principio, pero es prescindible. Si te bloquea al empezar, siempre podrás hacerlo más adelante.
  • Sentirte incapaz de usar todo lo que propone GTD®. Al comenzar, puede parecer que GTD® supone muchos cambios respecto a tu forma actual de trabajar. Ten paciencia, ve dando pequeños pasos y verás como todo va encajando poco a poco.
  • Ignorar por dónde empezar. Una de las ventajas de GTD® es su flexibilidad. Puedes empezar usando todos los hábitos que propone o por los que más valor te aporten e incorporar el resto más adelante. Lo importante es empezar.
  • Buscar la herramienta perfecta. Sin duda, uno de los riesgos más habituales en el aprendizaje de GTD®. Para usar GTD®, únicamente necesitas un calendario, algo para hacer listas y un sistema de archivo. La mejor herramienta para empezar con GTD® es una que ya sepas utilizar y cumpla con lo anterior. Cuanto más sencilla, mejor.
  • «Saltarte» la Revisión Semanal. Este hábito es fundamental y sin él, GTD® dejará de serte útil. A muchas personas les da pereza desarrollar este hábito porque lo entienden y enfocan mal. Si quieres saber como hacer una Revisión Semanal, te recomiendo esta serie de Jordi Fortuny.

La barreras y dificultades a las que te puedes enfrentar cuando empiezas con GTD® son consecuencia de tus creencias e interpretaciones. Todas las personas pasan por eso.

La buena noticia es que tienes a tu disposición toda la información y experiencia necesaria para superarlas.

Así que cuando te encuentres con alguno de estos obstáculos, sigue adelante. Superarlo te llevará un paso más adelante en el camino para dominar GTD®.

¿Cuál es la alternativa?

¿Cual es la alternativa?

Cada vez son más las personas que sienten que el día a día les supera.

Tanto en lo personal como en lo profesional, hay asuntos que se les van de las manos. Descontrol, dudas, demasiadas cosas para hacer…

Pasan las semanas y sobreviven al día a día. No paran ni un momento, pero avanzan muy poco. En casa, en el trabajo o en el trayecto entre ambos.

Tienen la sensación de que deberían estar ocupándose de determinados asuntos, pero no tienen claro cuáles. Intuyen que lo que están haciendo no es lo que deberían hacer, aunque tampoco lo tienen claro.

Así, día tras día. Resulta agotador, y no me extraña. Lo entiendo.

Les gustaría solucionar la situación y tener más control, saber en qué se deben centrar y dejar de reaccionar apagando fuegos constantemente.

Buscan alguna manera de dejar de tener descontrolados esos temas para dedicar más atención a nuevos proyectos, a la familia, a los amigos…

Hay dos buenas noticias.

La primera es que, afortunadamente, hay formas de abordar y mejorar estas situaciones y que, además, funcionan.

La otra buena noticia es que, para conseguirlo, sólo hay que trabajarlo. Es decir, cualquier persona puede conseguirlo.

¿Quieres dejar de ser víctima de esas constantes interrupciones de tu entorno que afectan a tu concentración? Bien, aprende a gestionarlas proactivamente.

¿Quieres avanzar en esas tareas para las que necesitas claridad mental y concentración? Haz coincidir tu mejor nivel de energía con aquellas tareas que te demanden ese nivel.

¿Quieres priorizar mejor? Mantén un inventario actualizado de todo lo que tienes que hacer, revísalo y elige lo que tenga más sentido en cada momento.

¿Quieres evitar procastinar? Ten claro lo que quieres conseguir y divide tus tareas en siguientes acciones, todo lo pequeñas que necesites, para acercarte a ello.

Si ante estas y otras situaciones no haces nada, ¿cuál es la alternativa?

¿Echar la culpa al entorno? Vale, pero nadie lo va a cambiar por tí, así que va a seguir como está.

¿Seguir igual? Sí, es una opción, aunque ya sabes lo que eso significa.

¿Buscar la solución fácil y rápida? Suerte. Si la encuentras, avísame por favor.

En mi experiencia, la única alternativa coherente pasa por aprender y desarrollar la efectividad personal, que te ayudará con una serie de comportamientos, estrategias y técnicas que van a contribuir a tu bienestar, tanto profesional como personal.

Desarrollar tu efectividad personal supone una inversión de aprendizaje y no significa que vayas a resolver todos los problemas en tu vida ni que dejes de tener mucho trabajo y responsabilidades.

La vida es como es y tienes que crear las circunstancias que te ayuden a cambiar aquello que quieras que sea diferente. Porque nadie lo va a hacer por ti.

Afortunadamente, tienes la opción de relacionarte de una manera más efectiva con tu entorno, ganando sensación de control, enfoque en lo que haces y reduciendo el estrés.

Deja las excusas a un lado y elige: seguir como estás o hacer algo diferente. Sabes que, ésta última, es la alternativa que tiene sentido.

Gestión del tiempo: la gran mentira para mejorar tu efectividad

Un hombre atrapado en un reloj

“Sólo tú puedes decidir qué hacer con el tiempo que se te concede”. El Señor de los Anillos

Según la RAE, una quimera, además de un ser mitológico con cabeza de león, vientre de cabra y cola de dragón, es «aquello que se propone a la imaginación como posible o verdadero, no siéndolo.»

Lamentablemente, el término «gestión del tiempo» continúa siendo una quimera demasiado utilizada en pleno siglo XXI por algunas personas que se dedican a la productividad personal.

En nuestra sociedad, es un hecho que las personas tienen dificultades para balancear su vida personal y profesional, para dejar de hacer por hacer las cosas y pasar a hacer lo que tiene sentido en cada momento, para llevar una vida sin estrés,…

Dificultades que, en ocasiones, afectan a la salud física y emocional y que se deben tomar muy en serio evitando pseudosoluciones inútiles.

Gestión del tiempo: cómodo, nada ético e inútil

Algunas personas justifican el concepto «gestión del tiempo» porque es algo que les resulta cómodo de explicar.

El camino del conocimiento, del desarrollo o de la mejora puede ser muchas cosas, pero el término «cómodo» se ajusta poco a esos procesos. 

Además, lo cómodo pocas veces coincide con lo correcto.

Por ejemplo, ¿se te ocurriría explicarle a un niño que, cuando llueve, es debido a que las nubes están tristes?.

Para ti, adulto atareado, sería muy cómodo quitarte de encima la sana curiosidad del pequeño con esa pseudoexplicación, pero sería nada ético y algo inútil para la pobre criatura. También para ti.

A corto plazo igual consigues que te deje en paz pero a la larga sabrá que era mentira y su confianza se verá afectada. Los niños son niños, pero para nada son tontos. Con los adultos pasa algo parecido.

Si te están hablando de cómo mejorar tu gestión del tiempo ya sabes cómo te están tratando.

Gestión del tiempo: el problema no es tuyo

Otra ventaja de la gestión del tiempo para quienes se dedican a ello es que lleva la causa del problema fuera de la zona de influencia de las personas que buscan una solución para mejorar su vida.

Y eso, aunque no te guste, sabes que para nada es cierto. Si quieres mejorar algo, de verdad, tienes que empezar por cambiar aquello que está en tu zona de influencia.

Es muy fácil decir, y vender, que la culpa es del tiempo porque es escaso pero que tú podrás estirarlo como si fuera chicle, o maximizarlo como si pudieses invertirlo.

Siento decirte que el tiempo está ahí… y que es completamente inocente respecto a tu falta de efectividad porque en tu mano está todo lo que puedes hacer para mejorarla.

Domina tu tiempo… ¡suerte!

Supón que algún gurú bienintencionado te ilumina con su conocimiento y te transfiere la capacidad de gestionar mejor tu tiempo.

Te voy a pedir, por favor, que dediques unos segundos a verte en esa situación, escuchar atentamente los sonidos del entorno y prestar atención a tus sensaciones.

Por fin, ahora ya podrías gestionar el tiempo pero, ¿qué harías? ¿Cómo lo gestionarías? ¿Cuántas horas al día querrías o necesitarías tener? ¿26, 31, 48,…?

Tú ya sabes que la respuesta da igual porque tus responsabilidades, tus compromisos, los resultados que quieres conseguir,…, son los que son.

También sabes que si tuvieses más tiempo te comprometerías con más cosas y estarías de nuevo en la misma situación y con el mismo problema. Porque lo que realmente necesitas es una manera de autogestionarte de manera efectiva.

Pero vamos a suponer que el día tuviese las horas que inocentemente crees que serían suficientes. Genial, ¿verdad?

Ahora, por favor, reflexiona: ¿está tu cuerpo preparado para aguantarlo? ¿Podrías mantener tu atención, tu claridad mental y tu energía todo ese tiempo?.

Sabes que no… ¡pero si no damos ni para 24 horas!

La gran verdad de la gestión del tiempo

La gran, y única, verdad de la gestión del tiempo es que es mentira.

No hay hábito, técnica, truco o pseudociencia que te permita gestionar tu tiempo mejor… ni peor.

Entonces, ¿porque se sigue utilizando este concepto?.

Sinceramente, no lo sé. Te aconsejo que se lo preguntes a quienes lo siguen utilizando aunque, cuidado, igual les pones en un compromiso, así que no lo hagas.

Quiero pensar que si hay personas que siguen utilizando este caduco e inútil concepto de la gestión del tiempo es debido a que creen que es fácil de entender y que todo el mundo sabe lo que se quiere decir con ello. ¿Todo el mundo?.

Recientemente, en uno de los cursos para la mejora de la efectividad que facilito, pregunté a diferentes personas qué entendían por «gestión del tiempo» y estas fueron algunas de las respuestas:

  • organizarme mejor
  • tener más tiempo para mí
  • hacer más cosas
  • sacar trabajo adelante
  • dejar de estar apagando fuegos todo el tiempo
  • llegar a todo

Sí, sin duda todo el mundo entiende lo mismo por gestión del tiempo…

Y entonces, ¿qué?

No voy a decirte que la solución para mejorar de verdad tu efectividad personal pasa por aprender GTD®.

Pero sí me gustaría que te llevases algunas ideas útiles para reflexionar y sobre las que puedes trabajar para mejorar de verdad:

  • Toma consciencia de tu responsabilidad, todo lo que puedes hacer para mejorar tu efectividad y tu organización depende de ti.
  • Ya has visto que intentar gestionar el tiempo es inútil y absurdo. Sin embargo sí que puedes gestionar recursos como tu atención o la energía que tienes y hacer un uso óptimo de ellas.
  • Siempre vas a tener más cosas para hacer que tiempo para hacerlas. La clave es que aprendas a elegir bien qué hacer en cada momento y qué dejas sin hacer, con la tranquilidad y confianza de eliges lo correcto en cada momento.
  • Desde hace años, la ciencia cognitiva avala soluciones que funcionan y que nada tienen que ver con la gestión del tiempo. Busca soluciones fiables y objetivas, déjate de rollos.

Si necesitas balancear tu vida profesional y personal, organizarte mejor, trabajar con enfoque, reducir estrés y ser más feliz, tienes que tomártelo en serio y huir de esa gran mentira que es la gestión del tiempo. Porque hay demasiado en juego.

El primer paso para mejorar tu efectividad

Pergamino con texto "Do something different"

«Hay una luz al final de este túnel, pero para llegar hasta ella es preciso recorrerlo entero.»

David Allen, en «Sé más eficaz»

Nos gustan las cosas fáciles. No solo a nosotros, también a nuestro cerebro. Cuanto menos esfuerzo y menos cambio, mejor.

Nuestra maravillosa máquina evolutiva, la que nos diferencia del resto de seres vivos, es vaga por naturaleza y evita los cambios siempre que puede.

Por suerte, hay cosas que se solucionan o podemos cambiar de manera fácil y rápida. Esas situaciones son las que, por cómo somos, nos gustan y nos atraen.

Pero por muy fácil o rápido que quieras resolver un problema o una situación, a veces la solución real va en otra línea.

Existen situaciones que no se solucionan ni cambian así. Insistir en una pseudo-solución fácil y rápida para evitar afrontar un verdadero cambio es el camino más directo para permanecer exactamente dónde estás.

Muchas personas siguen buscando una solución fácil y rápida para mejorar, por fin, su efectividad personal. Y es un camino equivocado.

Quieren cambiar radicalmente su vida eliminando el estrés. Buscan organizarse mejor, dejar de reaccionar constantemente frente a imprevistos,  mejorar la calidad de su trabajo y conseguir, por fin, sensación de control sobre lo que tienen que hacer.

Pero parece que no siempre se está en disposición de afrontar lo que ese cambio supone.

¿De verdad crees que es posible una solución fácil y rápida que aporte todos esos beneficios a una persona?. No hay píldoras ni hierbas mágicas para mejorar tu efectividad personal.

Hay cambios que requieren esfuerzo y compromiso para conseguirlos. Curiosamente, suelen ser precisamente aquellos cambios que merece la pena conseguir.

En la mayoría de los casos, al margen de lo que pueda parecer, el trabajo que hay que hacer para conseguir esos cambios es sencillo. El reto está en insistir y tener paciencia, porque suelen ser cambios que llevan su tiempo.

Si te animas a mejorar tu efectividad, habrá momentos en los que tendrás ganas de abandonar porque los resultados que estés obteniendo sean diferentes a los que esperabas. También, muy probablemente, los retos que tengas que superar te pondrán a prueba más de una vez. Es algo normal y que nos pasa a todos los que hemos apostado por mejorar.

Pero, te guste o no, en el fondo sabes que la solución para ser una persona más efectiva y féliz está en aprender nuevos hábitos y comportamientos que te abrirán nuevas posibilidades.

¿Quieres que las cosas sean diferentes?. Haz las cosas de manera distinta. Sé que suena a tópico, pero es la realidad. Porque hacer cosas diferentes cuyo funcionamiento está demostrado es el primer paso para mejorar tu efectividad.

Viviendo el puzzle

Persona entrando en puzzle gigante

Parece que la vida es compleja. Puede que antes, hace tiempo, fuera más sencilla. O puede que no. Importa poco.

La mayoría de las personas coinciden en que, en la actualidad, sus vidas son complejas. Muchos asuntos que atender, responsabilidades, cambios, urgencias, incertidumbres, decisiones,… Sobre todo decisiones. Piezas de un gran puzzle para encajar sin garantías de cómo terminará.

También hay puzzles de pocas piezas, más fáciles y aparentemente previsibles. Los haces y te conformas. Puzzles sin retos. Sin cambios. ¿Para qué más?.

Pero, probablemente, estás donde estás porque durante tu viaje has ido tomando decisiones. Muchas de ellas, en su momento, tan aparentemente complicadas como la que puedes tener que tomar ahora o como las que tendrás que tomar. Momentos donde las piezas del puzzle parecían imposibles de encajar. Y encajaron. Porque, al final, consigues que todo encaje.

Siempre tendrás nuevos puzzles en tu vida y tendrás que decidir si te atreves a montarlos. Puede que tengas modelos de referencia para hacerlo, pero todo dependerá de ti. Sería ideal saber cómo hacer encajar las piezas y tener la certeza de cuál irá antes y cuál después. Pero no es el caso. Ni lo será.

Cierta complejidad e incertidumbre. Es lo que elegimos o lo que nos ha tocado vivir. Cuando decidas entrar, hazlo por la puerta grande. Porque, antes o después, te encontrarás viviendo el puzzle. Enhorabuena y a por ello.