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LACTAMOMENT: Innovación para trabajar con efectividad

Saber gestionar la atención de manera óptima es clave para la efectividad de los profesionales del conocimiento.

Significa la diferencia entre realizar un trabajo reactivo y poco efectivo, o conseguir resultados trabajando con enfoque y confianza.

Uno de los peores enemigos que existente en las organizaciones a día de hoy es el elevado número de interrupciones que sufren, y provocan, las personas que trabajan en ellas.

Estas interrupciones constantes impactan negativamente sobre la calidad del trabajo. Cuanto mayor es el número de interrupciones, mayor es la probabilidad de que las personas trabajen sin enfoque y peores sean los resultados.

Por ello, todas las personas necesitan aprender a gestionar proactivamente las interrupciones y trabajar con enfoque en las cosas más significativas si quieren mejorar su efectividad. Por suerte, como ya sabemos, se puede aprender a ser personas efectivas.

Las organizaciones también pueden hacer mucho dentro de su zona de influencia para proporcionar un entorno de trabajo efectivo, teniendo siempre presente que la efectividad de una organización es resultado de la efectividad personal de sus profesionales.

Hace unas semanas, desde OPTIMA LAB, tuvimos la oportunidad de colaborar en el desarrollo y lanzamiento de un programa puntero en el ámbito de la efectividad organizativa: LACTAMOMENT.

LACTAMOMENT es una iniciativa promovida por el Departamento de Recursos Humanos de LACTALIS PULEVA, dirigido por Sonia Rodríguez Muriel.

Se trata de un programa orientado a facilitar a sus profesionales los recursos necesarios para gestionar proactivamente las interrupciones externas y poder así trabajar con enfoque.

Conscientes de la necesidad de que las personas necesitan gestionar mejor su atención, LACTALIS PULEVA quería y buscaba soluciones reales para ayudar a sus profesionales, motivo por el que se pusieron en contacto con OPTIMA LAB para que les asesorásemos con el proyecto.

Nuestra colaboración se centró en tres aspectos:

  • Diseño de la política y los contenidos 
  • Elaboración del plan de comunicación
  • Implantación del programa

En el  diseño de la política y los contenidos del programa ayudamos a definir las pautas y comportamientos para trabajar con enfoque. Por ejemplo, cómo comunicar y preparar el entorno, cómo gestionar proactivamente las interrupciones o consejos sobre la frecuencia de uso.

En el plan de comunicación colaboramos con María Reyes Roldán, del Departamento de Recursos Humanos de LACTALIS PULEVA, creadores de la idea y el diseño de LACTAMOMENT, y con la diseñadora gráfica  Lucía Jiménez Barca, autora del díptico. En esta fase, ayudamos en la preparación de los materiales de apoyo al lanzamiento y la guía de uso del programa definiendo la mejor manera de redactar los mensajes, eliminando posibles ambigüedades y validando el contenido.

En cuanto a la implantación,  hemos llevado a cabo varias sesiones del curso GTD® Fundamentals & Implementation Lab en las que han participado más de 60 personas durante dos meses. En estas sesiones, aprovechamos para explicar la iniciativa a los participantes y cómo GTD® podría ayudarles a obtener el máximo beneficio del programa.

Actualmente seguimos trabajando en más proyectos de consultoría para la mejora de efectividad organizativa. Ha sido una gran experiencia colaborar con LACTALIS PULEVA en este programa y comprobar el apoyo creciente de organizaciones a este tipo de iniciativas pioneras para la mejora de la efectividad.

 

#GTD: ¿qué hay que capturar?

Ya hemos visto en anteriores posts que capturar es un hábito muy liberador que te aporta muchas ventajas.

Como sabes, él hábito de capturar en GTD consiste en poner en contenedores de confianza, que vaciaremos con regularidad, aquello que capta nuestra atención sin pensar ni tomar decisiones sobre ello.

Capturar es el primer paso para construir un sistema de organización personal completamente fiable que te permitirá dejar de usar tu memoria para acordarte de lo que tienes que hacer. ¿Te imaginas viviendo así?

Además, al capturar enfrías el pensamiento dejando de decidir en caliente (ya sabes como suelen ser las decisiones que tomas en caliente) y, también, te permite hacer una gestión proactiva de las interrupciones.

En los cursos y talleres que facilito como trainer certificado en metodología GTD, aparece con frecuencia la duda sobre qué es lo que hay que capturar. Es algo normal debido a la diferencia que existe entre el significado de capturar en el lenguaje coloquial y en GTD.

¿Qué hay que capturar?

En GTD capturamos “incompletos”, es decir, algo sobre lo que tendremos que completar el ciclo de pensamiento más adelante.

Un incompleto es algo que en un momento dado ha captado nuestra atención y, en ese mismo momento, lo capturamos con una herramienta de captura o lo ponemos en una bandeja de entrada.

Cualquier cosa que aparezca por tu mente y que pueda tener un valor potencial para ti, debes capturarlo para sacarlo de tu cabeza y dejarlo en un sitio donde luego decidirás qué hacer o qué no hacer con ello.

Captar tu atención

Veamos un ejemplo de qué quiero decir con la expresión “captar tu atención”.

Imagina que vas por la calle caminando con un amigo y veis un cartel de publicidad sobre el estreno de una película que capta vuestra atención.

En tu caso, el cartel te ha llamado la atención porque hace tiempo que no vas al cine y te apetecería ir de nuevo.

A tu amigo el cartel le ha llamado la atención simplemente porque es un anuncio muy llamativo, sin que tuviese ningún valor potencial para él.

Para ti, eso del “anuncio de la película” tiene un valor potencial (volver a ir al cine). Para tu amigo, el anuncio no tiene ningún valor potencial (es, simplemente, un suceso llamativo sin más).

En tu caso, capturarías con alguna herramienta de captura algo del estilo “ir al cine” o, mejor aún, “cine”. Sin embargo, tu amigo, no capturaría nada en esta ocasión.

¿Dónde está el límite?

Algunas personas tienen dudas sobre donde está el límite entre tener un valor potencial y no tenerlo. Y, en mi experiencia, no hay un criterio objetivo para determinar ese límite.

Como hemos visto en el ejemplo, un mismo suceso puede tener un valor potencial para una persona y no tenerlo para otra.

En caso de que tengas dudas sobre si capturar algo o no, siempre aconsejo lo mismo:  captura.

Capturar algo no te compromete a nada. Al capturar, simplemente, estás sacando eso de tu cabeza para darte la oportunidad más adelante de pensar y decidir cuál es su significado para ti y qué hay que hacer o no con ella.

Conclusión

Capturar es un hábito que te ayudará a vaciar tu cabeza y comenzar a construir un sistema de organización completamente fiable.

Cualquier cosa que aparezca por tu cabeza (una idea, algo de lo que te acuerdes, una ocurrencia,…) que capte tu atención y tenga un potencial valor para ti, debes capturarlo.

Cuando tengas dudas sobre si capturar algo o no, es mejor que lo captures y lo saques de tu cabeza. Recuerda que capturar mucho es un hábito muy productivo y muy liberador que te ayudará a despejar tu mente.  

#ProfesionalesDelConocimiento: el trabajo de definir tu trabajo

Uno de los mayores retos a los que se enfrentan los profesionales del conocimiento en la actualidad es el de saber, en lugar de suponer, qué es lo que tienen que hacer.

Peter Drucker dejaba claro hace años que los profesionales del conocimiento, antes de hacer algo, debían responderse la siguiente pregunta: ¿Cuál es la tarea que hay que hacer?.

Al finalizar los talleres y cursos sobre mejora de la efectividad que facilito, muchas personas reconocen que apenas piensan y deciden sobre cuáles son las tareas concretas que deben hacer, y que sus respuestas y actos suelen ser instintivos, gobernados por el Sistema 1 y basados en pensamiento supositorio.

Y es que, la mayoría de las veces, suponemos que es lo que hay que hacer en lugar de saber qué es lo que hay que hacer.

¿Qué es definir el trabajo?

Como veíamos en el post anterior, definir el trabajo es uno de los tres tipos de trabajo que todo profesional del conocimiento tiene que como responsabilidad.

Frente a lo que ocurre en los trabajos de naturaleza manual, donde la tarea que hay que hacer está ya definida y es concreta, en el trabajo del conocimiento no ocurre lo mismo. Definir el trabajo es algo imprescindible para los profesionales del conocimiento y es un trabajo en sí mismo.

Para poder hacerlo, deberás pensar sobre tu trabajo y decidir si tienes que hacer algo con ello o no, y en el caso de hayas decidido que hay que hacer algo debes concretar qué es lo que hay que hacer y qué tiene que pasar para que esté hecho.

Se debe aprender a definir el trabajo

Cualquier profesional en la actualidad que quiera conseguir resultados debe aprender a definir el trabajo. Si desconoces o sólo supones qué es lo que hay que hacer y qué tiene que pasar para que esté hecho, será muy difícil saber si has llegado donde querías llegar.

La efectividad personal es una competencia universal que se puede aprender y, para ello, uno de los hábitos imprescindibles que hay que desarrollar es el de aprender a definir el trabajo.

Cuando te preguntas y piensas qué es lo que tienes que hacer, lo concretas y lo organizas, estás realizando una inversión inteligente que tendrá un gran impacto positivo por partida doble cuando ejecutes esa tarea.

Por un lado, te facilitará enormemente elegir correctamente qué hacer de entre todas tus posibilidades cuando tengas la oportunidad de ejecutar tu trabajo. Esto se debe a lo sencillo que le resultará a tu cerebro elegir qué hacer de entre unas opciones claras, concretas y muy definidas. Se lo estás poniendo muy fácil.

Por otro lado, cuando hayas elegido qué hacer y te pongas a ejecutar la tarea, tu eficiencia se disparará. Porque cuando sabes y tienes definido qué es lo que tienes que hacer, no tienes que volver a pensar sobre ello de nuevo y tu atención se puede centrar en la ejecución eficiente de tu trabajo.

En un próximo de esta serie profundizaremos en qué es necesario hacer para poder afrontar con éxito este tipo de trabajo fundamental que tenemos todos los profesionales del conocimiento: el trabajo de definir tu trabajo.

#ProfesionalesDelConocimiento: Conoce tus tres tipos de trabajo (I)

Tres sombreros de obra colgados en perchas que simbolizan los tres tipos de trabajo para los profesionales del conocimiento

Una de las partes que más disfruto de los cursos y talleres que facilito en grandes organizaciones es cuando practicamos sobre la existencia de los tres tipos de trabajo que tenemos los profesionales del conocimiento.

En ocasiones, siento como algunas personas me miran extrañadas como pensando: «¿Tres?. Si con uno tengo más que de sobra…».

Hace tiempo que escribía sobre las características de los profesionales del conocimiento y su diferencias respecto al trabajo tradicional o manual que ha desarrollado de forma masiva el ser humano a lo largo de, prácticamente, toda su existencia.

Una de estas diferencias sobre la que escribiré en la serie que comienzo hoy (#ProfesionalesDelConocimiento) es que en el trabajo manual existe un único tipo de trabajo, mientras que en el trabajo del conocimiento existen tres tipos.

Trabajo manual: cuando todo viene definido

Como ya escribía Peter Drucker, en el trabajo manual previo al siglo XX la tarea era evidente por partida doble. Cualquier profesional de este tipo de trabajo sabe qué es lo que hay que hacer y qué tiene que pasar para que ese trabajo esté terminado.

En este tipo de trabajo, el propio profesional sabía qué había que hacer para el desarrollo de su actividad. Independientemente de la profesión (cazador/recolector, orfebre, herrero, panadero, soldado…), había poco lugar para la duda o la interpretación de cuál era su actividad.

También puede darse el caso de que exista un grupo reducido de expertos que defina qué es lo que el resto de profesionales tienen que hacer. Por ejemplo, este tipo de situaciones se daba, e incluso se sigue dando, en trabajos propios de cadenas de producción donde un grupo experto define los procesos que otras personas deben aplicar.

En cualquier caso, tener un trabajo donde todo viene definido es propio y posible cuando el trabajo es manual, metódico y rutinario.

Profesionales del conocimiento: tres tipos de trabajo

Sin embargo, con la aparición del trabajo del conocimiento, además del trabajo definido, los profesionales del conocimiento deben afrontar dos tipos de trabajos adicionales. Puede que estos tipos no sean nuevos, pero sí que ganan una relevancia considerable frente a la proporción que tenían en el trabajo manual.

Los tres tipos de trabajo que existen para los profesionales del conocimiento son:

  • Trabajo definido: al igual que en el trabajo manual, este tipo de trabajo corresponde con el trabajo en el que ya se sabe qué es lo que hay que hacer y que tiene que pasar para darlo por terminado. Es, por tanto, el tipo de trabajo más eficiente.
  • Definir el trabajo: consiste en, precisamente, trabajar para poder tener trabajo definido. Es algo imprescindible para los profesionales del conocimiento. Este es el tipo de trabajo en el cual, como profesional usarás tus recursos intelectuales, tu experiencia y tus aprendizajes para poder definir cual es tu tarea.
  • Trabajo según surge: este tipo de trabajo está formado por los imprevistos que aparecen y deben atenderse de forma inmediata. Muchos profesionales del conocimiento tienen la creencia de que la mayoría de su trabajo corresponde a este tipo, cuando en realidad no es así. Salvo que trabajes en emergencias sanitarias, bomberos, seguridad nacional o algo similar, este tipo de trabajo debería representar un porcentaje muy bajo de tu trabajo diario.

En los próximos post profundizaré en cada uno de estos tres tipos de trabajo, sus implicaciones y cómo los profesionales del conocimiento pueden trabajar de forma eficiente en cada uno de ellos.

Es importante que conozcas cuando trabajar en cada uno de estos tipos de trabajo, porque de esa elección dependerá en gran medida tu efectividad personal.

 

Desarrolla tu autogestión con GTD®

Escribía en este post sobre la importancia de la autogestión y de la relevancia que tiene para que las personas se relacionen de manera efectiva con su entorno. La autogestión es un concepto clave cuando hablamos de efectividad personal. Para personas como Peter Drucker, Stephen Covey y David Allen, tres de los referentes a nivel global de las últimas décadas que han abordado este tema, la autogestión personal es imprescindible para los profesionales del siglo XXI. En mi experiencia, es de la mano de GTD®  donde he encontrado una descripción práctica de la autogestión personal y de cómo poder desarrollarla de manera efectiva en el día a día.

La autogestión con GTD®

Según GTD®, la autogestión personal óptima se alcanza mediante el desarrollo de dos factores complementarios: control y perspectiva. GTD® propone cinco hábitos para obtener control (capturar, aclarar, organizar, revisar y ejecutar) y seis horizontes de enfoque para trabajar la perspectiva (acciones, proyectos, áreas de responsabilidad, objetivos, visión y propósito). El control consiste, en realidad, en conseguir la sensación de que tienes controlado todo lo que vas a hacer y, también, todo lo que no vas a hacer. Esta sensación es imprescindible para lograr una efectividad sin estrés. La perspectiva nos ofrece un modo para poder elegir, de entre todas las opciones posibles, qué vamos a hacer antes, qué vamos a hacer después y qué no vamos a hacer. La perspectiva nos permite tener la tranquilidad de saber que estamos haciendo lo correcto en cada momento. Para conseguir el mayor potencial y nivel de autogestión, el control y la perspectiva deben ser desarrollados sin descuidar ninguno de ellos. Como dice David Allen, tu nivel de autogestión será tan bueno como lo bueno que sea el eslabón más débil de “esa cadena”.

¿Cómo estás de autogestión?

Para conocer el estado de autogestión en el que te encuentras, David Allen propone un sencillo modelo para conocer tu nivel de control y perspectiva: la matriz de autogestión. Si aún no has hecho el test para saber dónde estás en este momento, te invito a que lo hagas ahora aquí.

 

Matriz de Autogestión en GTD

  Conviene advertir que este modelo es dinámico, es decir, no te dice «cómo eres» sino «dónde estás» en el momento de realizar el test, lo que significa que los resultados pueden cambiar, y de hecho cambian, a lo largo del tiempo. Es evidente que la situación ideal en la que deberías encontrarte durante más tiempo es en el estado de un buen nivel de control y perspectiva. Es ahí donde tus niveles de estrés son muy bajos o inexistentes (tienes un buen nivel de control) y, además, tienes muy claras las consecuencias de para qué haces lo que haces e, igual de importante, qué dejas sin hacer (tienes un buen nivel de perspectiva). Encontrarte en alguno de los otros estados también tiene su aspecto positivo: puedes mejorar y desarrollar una autogestión más efectiva que la que tienes en ese momento. Lo importante de conocer cuál es tu nivel de autogestión en un momento dado es que te permite compararlo con dónde querrías estar y probar a hacer algunos cambios. A fin de cuentas, si no sabes dónde estás, es complicado saber dónde puedes llegar…