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10 beneficios que conseguirás usando GTD®

persona feliz usando GTD®

Llevo usando GTD® en mi vida personal y profesional desde hace 9 años, y puedo afirmar sin ninguna duda que cambió mi vida.

Evidentemente he tenido momentos, sobre todo al principio, en los que continuar usando GTD® me supuso un esfuerzo extra por diversos motivos: falta de compromiso por mejorar, impaciencia por conseguir resultados rápidos y fáciles, falta de claridad en conceptos claves, adaptar lo que propone GTD® en lugar de aplicarlo correctamente,… La lista es amplia.

El esfuerzo valió la pena, y hoy me gustaría compartir contigo 10 de los beneficios que, en mi experiencia, cualquier persona que use GTD® puede experimentar. Espero que te resulten estimulantes 😉

  1. Tener sensación de control absoluto sobre tus asuntos. Con GTD® sabes lo que tienes en marcha, qué quieres conseguir y qué tienes que hacer para conseguirlo. La sensación de que se te olvida algo y no sabes lo que es, directamente desaparece.

  2. Mayor anticipación. En general, en cualquier asunto en el que estés trabajando, podrás cumplir con anticipación las fechas a las que te has comprometido gracias a comenzar, en cuanto tienes oportunidad, a dar pequeños pasos para avanzar en tus proyectos.

  3. Responder con agilidad. Los imprevistos forman parte de nuestro día a día y eso, siento decirlo, no lo cambia GTD® (ni ningún sistema o metodología). Sin embargo, tener tu mente más liberada te ayuda a evaluar con mayor claridad la verdadera necesidad de atender esos imprevistos o, como también es posible, capturarlos para decidir qué hacer con ellos más adelante.

  4. Eliminar la frustración que supone no acordarte de lo que tienes que hacer cuando podrías hacerlo y, también, la frustración de acordarte de lo que tienes que hacer cuando no puedes hacerlo. Utilizar un sistema de organización fiable, completo y actualizado te permite consultar en cada momento lo que tienes que hacer en el momento en el que tiene sentido. Si revisas adecuadamente ese sistema, consigues acordarte de todo… ¡Sin tener que recordar nunca nada!

  5. Mantener el foco en lo que estás haciendo, sin distraerte. Tanto si estás trabajando como si estás descansando, conseguirás «estar a lo que estás», centrando tu atención en lugar de dispersarte. No obstante, si eso ocurre, GTD® pone a tu alcance estrategias que funcionan para volver a enfocarte en lo que estabas haciendo.

  6. Llevar un control de todo lo que has delegado. Gracias a la lista «A la espera», tendrás un inventario actualizado para hacer un seguimiento efectivo de todo lo que estás esperando de los demás consiguiendo que no se te escape ni una… Y ayudando a los demás a que tampoco se le escapen 😉

  7. Reducir las interrupciones y su impacto negativo. Las diferentes listas de «Agendas» son una estupenda herramienta para erradicar las interrupciones constantes, mejorando así la gestión de equipos y la coordinación con otras personas.

  8. Aumentar tu claridad y confianza en la toma de decisiones sobre lo que tienes que hacer y para qué lo tienes que hacer, evitando sobrecomprometerte con más de lo que tiene sentido y puedes atender.

  9. Ganar confianza y conseguir una visión global de todos los asuntos que tienes entre manos. Gracias al hábito de la Revisión Semanal, aprendes la importancia de revisar todo tu sistema para tomar conciencia de tu realidad. Tener esa visión global con regularidad, te permite ganar seguridad y confianza semana tras semana.

  10. Inspiras confianza a tu entorno. Mejorar tu efectividad personal con GTD® tiene muchos impactos positivos en tu vida, y también los tiene para tu entorno. Te conviertes en una persona más fiable, consiguiendo que las prisas con las que te piden las cosas se dilaten, te interrumpan menos, evitas que te estén recordando constantemente las cosas,… Inspiras confianza a los demás.

La realidad es que en determinados momentos podrás alcanzar algunos de estos beneficios y estar más lejos de otros. Pero con GTD® sabes que la opción siempre estará ahí.

La realidad es cambiante y usar GTD® te ayuda a anticiparte y adaptarte con agilidad a esos cambios, aumentando tu sensación de control, posibilidad de enfoque y reduciendo significativamente el estrés.

Obviamente, conseguir de manera sostenida estos beneficios que aporta GTD® requiere de dedicación, tiempo y, sobre todo, ganas de cambiar y mejorar tu situación.

En mi caso, me llevó un esfuerzo y un tiempo que hubieran sido mucho menores de haber tenido la oportunidad de aprender sin errores, aclarar dudas y saber cómo montar un sistema GTD® funcional desde el primer momento.

Afortunadamente, está en tu mano comenzar a cambiar cosas y empezar a vivir nuevas sensaciones y los beneficios que te aportarán. ¿Te imaginas cómo será tu vida cuando lo consigas?

Cinco reflexiones tras mi último curso abierto de formación GTD® oficial

III Curso abierto formación GTD Oficial

Los pasados 26 y 27 de noviembre tuve la oportunidad de facilitar el tercer curso abierto de formación GTD® oficial en Madrid, de la cual ya se han celebrado tres ediciones en 2018, y hay prevista una nueva convocatoria a finales de enero.

Las solicitudes de inscripción continúan llegando, señal de que cada vez son más las personas que buscan soluciones sostenibles y que funcionen para mejorar su efectividad, organizarse mejor y reducir el estrés.

Para mí, estos cursos abiertos son especialmente enriquecedores y suponen un doble reto.

El primero es el de contar con participantes de perfiles diversos: personas que provienen de la gran empresa y de la PYME, autónomos, empresarios, directivos,… Combinar en aula sus experiencias y particularidades es un desafío muy motivador.

Otro reto significativo es contar con participantes que no han tomado contacto aún con GTD® junto a personas que ya lo conocen. Una diversidad que enriquece aún más la experiencia en el aula.

Aprovechando esta experiencia, me gustaría compartir contigo algunas reflexiones que me encuentro repetidamente en las formaciones que facilito para la mejora de la efectividad personal con GTD®. Ahí van.

1. La mente y el trabajo del conocimiento

Como trabajadores del conocimiento, las personas deben aprender cómo funciona la principal herramienta con la que trabajan en su día a día: su propia mente.

Muchas personas dedican recursos en aprender cómo utilizar herramientas tecnológicas pero dedican muy poco a conocer cómo relacionarse con su entorno de manera efectiva: por qué nos comportamos como nos comportamos y qué podemos hacer si queremos cambiar algo.

Entender cómo funciona nuestra mente es, en mi experiencia, fundamental para abordar con éxito la mejora de la efectividad personal.

2. La paciencia es clave

Los cambios que merece la pena conseguir llevan su tiempo.

Muchas personas pretenden encontrar, lógicamente sin éxito, la pastilla mágica que les permita organizarse mejor y dejar atrás el estrés, sin hacer el menor esfuerzo.

Es absurdo que pretendas dejar atrás, en pocos días, hábitos nada efectivos que llevas haciendo durante años.

Sin embargo, sí puedes interesarte por aprender qué puedes hacer y comenzar, poco a poco, a introducir pequeñas acciones para cambiar tus hábitos.

Tienes que empezar a ocuparte de lo que puedes hacer para mejorar. Afortunadamente, ya sabemos qué hay que hacer y cómo hacerlo.

3. Primero los hábitos, la tecnología después

Ninguna herramienta va a hacer por ti el trabajo que debes hacer tú para mejorar tu efectividad.

En mi experiencia, poner el foco en encontrar alguna herramienta tecnológica antes de entender y desarrollar los hábitos necesarios es garantía de fracaso.

La efectividad en el trabajo del conocimiento es cuestión de hábitos: pensar y decidir, organizarte mejor, trabajar con enfoque, gestionar las interrupciones de manera proactiva,… Todos estos hábitos los tienes que desarrollar tú, ninguna herramienta lo hará por ti.

4. Revisar, revisar y revisar

Si quieres un sistema de organización fiable, debes revisarlo regularmente.

En un mundo volátil, incierto, complejo y ambiguo, pretender que tu sistema se mantenga completo, actualizado y útil sin dedicarle atención regularmente es inviable.

Por eso, te guste o no, tendrás que invertir tiempo de calidad en reflexionar sobre tus compromisos y revisar tu sistema. Hacerlo de manera regular es la manera de que todo encaje.

5. ¿Qué está en tu zona de influencia?

Ningún sistema de organización personal va a cambiar tu entorno.

Vas a seguir teniendo interrupciones, tendrás que atender situaciones urgentes (aunque realmente no lo sean), el trabajo seguirá llegando en cantidades superiores a las que puedes darle respuesta, las prioridades cambiarán a menudo,….

Todos esos factores externos, y que tanto interfieren en tu día a día, seguirán estando ahí. En parte porque forman parte de la naturaleza del trabajo de conocimiento.

La buena noticia es que hay muchas cosas que sí puedes aprender a hacer de manera diferente y que, además, están dentro de tu zona de influencia.

Como comentaba una persona al finalizar el último curso: “Hay esperanza y depende de mi” 😉

En resumen…

Mejorar tu efectividad es un camino sencillo aunque no inmediato. Saber qué hacer, por qué, para qué y cómo hacerlo es clave para avanzar con paso firme.

Conocer cómo funciona y reacciona tu mente frente a las situaciones de tu día a día te ayudará a comprender por qué haces lo que haces. Algo fundamental para comenzar a cambiar y mejorar.

Espero que las reflexiones de este post te hayan sido útiles y te animo a que, si te apetece, reflexiones también sobre ellas y lo compartas en los comentarios. ¡Te espero!

Una mente vacía es una mente libre de estrés

“Si tu mente está vacía, siempre estará preparada y abierta a cualquier cosa”. Maestro Zen Shunryu Suzuki

Ya sabes que GTD® contribuye a mejorar la calidad de vida de las personas mediante el desarrollo una serie de hábitos con los que mejorar su efectividad personal.

Liberarte del estrés, organizarte mejor y conseguir avanzar en los resultados que son importantes en tu vida pasa, entre otras cosas, por conseguir sensación de control sobre tus asuntos, seas consciente o no de ellos.

Para avanzar en esa sensación de control, una de las primeras cosas que debes hacer es dejar de utilizar tu mente para intentar recordar todo lo que tienes que hacer. Algo que tú ya sabes que es inútil y sólo contribuye a aumentar tu nivel de estrés.

Imagina liberarte de ese estado que llevas sufriendo durante tanto tiempo y pasar a disfrutar de la tranquilidad que supone tener sensación de control sobre todo eso que ahora tienes descontrolado, probablemente sin ser consciente de ello.

La forma efectiva de conseguirlo es utilizar un sistema de organización personal que esté fuera de tu mente. Un sistema que sea completamente fiable donde puedas tener los recordatorios y la información sobre todos tus asuntos. Suena bien, ¿verdad?

Precisamente, ese es el sistema que conseguirás con GTD® y con el que podrás liberar a tu mente del estrés y disfrutar de una mente vacía.

Porque una mente vacía es una mente libre de estrés, una mente que no te recuerda las cosas cuando no puedes hacer nada con ellas y que te permite centrarte en lo que haces en cada momento porque no te distrae constantemente.

La ciencia cognitiva ya ha demostrado que las personas son más efectivas, tanto en su vida personal como profesional, cuando alcanzan ese estado de mente vacía. Algo que, por otra parte, es sabido desde hace miles de años en algunas culturas.

Cuando consigues que tu mente esté vacía, disfrutas de ese necesario espacio mental libre para afrontar adecuadamente y sin estrés las situaciones de tu entorno.

¿A qué estás esperando para alcanzar ese estado?

#erroresGTD: Ante todo, deportividad

grupo de niños jugando con deportividad

Hace unos meses escribía sobre la intención de comenzar una serie de post con los principales errores que he cometido a lo largo mi camino de aprendizaje de GTD®.

La intención de este post es compartir el enfoque que tendrán los post de la serie para que sean lo más útiles posible, tanto para las personas que están empezando como para aquellas que llevan un tiempo usando la metodología.

En los próximos post, iré pasando por cada uno de los cinco pasos de la metodología (Capturar, Aclarar, Organizar, Reflexionar y Ejecutar) comentado los principales #erroresGTD que cometía… tanto en mis inicios con el método como cuando tenía más experiencia 😉

Para cada error haré un análisis de ciertos aspectos, como por ejemplo:

  • Por qué era un error
  • Qué consecuencias tenía
  • Cuál es la mejor práctica recomendada en cada caso
  • Por qué funciona y qué ventajas aporta

Espero que esta serie te sea de utilidad para identificar posibles errores que estés cometiendo.

También espero que te ayude a evitar que cometas algunos de los errores que yo cometí y que puedas avanzar firmemente en tu camino para organizarte con eficacia y reducir el estrés dominando GTD®.

Porque si estás aprendiendo GTD®, también si lo usas desde hace tiempo, cometerás errores. Pueden ser de interpretación, de falta de práctica, de implementación en una herramienta o, y estos son los más peligrosos, errores de ego.

Pero cometer errores es normal en cualquier proceso de aprendizaje. Lo importante es identificar cuándo cometes un error, tener humildad para reconocerlo y ganas de aprender para evitar cometerlo de nuevo.

Me encantaría que compartieras los errores que has cometido o que sigues cometiendo… Aprovecha que estamos solos y nadie nos lee. Porque todo esto va, sobretodo, de tomarlo con deportividad 😉

Photo by HT Chong on Unsplash

Gestión del tiempo: la gran mentira para mejorar tu efectividad

Un hombre atrapado en un reloj

“Sólo tú puedes decidir qué hacer con el tiempo que se te concede”. El Señor de los Anillos

Según la RAE, una quimera, además de un ser mitológico con cabeza de león, vientre de cabra y cola de dragón, es «aquello que se propone a la imaginación como posible o verdadero, no siéndolo.»

Lamentablemente, el término «gestión del tiempo» continúa siendo una quimera demasiado utilizada en pleno siglo XXI por algunas personas que se dedican a la productividad personal.

En nuestra sociedad, es un hecho que las personas tienen dificultades para balancear su vida personal y profesional, para dejar de hacer por hacer las cosas y pasar a hacer lo que tiene sentido en cada momento, para llevar una vida sin estrés,…

Dificultades que, en ocasiones, afectan a la salud física y emocional y que se deben tomar muy en serio evitando pseudosoluciones inútiles.

Gestión del tiempo: cómodo, nada ético e inútil

Algunas personas justifican el concepto «gestión del tiempo» porque es algo que les resulta cómodo de explicar.

El camino del conocimiento, del desarrollo o de la mejora puede ser muchas cosas, pero el término «cómodo» se ajusta poco a esos procesos. 

Además, lo cómodo pocas veces coincide con lo correcto.

Por ejemplo, ¿se te ocurriría explicarle a un niño que, cuando llueve, es debido a que las nubes están tristes?.

Para ti, adulto atareado, sería muy cómodo quitarte de encima la sana curiosidad del pequeño con esa pseudoexplicación, pero sería nada ético y algo inútil para la pobre criatura. También para ti.

A corto plazo igual consigues que te deje en paz pero a la larga sabrá que era mentira y su confianza se verá afectada. Los niños son niños, pero para nada son tontos. Con los adultos pasa algo parecido.

Si te están hablando de cómo mejorar tu gestión del tiempo ya sabes cómo te están tratando.

Gestión del tiempo: el problema no es tuyo

Otra ventaja de la gestión del tiempo para quienes se dedican a ello es que lleva la causa del problema fuera de la zona de influencia de las personas que buscan una solución para mejorar su vida.

Y eso, aunque no te guste, sabes que para nada es cierto. Si quieres mejorar algo, de verdad, tienes que empezar por cambiar aquello que está en tu zona de influencia.

Es muy fácil decir, y vender, que la culpa es del tiempo porque es escaso pero que tú podrás estirarlo como si fuera chicle, o maximizarlo como si pudieses invertirlo.

Siento decirte que el tiempo está ahí… y que es completamente inocente respecto a tu falta de efectividad porque en tu mano está todo lo que puedes hacer para mejorarla.

Domina tu tiempo… ¡suerte!

Supón que algún gurú bienintencionado te ilumina con su conocimiento y te transfiere la capacidad de gestionar mejor tu tiempo.

Te voy a pedir, por favor, que dediques unos segundos a verte en esa situación, escuchar atentamente los sonidos del entorno y prestar atención a tus sensaciones.

Por fin, ahora ya podrías gestionar el tiempo pero, ¿qué harías? ¿Cómo lo gestionarías? ¿Cuántas horas al día querrías o necesitarías tener? ¿26, 31, 48,…?

Tú ya sabes que la respuesta da igual porque tus responsabilidades, tus compromisos, los resultados que quieres conseguir,…, son los que son.

También sabes que si tuvieses más tiempo te comprometerías con más cosas y estarías de nuevo en la misma situación y con el mismo problema. Porque lo que realmente necesitas es una manera de autogestionarte de manera efectiva.

Pero vamos a suponer que el día tuviese las horas que inocentemente crees que serían suficientes. Genial, ¿verdad?

Ahora, por favor, reflexiona: ¿está tu cuerpo preparado para aguantarlo? ¿Podrías mantener tu atención, tu claridad mental y tu energía todo ese tiempo?.

Sabes que no… ¡pero si no damos ni para 24 horas!

La gran verdad de la gestión del tiempo

La gran, y única, verdad de la gestión del tiempo es que es mentira.

No hay hábito, técnica, truco o pseudociencia que te permita gestionar tu tiempo mejor… ni peor.

Entonces, ¿porque se sigue utilizando este concepto?.

Sinceramente, no lo sé. Te aconsejo que se lo preguntes a quienes lo siguen utilizando aunque, cuidado, igual les pones en un compromiso, así que no lo hagas.

Quiero pensar que si hay personas que siguen utilizando este caduco e inútil concepto de la gestión del tiempo es debido a que creen que es fácil de entender y que todo el mundo sabe lo que se quiere decir con ello. ¿Todo el mundo?.

Recientemente, en uno de los cursos para la mejora de la efectividad que facilito, pregunté a diferentes personas qué entendían por «gestión del tiempo» y estas fueron algunas de las respuestas:

  • organizarme mejor
  • tener más tiempo para mí
  • hacer más cosas
  • sacar trabajo adelante
  • dejar de estar apagando fuegos todo el tiempo
  • llegar a todo

Sí, sin duda todo el mundo entiende lo mismo por gestión del tiempo…

Y entonces, ¿qué?

No voy a decirte que la solución para mejorar de verdad tu efectividad personal pasa por aprender GTD®.

Pero sí me gustaría que te llevases algunas ideas útiles para reflexionar y sobre las que puedes trabajar para mejorar de verdad:

  • Toma consciencia de tu responsabilidad, todo lo que puedes hacer para mejorar tu efectividad y tu organización depende de ti.
  • Ya has visto que intentar gestionar el tiempo es inútil y absurdo. Sin embargo sí que puedes gestionar recursos como tu atención o la energía que tienes y hacer un uso óptimo de ellas.
  • Siempre vas a tener más cosas para hacer que tiempo para hacerlas. La clave es que aprendas a elegir bien qué hacer en cada momento y qué dejas sin hacer, con la tranquilidad y confianza de eliges lo correcto en cada momento.
  • Desde hace años, la ciencia cognitiva avala soluciones que funcionan y que nada tienen que ver con la gestión del tiempo. Busca soluciones fiables y objetivas, déjate de rollos.

Si necesitas balancear tu vida profesional y personal, organizarte mejor, trabajar con enfoque, reducir estrés y ser más feliz, tienes que tomártelo en serio y huir de esa gran mentira que es la gestión del tiempo. Porque hay demasiado en juego.