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GTD® – Captura sin el compromiso de hacer

Servilleta con el texto escrito "Libera tu mente"

Unos de los principales beneficios de utilizar GTD® como sistema de organización para tu vida personal y profesional es el de liberar tu mente.

Liberar tu mente es la consecuencia de dejar de usar tu memoria para gestionar y acordarte de tus asuntos, algo que ya sabes que es poco útil y muy arriesgado porque normalmente tu mente te recuerda las cosas en los momentos más inadecuados.

Frente al error de confiar en que tu mente te va a recordar las cosas cuando tiene que hacerlo, GTD® te propone que la liberes de esa responsabilidad usando un sistema externo y fiable donde empieces a tener tus asuntos controlados.

Como ya has podido leer en el blog, el primer paso para construir ese sistema es capturar lo que llame tu atención y ponerlo en contenedores de confianza para evitar usar tu memoria para recordarlo. Porque como dice el propio David Allen, tu mente está para tener ideas, no para mantenerlas.

Algunas personas que comienzan a usar GTD® tienen sensación de agobio cuando comienzan a capturar porque saben que tienen muchas, muchísimas cosas en la cabeza.

Piensa, por ejemplo, en todo lo que tienes que hacer, lo que te gustaría hacer, posibles ideas, objetivos que persigues, cosas que quieres aprender, conflictos a resolver, lugares por visitar, compromisos que atender,…

Es cierto que ver todas esas cosas recopiladas físicamente y por escrito te puede producir cierta sensación de agobio inicial.

Sin embargo, capturar y sacar todo lo que llame tu atención de tu cabeza no significa que tengas que hacer algo con ello. Simplemente lo has capturado y anotado en un sitio físico para que deje de ocuparte espacio mental y pases a tenerlo controlado.

Más adelante, en otro momento, podrás pensar y decidir que hacer o no hacer con cada una de las cosas que has capturado. Con algunas cosas tendrás que hacer algo lo antes posible, algunos asuntos los podrás delegar en otras personas, de ciertas cosas te desharás porque no serán de tu interés y algunas las querrás revaluar en otro momento.

Como ves, cuando capturas y sacas de tu cabeza todo lo que llama tu atención lo haces sin el compromiso de tener hacer algo con todo eso que capturas. Esto hace que capturar sea tremendamente liberador para tu mente porque ya sabe que, por fin, empiezas a tener controlados tus asuntos.

Mis errores con GTD®(I) #erroresGTD

Persona cortando una rama por el sitio equivocado

Tras 8 años utilizando GTD® puedo afirmar que he cometido muchos errores en el proceso de aprendizaje de la metodología.

Cometer errores es normal cuando avanzas en cualquier disciplina nueva. Seguro que sabes de lo que hablo.

Con la mentalidad adecuada, los errores que cometes son una fuente muy valiosa de aprendizaje para ti y también pueden serlo para otras personas.

En mi caso, he podido avanzar mucho en GTD® gracias a identificar, comprender y corregir mis propios fallos.

Pero, sin duda, he aprendido mucho más de las situaciones por las que otras personas ya habían pasado.

Su experiencia me ayudó a corregir muchas cosas que hacía mal y evitar otras que me hubieran llevado por el camino equivocado.

Por otro lado, en los cursos de mejora de la efectividad que facilito, he descubierto que compartir mis errores y experiencias con GTD® resulta muy útil a los participantes. Además de provocar unas cuantas risas a mi costa 😉

Por todo lo anterior, voy a escribir una serie de post donde iré recopilando los principales errores que he cometido en mi proceso de aprendizaje de GTD®, cómo fui consciente de ellos y cómo los solucioné.

Espero que estos post sobre mis errores te resulten útiles y puedas aprender con ellos. Por favor, sed comprensivos…

GTD®: Utiliza tu mente extendida para ganar la batalla al estrés

Persona mirando a un cerebro gigante que simula ser su mente extendida

Uno de los hábitos que te propone GTD® para eliminar el estrés de tu vida es evitar utilizar tu mente para gestionar los recordatorios de lo que tienes que hacer.

La alternativa que propone es que utilices, en su lugar, un sistema que sí sea útil y fiable para esa función.

GTD® llama a ese sistema «mente extendida» y es el lugar donde anotar los recordatorios de lo que tienes que hacer y la información que necesitas para ello.

Muy pocas veces, por no decir ninguna, nuestra mente nos recuerda lo que tenemos que hacer en el momento preciso en el que necesitamos que lo haga.

Esto genera frustración e incertidumbre, al no poderte fiar de que te vaya a recordar las cosas en el momento adecuado. Tú sabes que es así.

Afortunadamente, si utilizas una mente extendida fiable, como la que propone GTD®, puedes empezar a liberarte de esa agotadora carga y sus indeseables consecuencias.

Sin embargo, tener un sistema de recordatorios es necesario pero insuficiente porque, además de tenerlo, tienes que utilizarlo.

Consultar tus listas de siguientes acciones es fundamental para que te funcione GTD®. Si apuntas todo lo que tienes que hacer en tu sistema, pero luego no lo consultas sistemáticamente para elegir con confianza lo que tienes hacer, tu mente extendida será inútil.

Crear tus listas de recordatorios y dar forma a tu mente extendida es una inversión que te aportará muchos beneficios a la hora de trabajar, pero para obtener estos beneficios tienes que hacer uso de ella.

Solo así podrás trabajar con efectividad y ganar la batalla al estrés.

Efectividad personal: Divide y avanzarás

Pizza cortada en trozos

Es posible que algunas de las tareas que te has comprometido a hacer lleven en tus listas mucho tiempo. Más del que te gustaría.

Tareas que procrastinas una y otra vez, semana tras semana. ¿Te suena?. A mí sí porque, a veces, yo también lo hago…

En ocasiones, esas tareas suelen poco motivadoras, complicadas, de mucha duración… Todas tienen algo en común: tu cerebro las identifica como tareas que no podrá terminar y tachar, así que las deja para otro momento, eligiendo otras acciones que sí puede empezar y terminar.

Un ejemplo de este tipo de tareas puede ser “escribir el informe con toda la actividad comercial del año”. Seguro que si echas un vistazo a tus listas, tienes algún ejemplo más. ¿Te animas a compartirlo? 😉

Cuando te encuentres con una de estas tareas, la buena práctica es dividirla en acciones más pequeñas del tamaño adecuado para poder empezarlas y terminarlas de una vez.

Dividir tareas extensas, complejas o poco motivadoras en acciones más pequeñas ayudará a ponerle las cosas más fácil a tu cerebro para elegirlas y poder avanzar. A tu cerebro le gustan las cosas sencillas.

En lugar de “escribir el informe con toda la actividad comercial del año”, prueba con “hacer un esquema del informe de toda la actividad comercial del año”. Cuanto termines esta acción, podrás ponerte con la siguiente: “escribir X páginas del informe de cierre de año”. Cuando termines esas X páginas, te podrás poner con las siguientes… Y así, poco a poco, lograrás tener escrito el informe.

Si tienes tareas que semana tras semana siguen en tus listas, es posible que la causa sea que tu cerebro las identifica como tareas que no podrá terminar. Si es así, prueba a dividirlas en acciones de un tamaño adecuado y más concretas. Así, seguro que avanzarás.

 

Mejorar tu efectividad depende de ti

mejorar tu efectividad

Todo lo que necesitas para mejorar tu efectividad está a tu alcance.

Sabes que es cuestión de aprender nuevos hábitos e ir haciendo cambios poco a poco. Con paciencia, porque aquí las prisas son el camino equivocado.

Como cualquier cambio que requiere esfuerzo, te puede dar pereza. Reconozco que a mi, a veces, aún me ocurre. Es normal.

También puede que sientas que esto no es para ti. Es más cómodo dejar que tus excusas te sigan dando una palmadita en la espalda: falta tiempo, fuerzas, mucho trabajo, la familia,…

Porque aunque sabes que tienes que cambiar, siempre vas a encontrar motivos para no hacerlo.

Sin embargo, si realmente quieres mejorar tu efectividad ya tienes a tu alcance todo lo que necesitas.

Sabes cuales son las metodologías y técnicas que funcionan, los principios en los que se basan y cómo la neurociencia las avala.

También tienes a tu alcance personas dispuestas a echarte una mano. Personas que hanhemos estado hace tiempo dónde tú estás ahora y que hanhemos cometido casi todos los errores que se pueden cometer.

La receta funciona, el resto son excusas. Mejorar tu efectividad depende de ti, ¿a qué estás esperando?