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XIII Jornadas OPTIMA LAB: la adaptación como proceso efectivo

Lunes 9 de septiembre de 2019. Primer día de colegio para muchos (niños incluidos). Tras acompañar a los míos, afortunadamente sin trauma alguno (tampoco para los padres), vuelvo a casa para prepararme.

Empiezan las XIII Jornadas de Innovación de OPTIMA LAB, casi nada. Trece ediciones desde aquel 2014.

Aún me quedan cosas por hacer antes de salir para buscar a Jordi, que viene de Barcelona, a la estación de Las Rozas.

Tras mandar unos emails y enviar propuestas comerciales con vistas ya al año que viene, preparo la mochila con todo lo necesario y hago la maleta. Van a ser unas jornadas de mucho «hacer».

Sobre las 12:00, recojo a Jordi y salimos rumbo al Hotel Euroforum Arcipreste de Hita, en Navacerrada, donde vamos a pasar los próximos tres días. Aprovechamos el trayecto para ponemos al día en asuntos familiares y arreglar el mundo… nos faltó sólo media hora para conseguirlo.

Al llegar a Navacerrada nos esperaba Sergio, que venía de Gijón. Nos saludamos, echamos unas risas y esperamos a Marta, Paz y José Miguel, disfrutando de las espectaculares vistas hacia el pueblo de Navacerrada y su embalse.

Una vez instalados, cogimos fuerzas con un finger lunch «ligerito» e inmediatamente nos pusimos manos a la obra. Ganas por empezar cuanto antes.

Aprendiendo sobre nosotros

Comenzamos «poniendo» a prueba a Sergio, que recientemente obtuvo su practitioner en la metodología de Roles de Belbin (vaya año que has tenido compañero…) y preparó un detallado trabajo sobre los diferentes roles que tenemos en OPTIMA LAB.

La puesta en común de las conclusiones y el debate posterior, nos ayudó a aplicar algunos cambios de funcionamiento interno. Cambios, como siempre, orientados a mejorar la efectividad.

Dentro de lo más relevante, Jordi ayudará en la coordinación global del buen número proyectos internos y áreas de responsabilidad que tenemos en la red. Por su parte Sergio, irá aportando sus cualidades de finalización en diferentes aspectos.

Otro aspecto muy práctico que revisamos fueron los resultados individuales del Cognitive Preference Survey, orientado a conocer mejor nuestras aptitudes en el marco del aprendizaje.

Como siempre, el debate posterior y puesta en común nos ayudó a identificar ideas para mejorar la experiencia en aula, algo que nos «obsesiona» y que forma parte de nuestro ADN.

Por mi parte, identifiqué tres aspectos relevantes sobre los que trabajar: la observación, la escucha selectiva y el ritmo de comunicación. Personalmente, estoy bastante orgulloso de las mejoras que he realizado en el último año pero hay que seguir trabajando.

De la mano de Jordi, abrimos el debate sobre cómo mejorar el modelo de comunicación interna que usamos en OPTIMA LAB. Hace años que decidimos dejar de utilizar el email internamente, reemplazándolo por procesos y herramientas más efectivas.

También repasamos otros aspectos internos derivados de los cambios en los procesos de gestión de las formaciones, preparación de materiales o facturación.

En este bloque, aprovechamos para hablar sobre los estándares de OPTIMA LAB: nuestro «framework» de actuación en cuanto a valores, coherencia y actitud. Revisamos el estupendo trabajo realizado Paz sobre estos estándares que incluyen, además, las herramientas que utilizamos para optimizar nuestra efectividad como red.

Fin del primer día

Finalizamos la jornada sobre las 18:30 y prácticamente todos los nodos de la red decidimos hacer un poco de ejercicio para desconectar.

José Miguel lanzó la idea de hacer algo de actividad física al finalizar cada día y fue muy bien recibida por algunos «entusiastas».

Tras gestionar varias solicitudes de inscripción para el VIII curso en abierto de formación GTD® oficial, me calcé mis zapatillas para salir con Marta a correr por la zona del valle de La Barranca. La carrera finalmente quedó en paseo, que aprovechamos para disfrutar de unas vistas espectaculares.

Ya de vuelta, nos preparamos para bajar a cenar al pueblo. Optamos por la comida italiana del restaurante Rompicapo, un lugar acogedor, con un gran servicio y una cocina «abierta al reto» que lanzaron Paz, Marta y JM de preparar «la comida italiana más picante del mundo».

Muchas risas, confidencias y situaciones divertidas de la mano, entre otras cosas, de las anécdotas universitarias de Marta. Desde ahora, OPTIMA LAB siempre llevará en su corazón a «el gerente»… nosotros nos entendemos 😉

Segundo día

Comenzamos temprano, como suele ser habitual. Yo baje un poco antes a la sala para prepararla y trabajar un poco en mis cosas antes de desayunar.

Buen ritmo de trabajo tratando varios temas relacionados con desarrollo de negocio, operaciones, ventas y delivery.

El uso de los tableros de Trello nos ayuda a movernos con flexibilidad en este tipo de reuniones en las que cada minuto, cuenta. Sí, se quedan cosas sin hacer, pero sabemos y elegimos qué es lo que se queda sin hacer 😉

Por la tarde contamos con un taller de 5S Digitales, de la mano del maestro Julen Iturbe y Venan Llona. Muchas gracias a ambos por vuestra artesanía y, en especial a Julen por estar ahí a pesar de esa afonía.

5S Digitales plantea soluciones sencillas y aplicables, tanto al plano personal como profesional, para organizar y relacionarnos de forma más óptima con el complejo entorno digital.

Se trata de una metodología completamente flexible y potente que ayudaría a muchas personas y organizaciones a dejar de perder tiempo gracias al desarrollo de acciones y procesos digitales sencillos.

Aunque muchos de los conceptos que vimos en el taller ya los aplicamos en OPTIMA LAB, seguro que nos ayudará a reflexionar de cara a nuevos cambios y futuras mejoras.

Personalmente, me lleve ideas que comencé a aplicar durante el propio taller, otras voy a incubarlas y algunas las plantearé para aplicar en casa (creo que ya tengo candidato para el rol «5S owner» en casa).

Al finalizar este segundo día, la lluvia nos impidió salir a disfrutar del entorno como el día anterior. Así que aproveché para hacer algo de ejercicio en la habitación y meditar un rato antes de irnos a cenar.

Bajamos de nuevo al pueblo y esta vez, el lugar elegido fue el restaurante La Almadraba. Nos acompañaron Venan y Julen, a quien «apartamos» para evitarle el sufrimiento de forzar la voz en la conversación 😉  Eso sí, estuvo bien entretenido degustando los paquetitos de picos que nos sirvieron. Es lo que tienen los maestros…

La cena fue muy divertida. Me quedó claro, gracias a Marta, que mi habilidad para hacer selfies es, literalmente, lamentable. Por suerte, nos dio un buenos consejos de cómo mejorarlos… Veremos.

Tercer día: innovando en la experiencia de aprendizaje

Tras despedirnos de Julen y Venan después del desayuno, volvimos a nuestra sala para afrontar las últimas cuatro horas de trabajo.

Buena parte de la mañana la dedicamos a la innovación para mejorar la experiencia de aprendizaje de nuestros clientes.

Jordi expuso los cambios que vamos a introducir en las próximas versiones de nuestras formaciones de Nivel 1 de GTD®. Estos cambios están orientados a mejorar la experiencia en aula y facilitar el acompañamiento posterior gracias a un completo programa de refuerzo del aprendizaje, que contará con herramientas innovadoras y potentes.

Este enfoque, junto a los módulos online que lanzamos antes del verano, garantizan el éxito de mejorar la efectividad personal con GTD® a cualquier persona suficientemente comprometida.

Terminamos el tercer día con la exposición de nuestras reflexiones personales sobre las propias jornadas, el futuro de la red y del negocio.

Reflexiones y cierre

OPTIMA LAB se ha convertido en el referente en efectividad gracias al trabajo realizado durante todos estos años, y así nos lo dicen nuestros clientes.

Los resultados que estamos consiguiendo son consecuencia de perseguir e insistir en nuestro propósito y de aplicar nuestro modelo de negocio: hacer bien las cosas correctas.

El objetivo para este curso que empieza es ambicioso y retador. Trabajando desde los principios que nos han traído aquí, aprendiendo de los errores y potenciando las fortalezas que tenemos, seguro que lo conseguiremos.

Y para finalizar, aprovecho para dar las gracias a Paz por la estupenda organización de estas Jornadas. Mención especial para Marta, por todo lo que ha aportado en su debut y por «facilitarme» el hilo musical en la habitación. Y también a Jordi, Sergio y José Miguel por los buenos momentos que hemos pasado.

¡Nos vemos en las siguientes!