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#erroresGTD: Ante todo, deportividad

grupo de niños jugando con deportividad

Hace unos meses escribía sobre la intención de comenzar una serie de post con los principales errores que he cometido a lo largo mi camino de aprendizaje de GTD®.

La intención de este post es compartir el enfoque que tendrán los post de la serie para que sean lo más útiles posible, tanto para las personas que están empezando como para aquellas que llevan un tiempo usando la metodología.

En los próximos post, iré pasando por cada uno de los cinco pasos de la metodología (Capturar, Aclarar, Organizar, Reflexionar y Ejecutar) comentado los principales #erroresGTD que cometía… tanto en mis inicios con el método como cuando tenía más experiencia 😉

Para cada error haré un análisis de ciertos aspectos, como por ejemplo:

  • Por qué era un error
  • Qué consecuencias tenía
  • Cuál es la mejor práctica recomendada en cada caso
  • Por qué funciona y qué ventajas aporta

Espero que esta serie te sea de utilidad para identificar posibles errores que estés cometiendo.

También espero que te ayude a evitar que cometas algunos de los errores que yo cometí y que puedas avanzar firmemente en tu camino para organizarte con eficacia y reducir el estrés dominando GTD®.

Porque si estás aprendiendo GTD®, también si lo usas desde hace tiempo, cometerás errores. Pueden ser de interpretación, de falta de práctica, de implementación en una herramienta o, y estos son los más peligrosos, errores de ego.

Pero cometer errores es normal en cualquier proceso de aprendizaje. Lo importante es identificar cuándo cometes un error, tener humildad para reconocerlo y ganas de aprender para evitar cometerlo de nuevo.

Me encantaría que compartieras los errores que has cometido o que sigues cometiendo… Aprovecha que estamos solos y nadie nos lee. Porque todo esto va, sobretodo, de tomarlo con deportividad 😉

Photo by HT Chong on Unsplash

Gestión del tiempo: la gran mentira para mejorar tu efectividad

Un hombre atrapado en un reloj

“Sólo tú puedes decidir qué hacer con el tiempo que se te concede”. El Señor de los Anillos

Según la RAE, una quimera, además de un ser mitológico con cabeza de león, vientre de cabra y cola de dragón, es «aquello que se propone a la imaginación como posible o verdadero, no siéndolo.»

Lamentablemente, el término «gestión del tiempo» continúa siendo una quimera demasiado utilizada en pleno siglo XXI por algunas personas que se dedican a la productividad personal.

En nuestra sociedad, es un hecho que las personas tienen dificultades para balancear su vida personal y profesional, para dejar de hacer por hacer las cosas y pasar a hacer lo que tiene sentido en cada momento, para llevar una vida sin estrés,…

Dificultades que, en ocasiones, afectan a la salud física y emocional y que se deben tomar muy en serio evitando pseudosoluciones inútiles.

Gestión del tiempo: cómodo, nada ético e inútil

Algunas personas justifican el concepto «gestión del tiempo» porque es algo que les resulta cómodo de explicar.

El camino del conocimiento, del desarrollo o de la mejora puede ser muchas cosas, pero el término «cómodo» se ajusta poco a esos procesos. 

Además, lo cómodo pocas veces coincide con lo correcto.

Por ejemplo, ¿se te ocurriría explicarle a un niño que, cuando llueve, es debido a que las nubes están tristes?.

Para ti, adulto atareado, sería muy cómodo quitarte de encima la sana curiosidad del pequeño con esa pseudoexplicación, pero sería nada ético y algo inútil para la pobre criatura. También para ti.

A corto plazo igual consigues que te deje en paz pero a la larga sabrá que era mentira y su confianza se verá afectada. Los niños son niños, pero para nada son tontos. Con los adultos pasa algo parecido.

Si te están hablando de cómo mejorar tu gestión del tiempo ya sabes cómo te están tratando.

Gestión del tiempo: el problema no es tuyo

Otra ventaja de la gestión del tiempo para quienes se dedican a ello es que lleva la causa del problema fuera de la zona de influencia de las personas que buscan una solución para mejorar su vida.

Y eso, aunque no te guste, sabes que para nada es cierto. Si quieres mejorar algo, de verdad, tienes que empezar por cambiar aquello que está en tu zona de influencia.

Es muy fácil decir, y vender, que la culpa es del tiempo porque es escaso pero que tú podrás estirarlo como si fuera chicle, o maximizarlo como si pudieses invertirlo.

Siento decirte que el tiempo está ahí… y que es completamente inocente respecto a tu falta de efectividad porque en tu mano está todo lo que puedes hacer para mejorarla.

Domina tu tiempo… ¡suerte!

Supón que algún gurú bienintencionado te ilumina con su conocimiento y te transfiere la capacidad de gestionar mejor tu tiempo.

Te voy a pedir, por favor, que dediques unos segundos a verte en esa situación, escuchar atentamente los sonidos del entorno y prestar atención a tus sensaciones.

Por fin, ahora ya podrías gestionar el tiempo pero, ¿qué harías? ¿Cómo lo gestionarías? ¿Cuántas horas al día querrías o necesitarías tener? ¿26, 31, 48,…?

Tú ya sabes que la respuesta da igual porque tus responsabilidades, tus compromisos, los resultados que quieres conseguir,…, son los que son.

También sabes que si tuvieses más tiempo te comprometerías con más cosas y estarías de nuevo en la misma situación y con el mismo problema. Porque lo que realmente necesitas es una manera de autogestionarte de manera efectiva.

Pero vamos a suponer que el día tuviese las horas que inocentemente crees que serían suficientes. Genial, ¿verdad?

Ahora, por favor, reflexiona: ¿está tu cuerpo preparado para aguantarlo? ¿Podrías mantener tu atención, tu claridad mental y tu energía todo ese tiempo?.

Sabes que no… ¡pero si no damos ni para 24 horas!

La gran verdad de la gestión del tiempo

La gran, y única, verdad de la gestión del tiempo es que es mentira.

No hay hábito, técnica, truco o pseudociencia que te permita gestionar tu tiempo mejor… ni peor.

Entonces, ¿porque se sigue utilizando este concepto?.

Sinceramente, no lo sé. Te aconsejo que se lo preguntes a quienes lo siguen utilizando aunque, cuidado, igual les pones en un compromiso, así que no lo hagas.

Quiero pensar que si hay personas que siguen utilizando este caduco e inútil concepto de la gestión del tiempo es debido a que creen que es fácil de entender y que todo el mundo sabe lo que se quiere decir con ello. ¿Todo el mundo?.

Recientemente, en uno de los cursos para la mejora de la efectividad que facilito, pregunté a diferentes personas qué entendían por «gestión del tiempo» y estas fueron algunas de las respuestas:

  • organizarme mejor
  • tener más tiempo para mí
  • hacer más cosas
  • sacar trabajo adelante
  • dejar de estar apagando fuegos todo el tiempo
  • llegar a todo

Sí, sin duda todo el mundo entiende lo mismo por gestión del tiempo…

Y entonces, ¿qué?

No voy a decirte que la solución para mejorar de verdad tu efectividad personal pasa por aprender GTD®.

Pero sí me gustaría que te llevases algunas ideas útiles para reflexionar y sobre las que puedes trabajar para mejorar de verdad:

  • Toma consciencia de tu responsabilidad, todo lo que puedes hacer para mejorar tu efectividad y tu organización depende de ti.
  • Ya has visto que intentar gestionar el tiempo es inútil y absurdo. Sin embargo sí que puedes gestionar recursos como tu atención o la energía que tienes y hacer un uso óptimo de ellas.
  • Siempre vas a tener más cosas para hacer que tiempo para hacerlas. La clave es que aprendas a elegir bien qué hacer en cada momento y qué dejas sin hacer, con la tranquilidad y confianza de eliges lo correcto en cada momento.
  • Desde hace años, la ciencia cognitiva avala soluciones que funcionan y que nada tienen que ver con la gestión del tiempo. Busca soluciones fiables y objetivas, déjate de rollos.

Si necesitas balancear tu vida profesional y personal, organizarte mejor, trabajar con enfoque, reducir estrés y ser más feliz, tienes que tomártelo en serio y huir de esa gran mentira que es la gestión del tiempo. Porque hay demasiado en juego.

XI Jornadas OPTIMA LAB: Estar presente en algo muy grande

Collage con fotos de las XI Jornadas de OPTIMA LAB en Amsterdam

Hace un par de semanas tuve la oportunidad de disfrutar unos días en Ámsterdam junto con mis compañeros de OPTIMA LAB para celebrar las XI Jornadas OPTIMA LAB y asistir a la GTD® Conference 2018.

Fueron cinco días en los que aprovechamos para ponernos al día, sacar mucho trabajo adelante y disfrutar de buenos momentos juntos, algo que no hacíamos desde el mes de Enero.

Estar al 100% de manera natural

Acudía a estas Jornadas con muchas ganas y sin expectativas concretas.

Puede que acudir por primera vez a unas Jornadas centrado por completo en ellas me hiciera llegar con una mentalidad diferente: sin distracciones, sin preocupaciones externas y con la oportunidad de, por fin, estar presente al 100%.

En otras Jornadas mi atención se dividía entre más responsabilidades. Algo que resultaba agotador, frustrante y, en cierta manera, poco justo para el resto.

En Ámsterdam, tuve la oportunidad de confirmar algo que ya sabía: estar a medias en algo es no estar.

Cuando estás 100% en algo, la diferencia es brutal en todos los sentidos, porque pasas a sentir ese algo como propio y dejas de sentirte parte de algo que, de alguna manera, parece ajeno.

Llega el momento en el que lo sientes parte de ti, vives cada momento, tomas conciencia de qué pasa y cómo afecta, integrando de manera natural lo personal y lo profesional, hasta que deja de haber distinción.

Comenzando a trabajar en Spaces

Por sugerencia de José Miguel elegimos SPACES como «lugar de operaciones». Un lugar que él ya conocía, al haber realizado alguna de sus certificaciones como Master Trainer con David Allen en estas instalaciones.

Me gustó mucho SPACES y disfruté mucho con el ambiente y la amabilidad de las personas que nos atendieron.

Además, la sala en la que trabajamos tenía una estupenda luz natural y vistas a las calles de Ámsterdam, lo que me hizo disfrutar más aún de la experiencia. Sin duda, fue una gran elección.

Análisis con perspectiva de red productiva

Las Jornadas siempre me proporcionan un contexto para confrortarme con la realidad. Veo, escucho y siento muchas cosas que me ayudan a hacer un autoanálisis de dónde estoy y dónde quiero estar.

En estas Jornadas ese análisis se hizo más evidente y profundo gracias a un interesante ejercicio que propuso José Miguel para reflexionar sobre las Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades (DAFO) de la red.

Esta reflexión imprevista resultó muy enriquecedora. En mi caso, me llamó particularmente la atención porque me vi, de manera natural, pensando como OPTIMA LAB en lugar de como David Sánchez, nodo de OPTIMA LAB. Es algo que me resulta difícil de expresar, pero vuelvo a esas sensaciones que comentaba acerca de cuando estás en algo al 100%.

Los que me conocen saben de mi intenso espíritu crítico, tan útil para unas cosas y tan poco amigo para otras. Si echo la vista atrás reconozco que el trabajo realizado, tanto el mío como el de la red, es espectacular.

Hemos hecho mucho y aún queda mucho por hacer, y lo mejor es que todo eso que queda por hacer está en nuestras manos. Cuestión de foco y compromiso, algo sencillo de decir y escribir pero más complejo de llevar a cabo. Decía Peter Drucker, con gran acierto, que la ejecución es un arte. Ya sabemos lo que toca.

Pensar antes de hacer y hacer con sentido

Y como es costumbre nos pusimos manos a la obra. Llevábamos preparados muchos temas para trabajar en nuestro soporte en Trello y aquel ritmo de crucero que tanto llamó la atención a Jordi cuando se incorporó a la red apareció de manera natural.

Trabajamos sobre estrategia, ventas, branding, operaciones, finanzas, aspectos legales, desarrollo de producto y desarrollo competencial. Casi nada.

Hicimos ejercicios y reflexiones muy interesantes sobre la importancia de tener claridad sobre para qué hacemos las cosas que hacemos, algo fundamental en el negocio de la consultoría, en la formación y, en general, en la vida.

También dedicamos tiempo a la necesidad de que la proactividad sea algo natural en el espíritu de la red, porque una red productiva pasa por ser una red proactiva.

Otra idea clave que estuvo presente en todo el desarrollo de las Jornadas fue el concepto de ownership y lo necesario que es evitar la mentalidad de empleado tradicional en el entorno y al nivel en el que desarrollamos nuestra actividad. Un cambio de «chip» muy importante.

Para mí, las conclusiones de las Jornadas fueron claras: seguir trabajando para consolidar lo conseguido y avanzar con claridad, proactividad y un marcado sentido de ownership en todo lo que hacemos.

Todo un reto al que me enfrento con mucha ilusión y ganas.

Sin pausa, camino de la GTD® Conference 2018

Terminados los dos días de jornadas, llegó el momento de la GTD® Conference.

Ha sido mi segunda participación después de la asistencia del año pasado y la experiencia ha sido muy positiva.

Por un lado, el primer día asistí por primera vez a una formación completa facilitada por David Allen, junto a Ana María González, Senior Master Trainer de la DAA.

Aunque el año pasado David ya nos presentó lo que serían las líneas maestras del Nivel 3 del itinerario de formación GTD® oficial, ha sido este año cuando hemos podido asistir en exclusiva al primer curso “Focus & Direction” para trabajar en profundidad los diferentes niveles de perspectiva en GTD®.

Curso Focus and Directon con David Allen

En los cursos abiertos de formación oficial GTD® que facilitamos, preguntan con frecuencia sobre el estado en el que se encuentran los niveles para profundizar en los proyectos y en la perspectiva. Ahora, con el Nivel 3 desarrollado y disponible, hemos completado el itinerario formativo para el desarrollo competencial de la efectividad personal con GTD®.

Al igual que con los otros niveles, los próximos pasos consisten en trabajar para integrar el espíritu artesano de todo lo que hacemos en este nuevo nivel, manteniendo nuestro compromiso con el aprendizaje de las personas.

El segundo día de la GTD® Conference estuvo orientado a trabajar y compartir experiencias, cifras de negocio y mejores prácticas entre los participantes de los 26 países que asistimos.

Tuve ocasión de participar en mesas de trabajo con colegas de Noruega, Eslovenia, Alemania, Inglaterra, Vietnam, Brasil y México, realizando diferentes actividades y compartiendo mejores prácticas. Un experiencia muy enriquecedora y divertida.

David Covey, de SMCOV, la empresa que gestiona la red global de partners de la David Allen Company, compartió cifras de negocio, realizadas y potenciales, sobre facturación, crecimiento y penetración de mercado del negocio de GTD® a nivel mundial. Los datos llamaron la atención por los resultados conseguidos y la estupenda tendencia a nivel mundial de GTD®, confirmándolo como el nuevo estándar en productividad personal.

Durante la presentación, y a pesar de estar en mesas de trabajo diferentes, hubo momentos para la complicidad entre nosotros al comprobar lo alineados que estamos con las mejores prácticas internacionales y confirmar que el camino que estamos construyendo es el correcto para avanzar en nuestro propósito.

Y en resumen…

El proyecto OPTIMA LAB continúa avanzando con paso firme y una salud envidiable. Sin duda, tenemos aspectos que mejorar, pero tenemos la actitud y los recursos para hacerlo. Conformarnos con lo conseguido, que es mucho, queda fuera de nuestra visión.

Quiero aprovechar para dar las gracias mis colegas de OPTIMA LAB (Paz, Cruz, Jordi y José Miguel), por estos días en Ámsterdam y por todo el trabajo, compromiso y visión que compartimos. También a mi «teacher» Marta, por todo lo que hemos conseguido durante el mes de agosto 😉

Me siento afortunado de las oportunidades que, día a día, me proporciona OPTIMA LAB y estas Jornadas me han confirmado la dimensión de este proyecto y la certeza de estar presente en algo muy grande.

Seguimos…

Ámsterdam: una semana de efectividad

Un canal en Amsterdam

Como puedes haber intuido por el título del post esta semana estaré, junto a mis colegas de OPTIMA LAB, en Ámsterdam.

Va a ser una semana muy especial en la que vamos a celebrar las XI Jornadas OPTIMA LAB (las primeras que celebramos fuera de España) y, además, asistir a la GTD® Conference 2018.

Para mi, ambos eventos son muy importantes para continuar con la estupenda línea de trabajo de los últimos años manteniendo el enfoque en hacer bien las cosas correctas.

Tenía muchas ganas de que llegasen estos días en Ámsterdam para hacer balance de diferentes aspectos con mis colegas de OPTIMA LAB y asentar los cimientos para este curso 2018-2019 que ya ha empezado.

Por otro lado, la GTD® Conference es el evento anual donde se reúnen distribuidores, franquicias y formadores de GTD® de diferentes partes del mundo. Siempre es una gran oportunidad para tratar junto a David Allen, el equipo de la DAA y colegas de otros países diferentes temas y mejores prácticas relacionadas con la formación GTD® oficial.

Estoy convencido de que esta semana va a ser una experiencia muy enriquecedora y útil para continuar, con éxito, en la senda del crecimiento más allá del muro. ¡Ya os contaré como me ha ido! 😉

Prepara tu sistema GTD® para volver al trabajo con efectividad

Persona afinando un piano

Para la mayoría de las personas, las vacaciones han terminado o están muy cerca de finalizar. Eso significa que la vuelta al trabajo y a la rutina habitual es ya un hecho o lo será muy pronto.

Durante las vacaciones, es probable que hayas dejado de lado ciertos hábitos de tu día a día. Es algo normal porque en vacaciones cambia el entorno y nuestras rutinas.

También es posible que hayas dado un merecido descanso a tu sistema GTD® y que no lo hayas utilizado con la misma intensidad que antes de vacaciones.

Sin embargo, ahora que se acerca el momento de volver a tu actividad diaria, necesitarás actualizarlo y ponerlo al día si quieres que te siga siendo útil y fiable.

Me gustaría compartir contigo qué pasos puedes seguir para dejar tu sistema GTD® preparado para volver al trabajo con efectividad.

Comienza con un Barrido Mental

Comenzar con un ejercicio de barrido mental es muy útil para poner al día tu sistema GTD®.

Es posible que, durante las vacaciones, hayas capturado algo menos de lo habitual y tengas cosas (ideas, recordatorios, pensamientos,…) rondando por tu cabeza.

Ahora es el momento de sacarlas de ahí y ponerlas en tus bandejas de entrada para aclararlas más adelante.

Aclara todas tus bandejas

El siguiente paso que tienes que hacer es Aclarar todas tus bandejas de entrada. Por ejemplo:

  • El email
  • Las notas que dejaste escritas antes de irte de vacaciones
  • Los papeles que te han dejado en la mesa o en el buzón
  • Las conversaciones de Whatsapp que tengan sentido
  • El buzón de voz del móvil

Recuerda también Aclarar todas esas cosas que capturaste en algún lugar durante las vacaciones y lo que hayas capturado en el ejercicio barrido mental anterior.

Vaciar tus bandejas de entrada y Aclarar su contenido, identificando el significado de las cosas que hay en ellas para decidir qué hacer y qué no hacer, te ayudará a recuperar la sensación de control sobre todos tus asuntos.

Revisa tu calendario

¿Qué compromisos tienes con fecha y hora objetiva en las próximas semanas? ¿Necesitas ponerte a trabajar en ello lo antes posible? ¿Hay algo que tienes que añadir, mover de día u hora, o simplemente quitar del calendario?

Revisar tu calendario te permitirá tener una visión completa y actualizada de tus próximas semanas y te aportará aún mayor sensación de control.

Recuerda revisar también las semanas pasadas por si fuese conveniente añadir algún recordatorio a tu sistema. Por ejemplo, si no pudiste asistir a una cita médica que tenías apuntada igual tienes que llamar de nuevo para pedir hora.

Revisa las listas

Durante tus vacaciones es probable que no hayas mantenido al día las listas de tu sistema GTD®. En mi experiencia, buena parte de la fiabilidad de un sistema GTD® depende de Revisar y tener actualizadas las siguientes listas.

Lista de «Siguientes Acciones»

Tu lista de Siguientes Acciones contiene las acciones que, en su momento, te comprometiste a hacer.

Después de las vacaciones, algunas situaciones, necesidades o decisiones que tomaste en su día habrán cambiado por lo que es importante que revises esta lista y la actualices de acuerdo a tu realidad. Para ello:

  • Tacha aquellas acciones que ya completases en su día y que no llegaste a tachar en su momento
  • Elimina las que ya no tengan sentido hacer
  • Lee con detalle las acciones que te quedan en la lista y comprueba si están redactadas de forma concreta y con el detalle adecuado para saber qué tienes que hacer

Cuando hayas terminado con este proceso, tendrás tus listas de siguientes acciones preparadas para empezar a ejecutar, pero siempre después de terminar con la puesta a punto de tu sistema 😉

Lista de “A la espera”

Como sabes, en la lista «A la espera» tienes los recordatorios de todo lo que estás esperando que hagan otras personas.

En mi experiencia, es muy probable que muchas de los recordatorios de esta lista se hiciesen mientras estabas de vacaciones.

Revisa y actualiza esta lista tachando todo lo que sepas que ya está hecho. Aprovecha para anotar recordatorios en tu lista de Siguientes Acciones para interesarte por el estado en el que se encuentran el resto de las cosas que tienes delegadas.

Lista de «Proyectos»

Una revisión a tu lista de proyectos te ayudará a recordar en qué resultados estabas trabajando antes de irte de vacaciones.

Posiblemente, algunos de esos proyectos ya estén finalizados y los puedas quitar de la lista. Otros los podrás incubar e, incluso, descartar directamente porque ya no tengan sentido. Y para algunos proyectos tendrás que incluir en tu sistema recordatorios de acciones para hacerlos avanzar.

Actualiza la lista «Esta Semana No»

Está lista no es una lista de la metodología GTD® pero, en mi experiencia, es un complemento muy útil que siempre recomiendo incorporar. Si quieres conocer más sobre ella, te recomiendo este post de mi colega José Miguel Bolívar, de quien surgió la idea y le dio forma.

La vuelta de vacaciones es una gran oportunidad para revisar la lista «Esta Semana No»:

  • Elimina aquellos elementos que ya no tengan sentido para ti.
  • Mueve el contenido que consideres a la lista «Algún día/Tal vez».
  • Saca de esta lista lo que tengas que hacer obligatoriamente esta semana, aclarándolo y organizándolo en tu sistema.
  • Mantén en esta lista aquellos elementos con los que no vas a hacer nada esta semana pero que sí quieres evaluar de nuevo en la próxima revisión semanal.

Cuando hayas finalizado esta revisión, que te llevará pocos minutos, tendrás tu lista «Esta Semana No» actualizada.

Conclusión

Para muchas personas la vuelta de vacaciones puede generar cierto nivel de estrés.

Buena parte de ese estrés se debe al desconocimiento sobre lo que se van a encontrar cuando vuelvan a su día a día.

Seguro que conoces a alguien que, alguna vez, ha hecho un comentario del estilo “Puf, a ver con qué me encuentro al volver…”.

Para eliminar esa sensación, lo mejor que puedes hacer es ejercer tu responsabilidad y tomar el control, comenzando por poner al día tu sistema de organización. Si usas GTD®, en este post te llevas las claves de cómo conseguirlo.

Invertir en actualizar tu sistema es lo mejor que puedes hacer para comenzar tu vuelta de vacaciones con una sensación de control completa y una perspectiva global sobre todos tus asuntos.

¡Feliz regreso y vamos a por el nuevo curso!