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LACTAMOMENT: Innovación para trabajar con efectividad

Saber gestionar la atención de manera óptima es clave para la efectividad de los profesionales del conocimiento.

Significa la diferencia entre realizar un trabajo reactivo y poco efectivo, o conseguir resultados trabajando con enfoque y confianza.

Uno de los peores enemigos que existente en las organizaciones a día de hoy es el elevado número de interrupciones que sufren, y provocan, las personas que trabajan en ellas.

Estas interrupciones constantes impactan negativamente sobre la calidad del trabajo. Cuanto mayor es el número de interrupciones, mayor es la probabilidad de que las personas trabajen sin enfoque y peores sean los resultados.

Por ello, todas las personas necesitan aprender a gestionar proactivamente las interrupciones y trabajar con enfoque en las cosas más significativas si quieren mejorar su efectividad. Por suerte, como ya sabemos, se puede aprender a ser personas efectivas.

Las organizaciones también pueden hacer mucho dentro de su zona de influencia para proporcionar un entorno de trabajo efectivo, teniendo siempre presente que la efectividad de una organización es resultado de la efectividad personal de sus profesionales.

Hace unas semanas, desde OPTIMA LAB, tuvimos la oportunidad de colaborar en el desarrollo y lanzamiento de un programa puntero en el ámbito de la efectividad organizativa: LACTAMOMENT.

LACTAMOMENT es una iniciativa promovida por el Departamento de Recursos Humanos de LACTALIS PULEVA, dirigido por Sonia Rodríguez Muriel.

Se trata de un programa orientado a facilitar a sus profesionales los recursos necesarios para gestionar proactivamente las interrupciones externas y poder así trabajar con enfoque.

Conscientes de la necesidad de que las personas necesitan gestionar mejor su atención, LACTALIS PULEVA quería y buscaba soluciones reales para ayudar a sus profesionales, motivo por el que se pusieron en contacto con OPTIMA LAB para que les asesorásemos con el proyecto.

Nuestra colaboración se centró en tres aspectos:

  • Diseño de la política y los contenidos 
  • Elaboración del plan de comunicación
  • Implantación del programa

En el  diseño de la política y los contenidos del programa ayudamos a definir las pautas y comportamientos para trabajar con enfoque. Por ejemplo, cómo comunicar y preparar el entorno, cómo gestionar proactivamente las interrupciones o consejos sobre la frecuencia de uso.

En el plan de comunicación colaboramos con María Reyes Roldán, del Departamento de Recursos Humanos de LACTALIS PULEVA, creadores de la idea y el diseño de LACTAMOMENT, y con la diseñadora gráfica  Lucía Jiménez Barca, autora del díptico. En esta fase, ayudamos en la preparación de los materiales de apoyo al lanzamiento y la guía de uso del programa definiendo la mejor manera de redactar los mensajes, eliminando posibles ambigüedades y validando el contenido.

En cuanto a la implantación,  hemos llevado a cabo varias sesiones del curso GTD® Fundamentals & Implementation Lab en las que han participado más de 60 personas durante dos meses. En estas sesiones, aprovechamos para explicar la iniciativa a los participantes y cómo GTD® podría ayudarles a obtener el máximo beneficio del programa.

Actualmente seguimos trabajando en más proyectos de consultoría para la mejora de efectividad organizativa. Ha sido una gran experiencia colaborar con LACTALIS PULEVA en este programa y comprobar el apoyo creciente de organizaciones a este tipo de iniciativas pioneras para la mejora de la efectividad.

 

#ProfesionalesDelConocimiento: el trabajo de definir tu trabajo

Uno de los mayores retos a los que se enfrentan los profesionales del conocimiento en la actualidad es el de saber, en lugar de suponer, qué es lo que tienen que hacer.

Peter Drucker dejaba claro hace años que los profesionales del conocimiento, antes de hacer algo, debían responderse la siguiente pregunta: ¿Cuál es la tarea que hay que hacer?.

Al finalizar los talleres y cursos sobre mejora de la efectividad que facilito, muchas personas reconocen que apenas piensan y deciden sobre cuáles son las tareas concretas que deben hacer, y que sus respuestas y actos suelen ser instintivos, gobernados por el Sistema 1 y basados en pensamiento supositorio.

Y es que, la mayoría de las veces, suponemos que es lo que hay que hacer en lugar de saber qué es lo que hay que hacer.

¿Qué es definir el trabajo?

Como veíamos en el post anterior, definir el trabajo es uno de los tres tipos de trabajo que todo profesional del conocimiento tiene que como responsabilidad.

Frente a lo que ocurre en los trabajos de naturaleza manual, donde la tarea que hay que hacer está ya definida y es concreta, en el trabajo del conocimiento no ocurre lo mismo. Definir el trabajo es algo imprescindible para los profesionales del conocimiento y es un trabajo en sí mismo.

Para poder hacerlo, deberás pensar sobre tu trabajo y decidir si tienes que hacer algo con ello o no, y en el caso de hayas decidido que hay que hacer algo debes concretar qué es lo que hay que hacer y qué tiene que pasar para que esté hecho.

Se debe aprender a definir el trabajo

Cualquier profesional en la actualidad que quiera conseguir resultados debe aprender a definir el trabajo. Si desconoces o sólo supones qué es lo que hay que hacer y qué tiene que pasar para que esté hecho, será muy difícil saber si has llegado donde querías llegar.

La efectividad personal es una competencia universal que se puede aprender y, para ello, uno de los hábitos imprescindibles que hay que desarrollar es el de aprender a definir el trabajo.

Cuando te preguntas y piensas qué es lo que tienes que hacer, lo concretas y lo organizas, estás realizando una inversión inteligente que tendrá un gran impacto positivo por partida doble cuando ejecutes esa tarea.

Por un lado, te facilitará enormemente elegir correctamente qué hacer de entre todas tus posibilidades cuando tengas la oportunidad de ejecutar tu trabajo. Esto se debe a lo sencillo que le resultará a tu cerebro elegir qué hacer de entre unas opciones claras, concretas y muy definidas. Se lo estás poniendo muy fácil.

Por otro lado, cuando hayas elegido qué hacer y te pongas a ejecutar la tarea, tu eficiencia se disparará. Porque cuando sabes y tienes definido qué es lo que tienes que hacer, no tienes que volver a pensar sobre ello de nuevo y tu atención se puede centrar en la ejecución eficiente de tu trabajo.

En un próximo de esta serie profundizaremos en qué es necesario hacer para poder afrontar con éxito este tipo de trabajo fundamental que tenemos todos los profesionales del conocimiento: el trabajo de definir tu trabajo.

Cuando haces lo que tienes que hacer

Montañas de interrogaciones

Puede que resulte contradictorio. Y puede que genere incomodidad admitirlo. Pero al fin y al cabo, tus recursos físicos y mentales son limitados.

Ni puedes ni tienes que abarcar todo, aunque pretendas hacerlo. Más aún cuando en ese todo hay una gran cantidad de cosas sin definir. Cosas que ni siquiera sabes lo que son, ni lo que significan para ti y sobre las que tampoco sabes si, de verdad, tienes que hacer algo con ellas. Pero, paradójicamente, sí crees que tienes que hacer algo.

Afortunadamente hay solución para eso. ¿Qué es ese asunto que tienes entre manos?. ¿Qué significa?. ¿Requiere alguna acción por tu parte?. ¿Puede esperar? ¿Lo puede hacer otra persona?. Estás son algunas preguntas que te pueden ayudar a tener criterio a la hora de decidir qué hacer y que dejar sin hacer.

El problema viene si crees que siempre tienes que hacer algo con cada asunto que aparece. No sabes por que lo crees, pero lo crees.

Pero lo cierto es que vas a tener que dejar cosas sin hacer. Sí, has leído bien: vas a tener que dejar cosas sin hacer.

Sé que cuesta escucharlo o leerlo. Sé que cuesta pensar que puede tener sentido. Sé que cuesta ser consciente de que es radicalmente cierto porque sabes que tienes más trabajo que tiempo.

“Sólo te puedes sentir bien con lo que no haces, cuando sabes qué es lo que no haces”. David Allen

Pero es posible dejar de hacer cosas y sentirte bien con ello. Esto ocurre cuando haces aquellas cosas que tiene sentido hacer.

Tener claras tus prioridades te ayudará aprender a dejar de hacer cosas sintiéndote bien con eso que dejas sin hacer. Te aseguro que se puede conseguir.

Simplemente tienes que deshacerte de esas creencias que te han “vendido” durante toda tu vida: no pares, haz más, todo es importante, todo es urgente, todo lo de mi jefe, todo lo de mi cliente,… Todo. Manda a paseo esas creencias porque simplemente son eso: creencias.

Hay muchas cosas que haces en tu día a día que, muy posiblemente, deberías dejar sin hacer. Lo sabes. Son cosas fáciles, rápidas, que se te dan bien,… La mayor parte de esas cosas aportan muy poco valor a tu trabajo. Pero esa sensación de ser una persona muy ocupada te mola.

Y, mientras, ese trabajo de verdadero valor que como profesional del conocimiento debes generar, queda para ese momento en que estás con la energía por los suelos. Cuando tienes dos opciones: hacerlo con muchas posibilidades de hacerlo mal o, directamente, no hacerlo.

Hay solución para decidir qué hacer y qué no hacer. Es un proceso que, probablemente, te suponga afrontar cambios en cómo piensas y haces ahora las cosas. Porque no es lo mismo dejar de hacer sin más, que dejar de hacerlas cuando has hecho lo que tenías que hacer aportando valor a tu trabajo, a tus resultados y a tus objetivos. Es decir, cuando haces lo que tienes que hacer.

La efectividad se pierde cuando todo es urgente

Niño vestido de bombero simulando una urgencia

«En esta empresa siempre se pide todo para ya. Todo son prisas y todo es urgente. Llega un punto donde no sabes cómo actuar».

Esta frase me la comentaba un cliente hace unos días en una reunión de trabajo. Es evidente que, cuando todo es urgente existe un problema de gestión. En la mayoría de los casos, se confunden las prisas con las urgencias.

En las organizaciones, muchos de los asuntos que se solicitan con prisas y urgencia obedecen a una gestión deficiente: olvidos que se deberían haber abordado en su momento, sobre-reacciones o infra-reacciones ante situaciones, estilos anticuados de organización o simple incompetencia, consciente o inconsciente.

Los problemas de trabajar con prisas

Todo esto suele provocar que se pida trabajar con prisas, de forma acelerada, sin pensar y provocando un ciclo sin fin de interrupciones. Entornos donde la productividad, el bienestar y la felicidad de la personas es imposible.

Ante estas peticiones aceleradas y supuestamente urgentes, la mayoría de las personas dejan actuar a su sistema emocional y reaccionan sin pensar. Dejan lo que están haciendo y dedican su atención a intentar dar respuesta, por el simple hecho de que se lo han pedido.

“La mayor parte de lo que llamamos gestión consiste en hacer difícil que la gente haga su trabajo”. Peter Drucker

Y es precisamente en ese momento cuando se pierde buena parte de la esencia del trabajador del conocimiento: pensar qué aporta valor, decidir qué y cuándo hay que hacer, y determinar cómo hacerlo.

Este comportamiento de reaccionar irreflexivamente ante las prisas, que es humano y se puede corregir de manera sencilla, puede deberse a diversos motivos:

  • Desarrollo de hábitos improductivos de trabajo
  • Cultura corporativa que fomenta estas situaciones
  • Pleitesía y obediencia hacía egos superiores
  • Ausencia de pensamiento crítico y analítico
  • Supuesta, y mal entendida, comodidad por trabajar sin pensar
  • Falta de responsabilidad y autonomía
  • Etc…

Es evidente que hay algunas urgencias que verdaderamente lo son y que, por tanto, hay que atender, aunque son muchas menos de lo que se suele creer. Sin duda, cuando se da uno de estos casos excepcionales, hay que dar respuesta inmediata.

La solución es la efectividad personal

Sin embargo, la mayoría de las peticiones urgentes y de las prisas en las organizaciones son resultado de la ausencia de hábitos, comportamientos y sistemas de efectividad personal. Y esto se debe, entre otras cosas, a que se da menos importancia de la necesaria a ayudar a los profesionales a aprender a trabajar.

Aunque esta tendencia sigue agravándose cada vez más en muchas organizaciones, afortunadamente también hay otras que comienzan a reaccionar ante esta situación absurda e insostenible, buscando una solución que realmente les ayude a mejorar su competitividad y a que las personas trabajen con enfoque, confianza y sin estrés.

Aún así, queda trabajo por delante para desmitificar las falsas creencias de que los profesionales mejores y más comprometidos son los que trabajan con prisas, solicitando todo para ayer y con la urgencia por bandera.

Porque en realidad se trata de todo lo contrario. Esas exigencias recurrentes y sin previo aviso de información con fecha límite, las convocatorias repentinas de asistencia inmediata a reuniones, las peticiones carentes de un propósito concreto o la  burocracia injustificada son claros síntomas de falta de efectividad.

Así que cuidado con las prisas y las falsas urgencias, porque la efectividad se pierde cuando todo es urgente.

 

#efectividad2017: Mis compañeros creen que tengo superpoderes

 

En el post de hoy, publico la cuarta de las entrevistas que en OPTIMA LAB estamos realizando en 2017 con motivo del «año de la efectividad».

Hoy tengo la satisfacción de entrevistar a David Jodra, responsable del Área de Proyectos de Tyntec, emprendedor y con más de 13 años de experiencia en el sector de las tecnologías de la información.

Conozco a David desde hace tiempo, cuando coincidimos en “épocas profesionales pasadas”, y me siempre me llamó la atención su proactividad para conseguir resultados, su nivel de compromiso, las ganas de aprender y la búsqueda permanente del equilibrio entre las diferentes áreas de su vida.  

En esta entrevista, David nos cuenta cómo conoció la metodología GTD®, su experiencia de aprendizaje y como la efectividad personal ha pasado a formar parte de su vida. Espero que la disfrutes tanto como yo.

David, ¿cómo llegaste al mundo de la efectividad personal?

Después de 5 años trabajando como ingeniero, en 2009 me encontré en una posición de manager en la que el número de tareas se multiplicó exponencialmente y mi anterior sistema de organización iba a explotar. Debía hacer algo, si no el estrés acabaría conmigo.

Pasé horas investigando por Internet, hasta que encontré algo que se llamaba GTD®, que me convenció.

Lo iba haciendo a mi manera hasta que hasta que mi amigo David Sánchez me habló del libro de David Allen y me introdujo de lleno en el mundo de la efectividad personal. Y, a partir de este momento, GTD® se convirtió en una pieza imprescindible de mi vida, tanto personal como profesional.

¿Cómo fueron tus ‘primeros días’ al iniciarte en el mundo de la efectividad personal?

Inicialmente, GTD® era para mi un simple sistema de listas, un “apoyo”. Era muy útil, pero me decía a mi mismo que nunca iba a pasar mucho tiempo solo actualizando mi sistema de organización.

Pese a ello, inconscientemente cada día dedicaba más tiempo a la gestión de GTD®, hasta darme cuenta de que era una inversión: el trabajo productivo era cada vez más rápido y efectivo. No era solo un sistema de listas, era mucho más: me permitía ser 100% productivo en cualquier contexto.

¿Cuáles fueron los principales obstáculos con los que te encontraste? ¿Cómo los superaste?

No solamente me “caí del vagón” varias veces, sino que en algunos casos hasta me pasó el tren por encima.

Cuando no era constante en mi sistema de organización, perdía su utilidad, y llegué a abandonar el sistema durante meses. Luego el estrés regresaba y me ponía a correr hasta atrapar nuevamente el tren.  

La parte positiva es que cada caída vino acompañada por una mejora del sistema, cambiando los puntos débiles que me impedían ser constante por otros más óptimos.

¿Cuáles son los logros que te ha causado una mayor satisfacción conseguir?

En 2014 tomamos la decisión de mudarnos la familia entera de Madrid a Alemania, con dos niños muy pequeños (1 y 3 años). Aparte de empezar en un trabajo nuevo, debía reconstruir mi vida familiar: guardería para los niños, encontrar vivienda, acostumbrarme a un idioma y una cultura distintos…

El nivel de exigencia de lo que tenía por delante era muy alto, por lo que decidí pegarme al 100% a mi GTD®, para que la mente no me bloqueara ante la complejidad. Aunque GTD® no haga milagros, mejoró la efectividad, redujo el stress y me dio grandes resultados en este proceso.

¿Cómo ha contribuido la mejora de tu efectividad personal en tu entorno y/o en tu organización?

Me ha enseñado a pensar de forma más ágil. Cuando tengo un proyecto largo y complejo – personal o profesional –  solo necesito desglosar la siguiente tarea y en cuanto tengo un rato libre ejecutarla sin interferencias, lo que se traduce en mayor efectividad.

Esta actitud genera una sensación de seguridad y confianza que reduce el estrés tanto en mi mismo como en la gente que me rodea.

¿Qué tipo de reacciones has observado en las personas que te rodean a raíz de tu nueva manera de trabajar?

Hay los que me ven como un “friki” y los que demuestran interés y curiosidad. No me suelo encontrar medias tintas. Por suerte, los segundos suelen ser más que los primeros 🙂

¿Qué hábito en particular destacarías como especialmente útil o valioso para ti?

Tras unos años de utilizar GTD®, quise mejorar mi sistema de organización añadiendo las perspectivas de las que habla David Allen en su libro. Cómo había muy poca documentación al respecto, me puse a hacerlo a mi manera, intentado desglosar los propósitos de la vida: ¿para qué estoy en este mundo?

El hábito de priorizar o incluso descartar las tareas de acuerdo a los propósitos que me he definido en la vida me llevó a otro nivel de productividad: se redujeron enormemente los proyectos empezados y no acabados, ya que todo proyecto y sus tareas deben pasar por el filtro de si realmente están alineados con mis propósitos.

¿Cómo convencerías a un amigo de que se anime a mejorar su efectividad personal?

Muchas veces mis compañeros creen que tengo superpoderes, no se me olvida nada y ejecuto las tareas de forma muy rápida.

Cuando les cuentas el “secreto” de los superpoderes, suelen interesarse por cómo funciona realmente GTD®. Incluso en mi trabajo me pidieron si les podía hacer una clase de GTD® para todo el departamento, que también querían aprenderlo. Aprender estos hábitos de efectividad personal son muchos años de voluntad y práctica, aunque la clave es despertar esta curiosidad para empezar.

¿Alguna anécdota, que quieras compartir, respecto a tu proceso de mejora, o como consecuencia de haber conseguido ser una persona más efectiva?

Un hábito muy importante para mí es apuntar cualquier tarea que me venga a la cabeza, en cualquier momento y en cualquier lugar. Es un “outsourcing” de pensamientos que me permite una efectividad y concentración mucho más alta, evitando que estos pensamientos vuelvan 528 veces a mi cabeza. Viene una vez, lo capturo y se va hasta que le toque ser procesado. Y para esta captura suelo utilizar mi móvil. Socialmente esto se ve como “este está siempre mirando whatsapp” aunque realmente se trate de lo contrario, un gran hábito productivo 😉