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IV Curso Abierto de Formación GTD® oficial: Tomando el control

Los pasados 28 y 29 de enero celebramos el IV curso abierto de formación GTD® oficial en Madrid.

Una iniciativa que comenzamos el año pasado y va camino, como muchas de las cosas que hacemos en OPTIMA LAB, de convertirse en tendencia.

Fue un día y medio en el que tuve la oportunidad de compartir experiencias, buenas prácticas, errores y soluciones aplicables en el día a día sobre la metodología GTD®.

Como en anteriores ediciones, asistieron personas de diferentes perfiles dando lugar a un grupo muy diverso.

Personas del ámbito de la gran empresa, de la pyme, profesionales independientes y empresarios, representando a un buen número de sectores: tecnológico, alimentario, cultural, legal, sanitario, bancario,…

Una diversidad que viene a confirmar que la efectividad personal es competencia transversal necesaria para cualquier profesional, independientemente de su perfil o sector.

Invertir y apostar por el desarrollo y el aprendizaje es una actitud clave para cualquier persona que pretenda mejorar su nivel de empleabilidad en este complicado y cambiante entorno profesional en el que estamos.

No obstante hay personas que, erróneamente, consideran la opción de esperar a que las cosas cambien por sí solas.

Esperan que mejore el sector en el que trabajan, que cambie su empresa, su jefa o sus clientes,… Esa opción es respetable, pero ridícula, si lo que buscan es mejorar de verdad y conseguir resultados sostenibles.

Si piensas que tus opciones de mejora pasan por esperar a que cambie lo que no te gusta de tu entorno, lo siento, pero vas mal. Te deseo suerte, porque la vas a necesitar.

Sin embargo, si comienzas por tomar conciencia de qué puedes hacer tú para mejorar tu situación, estarás en el camino correcto.

Y esto es válido para cualquier aspecto que quieras mejorar: tu manera de organizarte, tu situación personal o profesional, tu forma de trabajar, tu efectividad…

Obviamente tendrás que moverte y tomar decisiones. Algunas serán más fáciles y otras más difíciles. Pero tendrás que actuar.

Conseguir resultados requiere de esfuerzo. Eso ya lo sabes. La cuestión es saber si tienes el compromiso de hacerlo.

¿Te identificas con alguna de estas situaciones?:

  • ¿Desconoces todos los temas pendientes que tienes entre manos?
  • ¿Te desborda tu situación actual?
  • ¿Eres consciente de lo que has dejado sin hacer que deberías haber hecho?
  • ¿Tienes más cosas para hacer que tiempo para hacerlas?
  • ¿Estás constantemente apagando fuegos?
  • ¿Tienes la sensación de que no avanzas en el día a día?
  • ¿Has descuidado tu vida personal? ¿Tu ocio? ¿Prestas menos atención a tu familia de lo que te gustaría?…

Podría continuar, pero seguro que te identificas con más de una. Las personas con las que hemos trabajado en nuestros cursos y talleres se han sentido así en algún momento. ¡Yo también!

Son situaciones poco agradables y que todos queremos evitar. Afortunadamente, la solución existe y queda muy lejos de quejarse y resignarse a continuar así.

En el fondo, sabes que el entorno en el que vives es como es, e incluso puede ir a peor. Así que sólo puedes hacer una cosa: tomar el control y centrarte en lo que puedes hacer.

Toma las riendas, plántate y di: «¡Hasta aquí hemos llegado!».

Si apuestas por ti y por mejorar tu efectividad personal, obtendrás resultados. Puede que en ocasiones no sean tan rápidos como te gustaría, pero es cuestión de avanzar poco a poco.

Tendrás que aprender una manera diferente de hacer las cosas, tener paciencia y mantener tu motivación.

Muchas personas ya hemos pasado por esa situación y tienes ayuda para conseguir esa mejora que tanto necesitas. Como decía uno de los participantes en este último curso: «Ya no tengo excusas, depende de mí».

Por eso, cuando te animes, ya sabes donde nos tienes. Te esperamos 😉

La felicidad está en los valores

brujula que señala los valores principales como destinoLa vida es un estado permanente de toma de decisiones. A veces, esas decisiones las tomamos casi sin darnos cuenta y otras veces ocurre lo contrario: no nos damos cuenta de que tenemos que tomar determinadas decisiones.

En los últimos días he estado inmerso en un enriquecedor y puñetero proceso mental y emocional de análisis, reflexión y, finalmente, decisión. He pasado tiempo buscado técnicas que me ayudasen a tomar la decisión que debía tomar, he leído sobre aspectos emocionales e intelectuales sobre la mejor manera de tomar una decisión sintiéndome bien y he hablado con varias personas buscando información útil y relevante para el proceso.

Todo lo anterior, sin duda, me ha ayudado a caminar la senda obligatoria que tenemos que recorrer por nosotros mismos porque, al final, en la toma de decisiones hay soledad. Utilizando una metáfora con uno de mis deportes favoritos, el ciclismo, tomar una decisión importante es como subir un puerto de montaña: puedes contar con compañeros que te ayuden al inicio, puedes tener al público jadeándote y animándote, puedes tener delante de ti corredores que ya han recorrido el camino que te queda y los tienes de referencia,…, pero al final quien tiene que darle fuerte y con decisión a los pedales eres tú. La decisiones no las toma nadie por ti, ni te puedes escudar en alguien para tomar una decisión: las decisiones las tomas tú.

La ayuda, las referencias, los consejos y las experiencias propias pasadas pueden útiles como marco para tomar esas decisiones que son complicadas. Sin embargo, a mi lo que realmente me ha ayudado ha sido confrontar mis sensaciones con mis valores. Reflexionar sobre si lo que iba a decidir estaba alineado con mis valores ha sido clave para decidirme. En este caso concreto, dos valores: la honestidad y la coherencia conmigo mismo.

He aprendido que los valores son para mi la munición final, la última bala en la recámara. Si con todo lo que he podido hacer anteriormente no he tomado una decisión con la que me siento liberado, acudo a mis valores y me dejo fluir. ¿Qué sientes?. ¿Qué vives?. La cosa al final va de sensaciones, al menos en mi caso. Si tuviésemos que tomar decisiones únicamente por aspectos puramente objetivos creo que perderíamos parte de nuestra propia naturaleza emocional.

Además, todo es más complicado cuando decidir conlleva una rectificación posterior a una decisión tomada que afecta a más personas. Puede darse el caso de que determinados valores se vean confrontados. Por ejemplo, la honestidad con la lealtad, la responsabilidad conservadora contra el desarrollo, etc… En este caso, me ha sido útil identificar cada valor en una escala simple de más o menos peso.

¿Y qué queda al final?. Sensaciones enfrentadas, libertad, todo el proceso vivido, aprendizaje y felicidad. Si, felicidad. Porque cuando sientes que haces lo correcto, cuando decides ser fiel a tu valores, cuando decidas lo que decidas puedes mirar a la gente a la cara no te queda más remedio que sentir felicidad… aunque no tengas certeza de las consecuencias de tus decisiones. Porque no hay mejor herramienta que la felicidad para empezar a cincelar el futuro entre la incertidumbre.

Gracias a todos.

4 conceptos clave para trabajar con menos estrés

 Debido al desconocimiento, existe el mito de que usar GTD® es difícil. Como ya escribí, para aprender GTD lo único que necesitas es este pequeño equipaje. Nada más.

No voy a entrar en detalle aquí de lo mucho que nos gusta, a todos, obtener grandes resultados sin esfuerzo. Ni me voy a referir a la absurda esperanza con la que la gente busca resultados diferentes haciendo lo mismo que hacían hasta ahora. Ya decía Einstein que eso tenía cierto punto de locura.

Llevo usando GTD más de 5 años y quería compartir contigo cuatro ideas clave que puedes aprender para sentirte mejor haciendo mejor las cosas que haces, decidiendo bien qué no haces, cumpliendo con tus obligaciones, disfrutando de más tiempo para hacer cosas que te apetezcan,… En definitiva, qué puedes hacer para trabajar mejor y vivir mejor.

Esas ideas clave no son mías, sino que son las síntesis de los principales conceptos que recoge David Allen en GTD®, y se reducen a:

  • Clave 1: libera tu mente usando un sistema fiable. La mente está para lo que está. La evolución no nos ha dotado de cerebro para mantenerlo ocupado con recordatorios de obligaciones, tareas por hacer, compromisos que cumplir,… Con GTD® consigues usar un sistema que contendrá todo sobre lo que tendrás que tomar una decisión o sobre lo que ya la has tomado, de manera que tu cabeza estará libre para hacer lo que mejor saber hacer, pensar, sin preocuparte de que se te escapen u olviden cosas.
  • Clave 2: transforma lo desconocido en conocido. Lo desconocido nos produce estrés. Por tanto, para liberarnos de ese estrés sólo tendríamos que hacer que lo que nos resulte desconocido en un momento dado, pase a ser conocido. Esto, que parece sencillo, trivial y evidente, no lo es tanto en la práctica. Saber qué son las cosas con las que nos relacionamos o tenemos que interactuar, ser conscientes de las consecuencias de nuestras decisiones, saber si tenemos que hacer algo con ello o no,…, son aspectos relacionados con esa transformación. GTD® nos ayuda en todo ese proceso.
  • Clave 3: organízate, pero no de cualquier manera. Ni tampoco como a ti te parezca mejor. Huye del “es que yo lo hago así…”. Cuando me dicen eso, no puedo evitar pensar (sin malicia 😉 ): “claro, y te va muy bien, ¿verdad?”. GTD® propone una manera de organización eficiente, agrupando las cosas por su naturaleza en función del significado que tienen en realidad, y no del que tú crees o quieres que tenga. No es complejo, es simplemente diferente.
  • Clave 4: proactividad y revisión. En lugar de ir de fuego en fuego, de emergencia en emergencia, ¿no sería mejor poder anticiparte a las cosas?. Frente a la reactividad poco eficiente de reaccionar ante emergencias constantemente, GTD® propone la proactividad de que revises metodológicamente tu sistema para evitar sorpresas desagradables y reducir considerablemente el número de esas emergencias a las que te tienes que enfrentar.

Como ves, son sólo cuatro macro-conceptos clave. Nada más.

Si has leído hasta aquí, te voy a pedir, si me lo permites, un favor. Te pido que reflexiones por un momento lo siguiente: si tuvieses tu mente despejada gracias a usar un sistema fiable y siempre disponible donde estuviesen perfectamente organizados todos tus compromisos, proyectos y acciones, de manera que no se te escapase nada y tuvieses consciencia de las consecuencias de hacer unas cosas y no hacer otras, ¿crees que vivirías mejor y con menos estrés?

Es más, ¿crees que si usases en tu día a día algunos de estos cuatro conceptos tu manera de trabajar se vería beneficiada de alguna manera?

La realidad es que usar GTD es fácil, ya que se reduce a trabajar según estos conceptos que hemos visto: cuatro conceptos clave para trabajar con menos estrés. ¿Quieres empezar a conseguirlo?

Los compromisos que adquieres afectan directamente a tu estrés

Perseguido por tus compromisos

Dice David Allen que buena parte del estrés que tiene la gente viene derivado de la mala gestión que hacen de los compromisos que adquieren. No puedo estar más de acuerdo con él. En mi experiencia, y en línea a ese estrés, desde una perspectiva de origen hay dos tipos de estrés:

  • estrés externo
  • estrés interno

El estrés externo, que es el que se produce debido a factores o medios extrínsecos a nosotros. Por ejemplo, el estrés derivado de una excesiva carga de trabajo o de una relación complicada con un jefe, compañero o cliente. Podemos decir que el estrés externo lo provocan  circunstancias sobre las cuales tenemos una capacidad de actuación limitada.

Por otro lado el estrés interno, o estrés autogenerado, es el que nos producimos a nosotros mismos. Este estrés autogenerado tiene su origen, habitualmente, en una gestión ineficiente de los compromisos que adquirimos. Efectivamente, tú también eres un foco de estrés para ti mismo así que no  busques únicamente culpables “ahí fuera”.

Una gestión ineficiente de los compromisos consiste, básicamente, en no alcanzar los resultados a los que te has comprometido. Esa mala gestión puede tener varias causas, pero fundamentalmente se agrupan en dos:

  • Adquirir más compromisos de los que eres capaz de gestión (factor cuantitativo)
  • No saber a qué te estás comprometiendo (factor cualitativo)

En mi experiencia personal, me ha sido mucho más útil trabajar sobre el factor cualitativo: si sabes a qué te estás comprometiendo estarás en disposición de poder ser más selectivo a la hora de elegir cuantos compromisos eres capaz de asumir.

Para los usuarios de GTD, al igual que ocurre con el concepto “trabajo”, el término “compromiso” tiene un significado que va más allá que su significado tradicional. En último término, un compromiso es una obligación que contraes con alguien o contigo mismo. Lo primero es lo habitual, pero lo segundo no suele ser tan evidente. Me pareció muy acertada la definición que aportó Antonio José Masiá en un debate interno de OPTIMA LAB que tuvo lugar la semana pasada:

AntonioJoseMasia“Un compromiso según GTD es una obligación que contraes contigo o con un tercero tras evaluar o valorar de forma objetiva su idoneidad en función de los resultados que pretendo alcanzar para dotar a mi vida de sentido y equilibrio”

Si eres una persona medianamente normal, te sentirás bien cuando cumples con los compromisos que adquieres y no te sentirás bien cuando los incumples. Dejando al margen matices que sirvan para contextualizar casos puntuales, cuando de manera sistemática no respondes en tiempo y forma con lo que te comprometes, sentirás frustración, estrés, enfado o una variedad de  sentimientos negativos como falta de capacidad, competencia, inseguridad, etc.

El problema intrínseco a la gestión ineficiente de los compromisos no es el compromiso en sí mismo, sino como te estás relacionando con ese compromiso. Puede que ese compromiso esté ahí y no tenga que estar. O puede que esté ahí, tenga que estar y no sepas que significa ni que hacer con ello.

GTD aporta un método eficaz para gestionar y relacionarte con tus compromisos, proporcionándote seguridad y tranquilidad con las decisiones que tomas respecto a ellos. Esto no quiere decir que vayas a aceptar más compromisos ni hacer más cosas. Precisamente lo que notarás si usas GTD es que adquirirás, probablemente, menos compromisos aunque casi con total seguridad serán de mayor “calidad”. Eso significa que harás cosas que te acerquen más hacia el “sentido y equilibrio” que comentaba a Antonio José Masiá.

Si quieres mejorar tu eficiencia es importante que tengas en cuenta lo que es  y lo que significa realmente un compromiso cuando lo adquieras, porque en realidad son los compromisos y cómo te relacionas con ellos lo que afecta directamente a tu estrés. Y lo más importante, es sobre esa relación sobre lo que tu puedes actuar proactivamente.

 

GTD: Innovación disruptiva para las personas

GTD - innovación disruptiva para las personasEn el sector de la industria, en términos generales,  innovar es mejorar los productos o servicios que se ofrecen al mercado de manera continuada. Se trata de un proceso gradual donde poco a poco, en base a experiencias y benchmarkings, distintas características funcionales, técnicas, de diseño u operativas, evolucionan sobre el paradigma anterior en el que fueron diseñadas para buscar o dar respuesta a nuevas necesidades.

 En ocasiones y de forma espontánea, de manera similar a las mutaciones que dan lugar a la selección natural de las especies en la naturaleza pero no de forma tan aleatoria, surge una innovación que rompe radicalmente con los modelos y paradigmas existentes. Se trata de una innovación diferencial y rompedora que hace de ese producto o servicio la referencia del mercado y obliga al resto de la industria y sector a adaptarse, cambiado sus procesos y esquemas para, simplemente, no desaparecer. Es lo que denomina innovación disruptiva.

 A lo largo de la historia de la humanidad, estas innovaciones disruptivas son las que han propiciado, de una u otra manera, grandes saltos cualitativos en la evolución de las sociedades. Algunos ejemplos significativos pueden ser la aparición del fuego o la invención de rueda, la máquina de vapor que dio lugar a la revolución industrial, la electricidad o el telégrafo que transformaron  la sociedad de finales del siglo XIX y principios del XX, o las tecnologías de la información e Internet como impulsores de la sociedad del conocimiento que actualmente vivimos.

 Es importante diferenciar entre una innovación lineal y el concepto de innovación disruptiva. Si tomamos como ejemplo el sector de la fotografía, en los años 80 y 90, las principales marcas líderes del sector orientaban sus innovaciones, de tipo lineal en este caso, a la mejora de aspectos como el incremento de la velocidad de obturación, captar mejor la luminosidad y el movimiento, superar la calidad de los negativos, disminuir el tamaño y peso de los equipos, adaptar la ergonomía, … En definitiva innovaciones “lineales” que eran necesarias y buenas, pero que no rompían el mercado ni la industria de la fotografía, por entonces, de tipo analógico. En este caso, la innovación disruptiva llegó con la aparición de la fotografía digital, cuando dejó de ser necesario el uso de carretes, negativos, revelados,… El modelo de fotografía con formato digital transformó la industria y el consumo. Es cierto que las primeras cámaras digitales eran peores en cuanto a calidad fotográfica con respecto a las convencionales y que, al principio, solo fueron adoptadas por unos pocos early adopters  del momento (lo que muchos llaman ahora frikies), generalmente provenientes del mundo tecnológico. Las posteriores innovaciones lineales sobre las cámaras digitales no han hecho otra cosa que consolidar la inevitable transformación que ya había comenzado en el  sector y la industria: se mejoró, y se sigue mejorando,  la calidad de la fotografía, la usabilidad, la sencillez en el manejo, el tamaño de las cámaras, el almacenamiento, …, pero todo se generó a partir de la innovación disruptiva de la fotografía digital.

En materia de organización, eficacia, eficiencia y productividad, tanto a nivel personal y empresarial, estamos viviendo un momentos de importantes cambios y de transformación evidente. Es un proceso que ya ha empezado y del que sólo unos pocos estamos siendo plenamente conscientes. Es cierto que, tanto en términos de management como en organización y productividad personal, desde hace tiempo se han venido produciendo innovaciones de tipo lineal con la aparición de diferentes técnicas de gestión de tiempo y/o prioridades, modelos organizativos jerárquicos, matriciales y pseudofuncionales, y metodologías diversas de gestión de proyectos. Unas innovaciones lineales que podían dar respuesta, en mayor o menor medida, a ciertas necesidades del momento pero que, a todas luces, no son suficientes ni óptimas para el paradigma actual de competitividad, que nos guste o no, existe y nos afecta de forma directa. Porque, no te dejes engañar: no estamos en una crisis, sino en una época de cambio… muy acelerado.

 En cuanto a la productividad y organización personal y profesional se refiere, mi opinión es que la innovación disruptiva que transformará el paradigma vendrá de la mano de los conceptos, hábitos y  filosofía de la metodología GTD. Porque, en mi experiencia, GTD aporta algo realmente diferencial, necesario, demandando, aplicable y que funciona para recuperar el control de tu vida, dar sentido a tus acciones, optimizar tus recursos y conseguir objetivos y resultados.

En todo proceso de innovación disruptiva, es la innovación original la que siembra la semilla de transformación del sector, de la industria o del modelo y, como comentaba con el ejemplo de la evolución de la fotografía, es adoptado solamente por unas pocas personas que, bien por pura necesidad, casualidad o inteligencia, ven las ventajas que esa innovación aportará a la sociedad. GTD es esa innovación disruptiva en materia de organización, productividad, eficacia y eficiencia para la personas que vivimos y nos desarrollamos en está nueva sociedad del conocimiento, y estoy convencido de que evolucionará para dar más y mejores respuestas a los retos personales y profesionales a los que nos enfrentaremos.

Por todo lo anterior, te animo a que te sumes a la innovación disruptiva que supone GTD para tu desarrollo personal y profesional y, de ese modo, te puedas desenvolver sin estrés, de manera eficiente, eficaz y organizada, como dice David Allen, en el juego de tu trabajo y en el negocio de tu vida.