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#erroresGTD: Cuando todo requiere acción

 

Hay una situación recurrente que me encuentro en las formaciones que facilito para ayudar a mejorar la efectividad personal con GTD®: la resistencia de las personas a decidir que hay cosas que no requieren acción.

Pienso que esa resistencia es fruto de la falsa creencia de tener que llegar a todo.

Porque parece que, con cualquier cosa que aparece en nuestro radar, hay que hacer siempre algo. Especialmente en el ámbito profesional.

Sin embargo, ¿alguna vez has dejado sin hacer algo que en su momento creíste que sí requería acción?. Seguro que sí.

En mi experiencia, uno de los principales errores al comenzar con GTD® es responder siempre de forma afirmativa a la pregunta «¿Requiere acción?» en el paso de «Aclarar».

Además es un error que afectará a la usabilidad de tu sistema GTD®.

Si decides que todas tus capturas requieren acción, sólo conseguirás unas listas de recordatorios con un número de siguientes acciones tan elevado que te resultarán inmanejables… e inútiles.

Por eso, cuando te preguntes si algo «¿Requiere acción?», evita el impulso natural de responder que sí y piensa tranquilamente si realmente hay que hacer algo con ello o no.

La buena noticia es que si decides que algo no requiere acción, y quieres «seguirle la pista», puedes incubarlo para tener la oportunidad de volver a decidir sobre ello más adelante.

De ese modo, evitarás sobrecargar tus listas de siguientes acciones y tendrás un recordatorio en tu lista «Algún día/Tal vez» para tener ese asunto bajo control.

Recuerda: cuando aclares tus capturas, decidir que algo «no requiere acción» también es una opción. Y es una opción tan productiva como necesaria.

 

5 barreras al empezar con GTD®

Persona de negocios superando barreras atletismo
Dice David Allen que todas las personas que utilizan GTD® han tenido que superar barreras en el aprendizaje de la metodología. Estoy completamente de acuerdo.

Cada persona está acostumbrada a pensar y a hacer las cosas de una determinada manera. Los hábitos que tenemos, buenos o malos, forman parte de nosotros y cambiarlos lleva su tiempo.

GTD® plantea una manera diferente, sencilla y potente de relacionarte con tu entorno y tu realidad. Y eso supone un reto de aprendizaje y de cambio.

Ante este tipo de retos, es normal que las personas se sientan incómodas. Pueden tener la sensación de que les costará esfuerzo, que los resultados no serán inmediatos e incluso que el cambio será demasiado.

Lo cierto es que, si se hace lo adecuado, los cambios siempre son más sencillos de lo que parece, aunque haya que superar barreras. Con GTD® también.

Si estás empezando con GTD®, estas son algunas de las barreras o dificultades que te puedes encontrar… Y superar:

  • Hacer una limpieza física completa de tu lugar de trabajo, casa, despacho,… Es cierto que puede ser muy útil hacerlo al principio, pero es prescindible. Si te bloquea al empezar, siempre podrás hacerlo más adelante.
  • Sentirte incapaz de usar todo lo que propone GTD®. Al comenzar, puede parecer que GTD® supone muchos cambios respecto a tu forma actual de trabajar. Ten paciencia, ve dando pequeños pasos y verás como todo va encajando poco a poco.
  • Ignorar por dónde empezar. Una de las ventajas de GTD® es su flexibilidad. Puedes empezar usando todos los hábitos que propone o por los que más valor te aporten e incorporar el resto más adelante. Lo importante es empezar.
  • Buscar la herramienta perfecta. Sin duda, uno de los riesgos más habituales en el aprendizaje de GTD®. Para usar GTD®, únicamente necesitas un calendario, algo para hacer listas y un sistema de archivo. La mejor herramienta para empezar con GTD® es una que ya sepas utilizar y cumpla con lo anterior. Cuanto más sencilla, mejor.
  • «Saltarte» la Revisión Semanal. Este hábito es fundamental y sin él, GTD® dejará de serte útil. A muchas personas les da pereza desarrollar este hábito porque lo entienden y enfocan mal. Si quieres saber como hacer una Revisión Semanal, te recomiendo esta serie de Jordi Fortuny.

La barreras y dificultades a las que te puedes enfrentar cuando empiezas con GTD® son consecuencia de tus creencias e interpretaciones. Todas las personas pasan por eso.

La buena noticia es que tienes a tu disposición toda la información y experiencia necesaria para superarlas.

Así que cuando te encuentres con alguno de estos obstáculos, sigue adelante. Superarlo te llevará un paso más adelante en el camino para dominar GTD®.

#erroresGTD: Ante todo, deportividad

grupo de niños jugando con deportividad

Hace unos meses escribía sobre la intención de comenzar una serie de post con los principales errores que he cometido a lo largo mi camino de aprendizaje de GTD®.

La intención de este post es compartir el enfoque que tendrán los post de la serie para que sean lo más útiles posible, tanto para las personas que están empezando como para aquellas que llevan un tiempo usando la metodología.

En los próximos post, iré pasando por cada uno de los cinco pasos de la metodología (Capturar, Aclarar, Organizar, Reflexionar y Ejecutar) comentado los principales #erroresGTD que cometía… tanto en mis inicios con el método como cuando tenía más experiencia 😉

Para cada error haré un análisis de ciertos aspectos, como por ejemplo:

  • Por qué era un error
  • Qué consecuencias tenía
  • Cuál es la mejor práctica recomendada en cada caso
  • Por qué funciona y qué ventajas aporta

Espero que esta serie te sea de utilidad para identificar posibles errores que estés cometiendo.

También espero que te ayude a evitar que cometas algunos de los errores que yo cometí y que puedas avanzar firmemente en tu camino para organizarte con eficacia y reducir el estrés dominando GTD®.

Porque si estás aprendiendo GTD®, también si lo usas desde hace tiempo, cometerás errores. Pueden ser de interpretación, de falta de práctica, de implementación en una herramienta o, y estos son los más peligrosos, errores de ego.

Pero cometer errores es normal en cualquier proceso de aprendizaje. Lo importante es identificar cuándo cometes un error, tener humildad para reconocerlo y ganas de aprender para evitar cometerlo de nuevo.

Me encantaría que compartieras los errores que has cometido o que sigues cometiendo… Aprovecha que estamos solos y nadie nos lee. Porque todo esto va, sobretodo, de tomarlo con deportividad 😉

Photo by HT Chong on Unsplash

Mis errores con GTD®(I) #erroresGTD

Persona cortando una rama por el sitio equivocado

Tras 8 años utilizando GTD® puedo afirmar que he cometido muchos errores en el proceso de aprendizaje de la metodología.

Cometer errores es normal cuando avanzas en cualquier disciplina nueva. Seguro que sabes de lo que hablo.

Con la mentalidad adecuada, los errores que cometes son una fuente muy valiosa de aprendizaje para ti y también pueden serlo para otras personas.

En mi caso, he podido avanzar mucho en GTD® gracias a identificar, comprender y corregir mis propios fallos.

Pero, sin duda, he aprendido mucho más de las situaciones por las que otras personas ya habían pasado.

Su experiencia me ayudó a corregir muchas cosas que hacía mal y evitar otras que me hubieran llevado por el camino equivocado.

Por otro lado, en los cursos de mejora de la efectividad que facilito, he descubierto que compartir mis errores y experiencias con GTD® resulta muy útil a los participantes. Además de provocar unas cuantas risas a mi costa 😉

Por todo lo anterior, voy a escribir una serie de post donde iré recopilando los principales errores que he cometido en mi proceso de aprendizaje de GTD®, cómo fui consciente de ellos y cómo los solucioné.

Espero que estos post sobre mis errores te resulten útiles y puedas aprender con ellos. Por favor, sed comprensivos…