Archivo de la etiqueta: organización

2019: Tú oportunidad con GTD®

GTD oportunidad

Para muchas personas, las primeras semanas de año suelen ser la época preferida para ponerse a trabajar con los propósitos de año nuevo. 

Ésta es una época tan buena como otra cualquiera para plantearse esos propósito de cambio. Siempre es sano pensar en cambiar si consideras que podrías mejorar en algo.

Entre esos propósitos de año nuevo, muchas personas se plantean aprender a organizarse mejor para disponer de más tiempo de calidad, balancear su vida profesional y personal, aprender a priorizar, reducir el estrés… En definitiva, se plantean mejorar su efectividad personal.

Cambiar la forma en la que te organizas es sencillo y está al alcance de cualquier persona. Mejorar tu efectividad consiste en cambiar tus hábitos actuales, esos que no te están dando el resultado que necesitas, por otros que sí te funcionen.  

Puede que hayas decidido que 2019 va a ser el año en el que, finalmente, te vas a poner las pilas para cambiar y comenzar a llevar una vida sin estrés. Si es así, ¡enhorabuena!

Si dedicas el esfuerzo necesario, lo lograrás. Al igual que las miles de personas en el mundo que, en algún momento, decidieron lo mismo que tú y lo han conseguido a lo largo de los últimos años.

En mi experiencia, en el proceso de cambio, te puede ser de utilidad tener claridad sobre por qué quieres mejorar tu efectividad.

Cada persona es distinta y sus motivaciones pueden ser diferentes. Me gustaría compartir contigo las razones que me llevaron a tomarme en serio mejorar mi efectividad personal, en mi caso de la mano de GTD®, hace ya 8 años:

  • Me sentía desbordado por el día a día. No sabía qué tenía que hacer ni por dónde empezar.
  • Vivía constantemente en modo “apaga fuegos”. Se me olvidaban cosas y, cuando me explotaban, tenía que ponerme con ellas con más presión y estrés.
  • Tenía la falsa creencia de que tenía que hacer muchas cosas para ser un buen profesional.  
  • Estaba agobiado por la cantidad de cosas que entraban cada día en mi radar. No sólo por el email, sino también en reuniones, pasillos, el móvil… Era un constante bombardeo de temas pendientes que no había manera de mantener bajo control.
  • Me sentía perdido. No sólo en el día a día, sino también de forma más estratégica, profesional y personalmente. ¿Hacia dónde quería ir profesionalmente? ¿Qué quería hacer en mi vida?. No había tiempo para eso… Primero tenía que “sobrevivir”.
  • Urgencias, urgencias y más urgencias. “Deja eso y ponte con…”. “Han adelantado el Comité y hay que preparar una presentación”, “Hay que presentar una licitación para dentro de una semana…”. Tus jefes, tus clientes, tu pareja, tus hijos… ¿Te suena?
  • Estrés continuo, sostenido y creciente. En definitiva, cada día lloviendo sobre mojado.

Estas situaciones, y probablemente alguna más que se habrá quedado en el olvido, fueron las que me llevaron a tomarme en serio el compromiso de cambiar la situación. Lógicamente, tú tendrás las tuyas propias.

Como te comentaba antes, es cierto que el número de personas que se acerca a GTD® como medio para mejorar su vida no deja de crecer. Y eso está genial.

Pero, sinceramente, que mucha gente haya mejorado como consecuencia de aplicar algunos o todos los principios productivos y de organización que propone GTD®, no debería ser tu única razón para darle, si quieres, una oportunidad.

Obviamente, GTD® es lo que a mi me funcionó. Me cambió la vida, sé que a muchas personas también y que a otras les está ayudando a hacerlo. Dicho esto, tú deberías utilizar lo que a ti te sirva. El aprendizaje es un ciclo continuo de prueba, ensayo y error. Con altas dosis de paciencia.

Si entre tus propósitos de año está mejorar tu efectividad y vivir mejor, aprender GTD® te ayudará a conseguirlo.

Porque 2019 puede ser el año en el que, definitivamente, pases a otro nivel en efectividad personal. ¿Te vas a animar?

Cómo sentir tu trabajo bajo control con GTD®

Grupo de personas sorprendidas alrededor de una esfera de luz sobre una mesa

Enfrentarse a lo desconocido es uno de los mayores factores que contribuyen al estrés. Por ello es tan importante sentir tu trabajo bajo control.

La incertidumbre, la duda y, en definitiva, desconocer el significado y lo que tenemos que hacer dispara mecanismos relacionados con el miedo en nuestro cerebro.

Posiblemente se trate de un miedo poco consciente, pero tan real que nuestro cerebro comienza a activar el mecanismo del estrés para ayudarnos a «sobrevivir» a esa situación.

Lo cierto es que los cambios constantes, la rapidez con la que se producen, el exceso de información, las urgencias,…, dan lugar a situaciones donde lo desconocido aparece cada vez con mayor frecuencia en el día a día de la gente y, también, de las organizaciones. Y, como consecuencia, aparece un estrés sostenido y permanente.

Por sí mismas, esas situaciones de forma aislada no contribuirían a generar una situación indeseable ni preocupante. Pero la coincidencia de muchas de ellas sí lo hacen, provocando una sensación de descontrol en la que no sabes qué te vas a encontrar a la vuelta de la esquina. Y eso no le gusta nada a nuestro cerebro.

¿Qué es la sensación de control?

En el lado opuesto a ese tipo de situaciones está la sensación de control.

La sensación de control es esa sensación donde sientes que tú dominas la situación en lugar de ser ella la que te domina.

Alcanzas la sensación de control cuando consigues saber qué es todo lo que tienes que hacer y cuales son todos tus frentes abiertos. Cuando tienes un conocimiento y dominio absoluto sobre las responsabilidades, obligaciones y compromisos que has adquirido.

Precisamente, ese conocimiento de todo lo que tienes que hacer es lo que consigue que desaparezca el estrés que provoca tener la situación descontrolada.

Cinco pasos para sentir tu trabajo bajo control con GTD®

Para conseguir control sobre tu trabajo, GTD® propone cinco pasos sencillos.

Una vez interiorizas estos cinco pasos y los conviertes en hábitos, consigues vivir de manera constante con esa sensación de control. Veamos cuales son y en qué consisten:

  • Capturar: poner en contenedores de confianza, que vacías regularmente, todas aquellas cosas que captan tu atención  
  • Aclarar: vaciar completamente y de manera regular los contenedores anteriores, identificando el significado de cada una de las cosas que contienen y decidiendo qué hacer o qué no hacer con ellas
  • Organizar: poner la información y los recordatorios sobre qué hacer en los lugares adecuados para poder verlos cuando tenga sentido
  • Reflexionar: revisar regularmente todo nuestro sistema de organización para mantener su fiabilidad y obtener una perspectiva global
  • Ejecutar: llevar a cabo con confianza lo que elegimos hacer en cada momento

Conseguir aplicar estos cinco pasos de manera sistemática y regular, te reportará interesantes beneficios en tu día a día:

  • Aprovecharás mejor tu potencial y tus recursos (tiempo, energía,…)
  • Disfrutarás de claridad para poder decidir y elegir de forma adecuada qué hacer
  • Mejorarás la gestión de tus proyectos y tus áreas de responsabilidad
  • Ganarás en tus relaciones con las personas de tu entorno (equipo, familia, amigos, clientes,…)
  • Conseguirás mayor equilibrio entre las diferentes áreas de tu vida
  • Reducirás increíblemente tu nivel de estrés

Conclusión

Uno de los principales factores de generación de estrés es la sensación de tener descontrolados tus asuntos y responsabilidades.

Cuando consigues dominar la situación en lugar de que ella te domine, consigues alcanzar lo que en GTD® se denomina «sensación de control».

GTD® propone cinco pasos para sentir tu trabajo bajo control de forma proactiva y habitual: capturar, aclarar, organizar, reflexionar y ejecutar. Son cinco hábitos sencillos, muchos de los cuales la mayoría de las personas ya hace, y que GTD® propone hacer de otra manera diferente.

Si tienes la sensación de que tu trabajo te controla a ti, ya sabes qué es lo que puedes hacer para cambiar la situación y sentir tu trabajo bajo control.