Archivo de la etiqueta: habitos

5 barreras al empezar con GTD®

Persona de negocios superando barreras atletismo
Dice David Allen que todas las personas que utilizan GTD® han tenido que superar barreras en el aprendizaje de la metodología. Estoy completamente de acuerdo.

Cada persona está acostumbrada a pensar y a hacer las cosas de una determinada manera. Los hábitos que tenemos, buenos o malos, forman parte de nosotros y cambiarlos lleva su tiempo.

GTD® plantea una manera diferente, sencilla y potente de relacionarte con tu entorno y tu realidad. Y eso supone un reto de aprendizaje y de cambio.

Ante este tipo de retos, es normal que las personas se sientan incómodas. Pueden tener la sensación de que les costará esfuerzo, que los resultados no serán inmediatos e incluso que el cambio será demasiado.

Lo cierto es que, si se hace lo adecuado, los cambios siempre son más sencillos de lo que parece, aunque haya que superar barreras. Con GTD® también.

Si estás empezando con GTD®, estas son algunas de las barreras o dificultades que te puedes encontrar… Y superar:

  • Hacer una limpieza física completa de tu lugar de trabajo, casa, despacho,… Es cierto que puede ser muy útil hacerlo al principio, pero es prescindible. Si te bloquea al empezar, siempre podrás hacerlo más adelante.
  • Sentirte incapaz de usar todo lo que propone GTD®. Al comenzar, puede parecer que GTD® supone muchos cambios respecto a tu forma actual de trabajar. Ten paciencia, ve dando pequeños pasos y verás como todo va encajando poco a poco.
  • Ignorar por dónde empezar. Una de las ventajas de GTD® es su flexibilidad. Puedes empezar usando todos los hábitos que propone o por los que más valor te aporten e incorporar el resto más adelante. Lo importante es empezar.
  • Buscar la herramienta perfecta. Sin duda, uno de los riesgos más habituales en el aprendizaje de GTD®. Para usar GTD®, únicamente necesitas un calendario, algo para hacer listas y un sistema de archivo. La mejor herramienta para empezar con GTD® es una que ya sepas utilizar y cumpla con lo anterior. Cuanto más sencilla, mejor.
  • «Saltarte» la Revisión Semanal. Este hábito es fundamental y sin él, GTD® dejará de serte útil. A muchas personas les da pereza desarrollar este hábito porque lo entienden y enfocan mal. Si quieres saber como hacer una Revisión Semanal, te recomiendo esta serie de Jordi Fortuny.

La barreras y dificultades a las que te puedes enfrentar cuando empiezas con GTD® son consecuencia de tus creencias e interpretaciones. Todas las personas pasan por eso.

La buena noticia es que tienes a tu disposición toda la información y experiencia necesaria para superarlas.

Así que cuando te encuentres con alguno de estos obstáculos, sigue adelante. Superarlo te llevará un paso más adelante en el camino para dominar GTD®.

¿Cómo elegir qué hacer con efectividad?

Cómo elegir qué hacer con efectividad

Una duda habitual que se plantean las personas que dan sus primeros pasos con GTD® es cómo elegir qué hacer cuando ya tienen su sistema montado.

Si ya tienes un sistema GTD® y has creado esa mente extendida fiable que te va a permitir gestionar todos los recordatorios de lo que tienes que hacer sin tener que acordarte de ellos, ha llegado el momento de obtener todo su potencial.

Muchas personas invierten en montar su sistema GTD® pero a la hora de hacer el trabajo vuelven a sus viejos hábitos e ignoran el sistema.

Algunos de los hábitos que debes evitar si quieres elegir qué hacer con efectividad son:

  1. Reaccionar ante lo primero que se te ocurra y pase por tu cabeza. Puede que en ese mismo momento creas que es lo que hay que hacer pero, ¿es así? ¿Puede haber otras cosas que tenga más sentido hacer y que eso que acaba de aparecer pueda esperar?.
  2. Hacer lo que más te apetece o lo que te gustaría. Normalmente son cosas que te resultan sencillas y que te puedes quitar rápidamente. Tu objetivo es quitártelas de encima cuanto antes. Sin embargo, ¿es lo que tiene sentido?. Ya sabes la respuesta.
  3. Empezar siempre con lo que más tiempo te va a llevar o lo que te resulta más difícil. Hay mucho escrito sobre esta ineficiente manera de elegir. ¿Tienes los recursos (claridad mental, energía, tiempo,…) que necesitas para hacerlo bien? Muchas veces el mejor momento para hacer eso sea otro y es mejor adaptarse.

En su lugar, GTD® propone una serie de comportamientos efectivos que te ayudarán, objetivamente, a elegir qué es lo que tiene más sentido hacer en cada momento:

  1. Ten siempre a mano tu sistema de organización (calendario y listas de siguientes acciones). Recuerda que tu sistema es el «mapa de opciones» de lo que tienes que hacer. Tenerlo accesible en todo momento y lugar te permitirá consultarlo con regularidad siempre que lo necesites.
  2. Consulta tu calendario para saber cómo tienes el día. ¿Qué huecos tienes próximamente?. ¿Cuándo es tu próxima reunión?. Con esta información tendrás más claridad tanto a la hora de asumir nuevos compromisos como de los momentos libres para hacer avanzar tus asuntos.
  3. Consulta en esos momentos tus listas de siguientes acciones y elige qué hacer en función de qué te limita objetivamente a la hora hacer algo (en lugar de elegir en función de lo que te gustaría hacer). GTD® propone elegir en función del contexto en el que estás (herramienta, persona o lugar que necesitas para hacer algo), el tiempo disponible que tienes y la energía que necesitas.  
  4. Reflexiona sobre cuál es la opción que va a aporta más valor. Ya sabes que es imposible llegar a todo, así que mejor deja sin hacer lo que vaya a aportar menos valor y ponte con lo que aporte más.

Disponer de un sistema de organización fiable, completo y actualizado es imprescindible para trabajar con efectividad, pero es insuficiente.

Si lo usas de forma inadecuada, estarás desperdiciando el esfuerzo invertido en construirlo y desaprovechando todas las posibilidades que te ofrece.

El paso de Ejecutar en GTD® consiste en elegir qué vas a hacer con la confianza de eso que eliges es lo que tiene más sentido hacer en cada momento y, como has comprobado, es un proceso ágil y sencillo.

Si estableces este hábito verás cómo comienzas a experimentar la sensación de hacer, cada vez, lo que tiene más sentido.

Sabrás en todo momento qué haces y qué dejas sin hacer. Y esa diferencia marcará un claro avance en tu efectividad y en tu bienestar.

Y tú, ¿cómo eliges que hacer en cada momento?

GTD®: Cuestión de práctica

GTD cuestión de práctica

Como muchas de las habilidades que puedes aprender, GTD® es cuestión de práctica.

La mayoría de personas que toman contacto por primera vez con GTD® identifican la potencia del método y entienden su propuesta global para conseguir de manera sostenida sensación de control sobre sus asuntos, ganar perspectiva y adaptarse con efectividad al entorno cambiante en el que vivimos.

¿Es GTD® algo válido para todas las personas? Mi respuesta a esta pregunta es siempre afirmativa, especialmente para aquellas que están dispuestas a ponerlo en práctica.

Porque aprender GTD® es algo eminentemente experiencial.

Comprender adecuadamente los fundamentos es clave y la práctica diaria es imprescindible. En el fondo, GTD® consiste en desarrollar determinados hábitos al alcance de cualquier persona.

Cuestión de práctica: ensayo y error. Repetir una y otra vez, incorporando los aprendizajes y lo que ha funcionado. Toma de conciencia y vuelta a la carga. Esfuerzos que se ven recompensados en el corto, en el medio y en el largo plazo.

Tú ya sabes que es imposible aprender a nadar, conducir, hablar un nuevo idioma o tocar un instrumento, por poner algunos ejemplos, quedándote en la parte teórica.  

Aprender GTD® es similar al aprendizaje de cualquier habilidad que implique a tu mente y sabes, por experiencia, que la práctica es necesaria. Más aún si lo que tienes que hacer, también, es desaprender malos hábitos que llevas haciendo desde hace tiempo.

Si ves la utilidad de GTD®, quieres aprender a tener sensación de control sobre tus asuntos, trabajar con enfoque y ganar perspectiva, te animo a que te pongas manos a la obra. Porque tú ya sabes que GTD® es, fundamentalmente, cuestión de práctica.

Una mente vacía es una mente libre de estrés

“Si tu mente está vacía, siempre estará preparada y abierta a cualquier cosa”. Maestro Zen Shunryu Suzuki

Ya sabes que GTD® contribuye a mejorar la calidad de vida de las personas mediante el desarrollo una serie de hábitos con los que mejorar su efectividad personal.

Liberarte del estrés, organizarte mejor y conseguir avanzar en los resultados que son importantes en tu vida pasa, entre otras cosas, por conseguir sensación de control sobre tus asuntos, seas consciente o no de ellos.

Para avanzar en esa sensación de control, una de las primeras cosas que debes hacer es dejar de utilizar tu mente para intentar recordar todo lo que tienes que hacer. Algo que tú ya sabes que es inútil y sólo contribuye a aumentar tu nivel de estrés.

Imagina liberarte de ese estado que llevas sufriendo durante tanto tiempo y pasar a disfrutar de la tranquilidad que supone tener sensación de control sobre todo eso que ahora tienes descontrolado, probablemente sin ser consciente de ello.

La forma efectiva de conseguirlo es utilizar un sistema de organización personal que esté fuera de tu mente. Un sistema que sea completamente fiable donde puedas tener los recordatorios y la información sobre todos tus asuntos. Suena bien, ¿verdad?

Precisamente, ese es el sistema que conseguirás con GTD® y con el que podrás liberar a tu mente del estrés y disfrutar de una mente vacía.

Porque una mente vacía es una mente libre de estrés, una mente que no te recuerda las cosas cuando no puedes hacer nada con ellas y que te permite centrarte en lo que haces en cada momento porque no te distrae constantemente.

La ciencia cognitiva ya ha demostrado que las personas son más efectivas, tanto en su vida personal como profesional, cuando alcanzan ese estado de mente vacía. Algo que, por otra parte, es sabido desde hace miles de años en algunas culturas.

Cuando consigues que tu mente esté vacía, disfrutas de ese necesario espacio mental libre para afrontar adecuadamente y sin estrés las situaciones de tu entorno.

¿A qué estás esperando para alcanzar ese estado?

#erroresGTD: Ante todo, deportividad

grupo de niños jugando con deportividad

Hace unos meses escribía sobre la intención de comenzar una serie de post con los principales errores que he cometido a lo largo mi camino de aprendizaje de GTD®.

La intención de este post es compartir el enfoque que tendrán los post de la serie para que sean lo más útiles posible, tanto para las personas que están empezando como para aquellas que llevan un tiempo usando la metodología.

En los próximos post, iré pasando por cada uno de los cinco pasos de la metodología (Capturar, Aclarar, Organizar, Reflexionar y Ejecutar) comentado los principales #erroresGTD que cometía… tanto en mis inicios con el método como cuando tenía más experiencia 😉

Para cada error haré un análisis de ciertos aspectos, como por ejemplo:

  • Por qué era un error
  • Qué consecuencias tenía
  • Cuál es la mejor práctica recomendada en cada caso
  • Por qué funciona y qué ventajas aporta

Espero que esta serie te sea de utilidad para identificar posibles errores que estés cometiendo.

También espero que te ayude a evitar que cometas algunos de los errores que yo cometí y que puedas avanzar firmemente en tu camino para organizarte con eficacia y reducir el estrés dominando GTD®.

Porque si estás aprendiendo GTD®, también si lo usas desde hace tiempo, cometerás errores. Pueden ser de interpretación, de falta de práctica, de implementación en una herramienta o, y estos son los más peligrosos, errores de ego.

Pero cometer errores es normal en cualquier proceso de aprendizaje. Lo importante es identificar cuándo cometes un error, tener humildad para reconocerlo y ganas de aprender para evitar cometerlo de nuevo.

Me encantaría que compartieras los errores que has cometido o que sigues cometiendo… Aprovecha que estamos solos y nadie nos lee. Porque todo esto va, sobretodo, de tomarlo con deportividad 😉

Photo by HT Chong on Unsplash