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GTD® – Las apps y el lado oscuro de la efectividad

«Debes desaprender lo aprendido». Maestro Yoda

En mi experiencia, uno de los principales errores cuando se comienza con GTD® son las ganas injustificadas por encontrar una herramienta sofisticada con la que montar el sistema.

Y lo cierto es que, a la hora de comenzar con la metodología, cuanto menos sofisticada y menos compleja sea la herramienta, mejor.

GTD® es una metodología sencilla y flexible, que se compone de una serie de hábitos y comportamientos que están al alcance de cualquier persona.

La cuestión es que, y ahí está el reto, la clave al iniciar el camino de GTD® es estar abierto a aprender trabajar de una manera diferente.

El problema real viene cuando se pretende «acortar artificialmente» ese camino. Ocurre con GTD® y ocurre con cualquier desarrollo competencial.

Hay personas que, por el potencial que ven en la metodología, creen que pueden acortar el proceso de aprendizaje si dan con la herramienta o aplicación «ideal» sobre la que montar el sistema.

Pierden tiempo, energía e incluso dinero para encontrar esa herramienta. Preguntan a unos y otros. Prueban una, y otra, y otra… Pero ninguna les termina de convencer y las dudas crecen:

  • ¿Avisos por geolocalización?
  • ¿Adjuntar correos?
  • ¿Multiplataforma?
  • ¿Incluir checklist?
  • ¿Gratuita?
  • ¿Se integra con otras aplicaciones?
  • ¿Se pueden ordenar los elementos por prioridad, fecha,…?
  • Etc…

Mientras la búsqueda sigue, los malos hábitos se mantienen.

Y, al final, piensan que GTD® no les termina de funcionar, cuando en realidad nunca se han dado la oportunidad y procastinan lo que es verdaderamente necesario: trabajar en desarrollar los hábitos.

Compaginar el aprendizaje de una nueva herramienta, más aún si es sofisticada o compleja, con los primeros pasos en la metodología es garantía de fracaso. Lo sé, porque yo he estado ahí mucho tiempo.

Poner el nombre de las categorías organizativas de GTD® a una u otra aplicación no hace que sepas ni practiques GTD®. Tampoco un mayor número de funcionalidades te evitará el trabajo de desaprender lo que haces ahora y aprender nuevos hábitos.

Si te dejas llevar por las diferentes alternativas y funciones que ofrecen las aplicaciones y herramientas, acabarás usando algo que será cualquier cosa menos GTD®.

Recuerda, cuando empieces con GTD®, céntrate en los hábitos. Lo único que necesitas para montar un sistema GTD® es un calendario y algo sencillo que sirva para hacer listas.

Ten cuidado con las apps, porque te pueden llevar al lado oscuro de la efectividad. 😉

GTD®: Aprendiendo a caer

Sientes que has perdido el control. Esa sensación de control total sobre todos tus asuntos ha desaparecido.

El estrés ha vuelto. Ese estrés provocado por la sensación de que sabes que hay asuntos que se te escapan. Desconoces lo que son, cuáles son, para cuándo son,…

Sientes que vas de fuego en fuego, respondiendo y apagando lo que puedes y como puedes.

Haces cosas, puede que muchas, pero no sabes bien para qué las haces.

¿Es esto lo que debería estar haciendo ahora?. ¿Se me escapa algo? Dudas. Y ante la duda, consideras que es mejor terminar eso y ya vendrá lo siguiente.

Estás en modo reactivo.

Has perdido la confianza en tu sistema de organización GTD® porque apenas lo revisas ni actualizas.

Vuelves a apuntar lo que tienes que hacer en cualquier sitio. Según surge. Junto a tu sistema GTD® creas un sistema «alternativo» a base de post-it, papeles, notas,…

Has vuelto al estado previo a GTD®. El estrés y el descontrol han vuelto.

Enhorabuena: te has «caído de la tabla».

Te haces preguntas. ¿GTD® no me funciona? ¿«Mi realidad» es tan especial que ni siquiera esta metodología puede ayudarme? ¿Estaré haciendo algo mal?

«Caerse de la tabla» es humano.  Le ha pasado a todas las personas que conozco que se organizan con GTD®. Es normal cuando comenzamos a aprender y desarrollar los hábitos.

En mi experiencia, y en la de mucha gente, GTD® es infalible como metodología para mejorar la organización y eliminar el estrés en el trabajo del conocimiento.

Si tienes la sensación de que GTD® te ha dejado de ser útil es que, como me ha ocurrido a mí en ocasiones, estás dejando de aplicar algo de la metodología o, simplemente, lo estás haciéndo mal.

GTD® está pensado y diseñado sabiendo que, tarde o temprano, te caerás de la tabla. Como en cualquier aprendizaje, hay altibajos. Hay caídas.

Lo mejor de todo es que, cuando estás a punto de caerte de la tabla o incluso ya te has caído, puedes volver a subirte rápidamente.

Porque GTD® te facilita los pasos para volver a hacerlo de forma sencilla. Si te has caído de la tabla, si la sensación de descontrol ha vuelto, solo tienes aprender a caer… y volver a subir.

Recuerda que mejorar tu efectividad es un proceso.

#TransformaTusHábitos: Una serie para comprender por qué hacemos lo que hacemos

«Nada hay más fuerte que el hábito». Ovidio

La semana pasada publiqué una nueva entrada en el blog tras tres meses sin publicar.

Es cierto que el verano a estaba por medio, pero a finales de curso ya comencé a “flaquear” en el hábito de publicar cada semana.

Compartir nuestro conocimiento de forma abierta es parte de nuestro ADN artesano. Este tiempo sin publicar estuvo lejos de apartarme de ese camino, sin embargo se juntaron una serie de situaciones personales y profesionales que me hicieron enfocarme en otras direcciones.

Para este nuevo curso que acaba de empezar, mi intención es retomar ese hábito de publicar y estar contigo cada lunes.

Dejar de escribir me llevó a plantearme muchas preguntas sobre cómo funcionan los hábitos. ¿Qué son? ¿Cómo desarrollarlos? ¿Cualquier persona puede hacerlo? ¿Qué diferencia los hábitos «buenos» de los «malos»?…

Aprovechando esta situación, y que en estos meses he desarrollado también algún hábito del que alejarme ;-), he comenzado la lectura del libro de Charles Duhigg «El poder de los hábitos». A lo largo de los próximos meses me gustaría compartir contigo mis reflexiones, aprendizajes y experiencias sobre su lectura.

Espero que te sea de utilidad y que te animes a acompañarme en este camino para aprender más sobre nosotros mismos. ¿Te apuntas?

XIII Jornadas OPTIMA LAB: la adaptación como proceso efectivo

Lunes 9 de septiembre de 2019. Primer día de colegio para muchos (niños incluidos). Tras acompañar a los míos, afortunadamente sin trauma alguno (tampoco para los padres), vuelvo a casa para prepararme.

Empiezan las XIII Jornadas de Innovación de OPTIMA LAB, casi nada. Trece ediciones desde aquel 2014.

Aún me quedan cosas por hacer antes de salir para buscar a Jordi, que viene de Barcelona, a la estación de Las Rozas.

Tras mandar unos emails y enviar propuestas comerciales con vistas ya al año que viene, preparo la mochila con todo lo necesario y hago la maleta. Van a ser unas jornadas de mucho «hacer».

Sobre las 12:00, recojo a Jordi y salimos rumbo al Hotel Euroforum Arcipreste de Hita, en Navacerrada, donde vamos a pasar los próximos tres días. Aprovechamos el trayecto para ponemos al día en asuntos familiares y arreglar el mundo… nos faltó sólo media hora para conseguirlo.

Al llegar a Navacerrada nos esperaba Sergio, que venía de Gijón. Nos saludamos, echamos unas risas y esperamos a Marta, Paz y José Miguel, disfrutando de las espectaculares vistas hacia el pueblo de Navacerrada y su embalse.

Una vez instalados, cogimos fuerzas con un finger lunch «ligerito» e inmediatamente nos pusimos manos a la obra. Ganas por empezar cuanto antes.

Aprendiendo sobre nosotros

Comenzamos «poniendo» a prueba a Sergio, que recientemente obtuvo su practitioner en la metodología de Roles de Belbin (vaya año que has tenido compañero…) y preparó un detallado trabajo sobre los diferentes roles que tenemos en OPTIMA LAB.

La puesta en común de las conclusiones y el debate posterior, nos ayudó a aplicar algunos cambios de funcionamiento interno. Cambios, como siempre, orientados a mejorar la efectividad.

Dentro de lo más relevante, Jordi ayudará en la coordinación global del buen número proyectos internos y áreas de responsabilidad que tenemos en la red. Por su parte Sergio, irá aportando sus cualidades de finalización en diferentes aspectos.

Otro aspecto muy práctico que revisamos fueron los resultados individuales del Cognitive Preference Survey, orientado a conocer mejor nuestras aptitudes en el marco del aprendizaje.

Como siempre, el debate posterior y puesta en común nos ayudó a identificar ideas para mejorar la experiencia en aula, algo que nos «obsesiona» y que forma parte de nuestro ADN.

Por mi parte, identifiqué tres aspectos relevantes sobre los que trabajar: la observación, la escucha selectiva y el ritmo de comunicación. Personalmente, estoy bastante orgulloso de las mejoras que he realizado en el último año pero hay que seguir trabajando.

De la mano de Jordi, abrimos el debate sobre cómo mejorar el modelo de comunicación interna que usamos en OPTIMA LAB. Hace años que decidimos dejar de utilizar el email internamente, reemplazándolo por procesos y herramientas más efectivas.

También repasamos otros aspectos internos derivados de los cambios en los procesos de gestión de las formaciones, preparación de materiales o facturación.

En este bloque, aprovechamos para hablar sobre los estándares de OPTIMA LAB: nuestro «framework» de actuación en cuanto a valores, coherencia y actitud. Revisamos el estupendo trabajo realizado Paz sobre estos estándares que incluyen, además, las herramientas que utilizamos para optimizar nuestra efectividad como red.

Fin del primer día

Finalizamos la jornada sobre las 18:30 y prácticamente todos los nodos de la red decidimos hacer un poco de ejercicio para desconectar.

José Miguel lanzó la idea de hacer algo de actividad física al finalizar cada día y fue muy bien recibida por algunos «entusiastas».

Tras gestionar varias solicitudes de inscripción para el VIII curso en abierto de formación GTD® oficial, me calcé mis zapatillas para salir con Marta a correr por la zona del valle de La Barranca. La carrera finalmente quedó en paseo, que aprovechamos para disfrutar de unas vistas espectaculares.

Ya de vuelta, nos preparamos para bajar a cenar al pueblo. Optamos por la comida italiana del restaurante Rompicapo, un lugar acogedor, con un gran servicio y una cocina «abierta al reto» que lanzaron Paz, Marta y JM de preparar «la comida italiana más picante del mundo».

Muchas risas, confidencias y situaciones divertidas de la mano, entre otras cosas, de las anécdotas universitarias de Marta. Desde ahora, OPTIMA LAB siempre llevará en su corazón a «el gerente»… nosotros nos entendemos 😉

Segundo día

Comenzamos temprano, como suele ser habitual. Yo baje un poco antes a la sala para prepararla y trabajar un poco en mis cosas antes de desayunar.

Buen ritmo de trabajo tratando varios temas relacionados con desarrollo de negocio, operaciones, ventas y delivery.

El uso de los tableros de Trello nos ayuda a movernos con flexibilidad en este tipo de reuniones en las que cada minuto, cuenta. Sí, se quedan cosas sin hacer, pero sabemos y elegimos qué es lo que se queda sin hacer 😉

Por la tarde contamos con un taller de 5S Digitales, de la mano del maestro Julen Iturbe y Venan Llona. Muchas gracias a ambos por vuestra artesanía y, en especial a Julen por estar ahí a pesar de esa afonía.

5S Digitales plantea soluciones sencillas y aplicables, tanto al plano personal como profesional, para organizar y relacionarnos de forma más óptima con el complejo entorno digital.

Se trata de una metodología completamente flexible y potente que ayudaría a muchas personas y organizaciones a dejar de perder tiempo gracias al desarrollo de acciones y procesos digitales sencillos.

Aunque muchos de los conceptos que vimos en el taller ya los aplicamos en OPTIMA LAB, seguro que nos ayudará a reflexionar de cara a nuevos cambios y futuras mejoras.

Personalmente, me lleve ideas que comencé a aplicar durante el propio taller, otras voy a incubarlas y algunas las plantearé para aplicar en casa (creo que ya tengo candidato para el rol «5S owner» en casa).

Al finalizar este segundo día, la lluvia nos impidió salir a disfrutar del entorno como el día anterior. Así que aproveché para hacer algo de ejercicio en la habitación y meditar un rato antes de irnos a cenar.

Bajamos de nuevo al pueblo y esta vez, el lugar elegido fue el restaurante La Almadraba. Nos acompañaron Venan y Julen, a quien «apartamos» para evitarle el sufrimiento de forzar la voz en la conversación 😉  Eso sí, estuvo bien entretenido degustando los paquetitos de picos que nos sirvieron. Es lo que tienen los maestros…

La cena fue muy divertida. Me quedó claro, gracias a Marta, que mi habilidad para hacer selfies es, literalmente, lamentable. Por suerte, nos dio un buenos consejos de cómo mejorarlos… Veremos.

Tercer día: innovando en la experiencia de aprendizaje

Tras despedirnos de Julen y Venan después del desayuno, volvimos a nuestra sala para afrontar las últimas cuatro horas de trabajo.

Buena parte de la mañana la dedicamos a la innovación para mejorar la experiencia de aprendizaje de nuestros clientes.

Jordi expuso los cambios que vamos a introducir en las próximas versiones de nuestras formaciones de Nivel 1 de GTD®. Estos cambios están orientados a mejorar la experiencia en aula y facilitar el acompañamiento posterior gracias a un completo programa de refuerzo del aprendizaje, que contará con herramientas innovadoras y potentes.

Este enfoque, junto a los módulos online que lanzamos antes del verano, garantizan el éxito de mejorar la efectividad personal con GTD® a cualquier persona suficientemente comprometida.

Terminamos el tercer día con la exposición de nuestras reflexiones personales sobre las propias jornadas, el futuro de la red y del negocio.

Reflexiones y cierre

OPTIMA LAB se ha convertido en el referente en efectividad gracias al trabajo realizado durante todos estos años, y así nos lo dicen nuestros clientes.

Los resultados que estamos consiguiendo son consecuencia de perseguir e insistir en nuestro propósito y de aplicar nuestro modelo de negocio: hacer bien las cosas correctas.

El objetivo para este curso que empieza es ambicioso y retador. Trabajando desde los principios que nos han traído aquí, aprendiendo de los errores y potenciando las fortalezas que tenemos, seguro que lo conseguiremos.

Y para finalizar, aprovecho para dar las gracias a Paz por la estupenda organización de estas Jornadas. Mención especial para Marta, por todo lo que ha aportado en su debut y por «facilitarme» el hilo musical en la habitación. Y también a Jordi, Sergio y José Miguel por los buenos momentos que hemos pasado.

¡Nos vemos en las siguientes!

5 barreras al empezar con GTD®

Persona de negocios superando barreras atletismo
Dice David Allen que todas las personas que utilizan GTD® han tenido que superar barreras en el aprendizaje de la metodología. Estoy completamente de acuerdo.

Cada persona está acostumbrada a pensar y a hacer las cosas de una determinada manera. Los hábitos que tenemos, buenos o malos, forman parte de nosotros y cambiarlos lleva su tiempo.

GTD® plantea una manera diferente, sencilla y potente de relacionarte con tu entorno y tu realidad. Y eso supone un reto de aprendizaje y de cambio.

Ante este tipo de retos, es normal que las personas se sientan incómodas. Pueden tener la sensación de que les costará esfuerzo, que los resultados no serán inmediatos e incluso que el cambio será demasiado.

Lo cierto es que, si se hace lo adecuado, los cambios siempre son más sencillos de lo que parece, aunque haya que superar barreras. Con GTD® también.

Si estás empezando con GTD®, estas son algunas de las barreras o dificultades que te puedes encontrar… Y superar:

  • Hacer una limpieza física completa de tu lugar de trabajo, casa, despacho,… Es cierto que puede ser muy útil hacerlo al principio, pero es prescindible. Si te bloquea al empezar, siempre podrás hacerlo más adelante.
  • Sentirte incapaz de usar todo lo que propone GTD®. Al comenzar, puede parecer que GTD® supone muchos cambios respecto a tu forma actual de trabajar. Ten paciencia, ve dando pequeños pasos y verás como todo va encajando poco a poco.
  • Ignorar por dónde empezar. Una de las ventajas de GTD® es su flexibilidad. Puedes empezar usando todos los hábitos que propone o por los que más valor te aporten e incorporar el resto más adelante. Lo importante es empezar.
  • Buscar la herramienta perfecta. Sin duda, uno de los riesgos más habituales en el aprendizaje de GTD®. Para usar GTD®, únicamente necesitas un calendario, algo para hacer listas y un sistema de archivo. La mejor herramienta para empezar con GTD® es una que ya sepas utilizar y cumpla con lo anterior. Cuanto más sencilla, mejor.
  • «Saltarte» la Revisión Semanal. Este hábito es fundamental y sin él, GTD® dejará de serte útil. A muchas personas les da pereza desarrollar este hábito porque lo entienden y enfocan mal. Si quieres saber como hacer una Revisión Semanal, te recomiendo esta serie de Jordi Fortuny.

La barreras y dificultades a las que te puedes enfrentar cuando empiezas con GTD® son consecuencia de tus creencias e interpretaciones. Todas las personas pasan por eso.

La buena noticia es que tienes a tu disposición toda la información y experiencia necesaria para superarlas.

Así que cuando te encuentres con alguno de estos obstáculos, sigue adelante. Superarlo te llevará un paso más adelante en el camino para dominar GTD®.