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GTD – ¿Cuántas bandejas de entrada?

Bandejas conectadas en una red de carpetas

Ya sabes que tus bandejas de entrada son cualquier lugar, físico o digital, donde se acumulan cosas sobre las que tendrás que pensar y decidir qué hacer o qué no hacer con ellas.

Tu bandeja de email, un cuaderno de notas o el teléfono donde se quedan registradas las llamadas perdidas pueden ser algunas de tus bandejas de entrada.

Pero tienes más.

¿Usas redes sociales?. Cada una de ellas podría ser una bandeja de entrada.

¿Tienes varias cuentas de email?. Cada cuenta profesional y personal es una bandeja de entrada.

¿Dónde te dejan las cartas o papeles en tu trabajo?. ¿Y en casa?. Cada lugar es una bandeja de entrada.

¿Dónde dejas los tickets que te dan en un restaurante, en la lavandería o en el supermercado?. Tu bolso, tu cartera,…, también pueden ser bandejas de entrada.

¿Utilizas tu móvil para capturar fotos, grabar mensajes de voz o tomar notas?. Si luego tienes que decidir qué hacer con ello, la aplicación de tu móvil dónde quedan las fotos, los mensajes de voz o las notas es una bandeja de entrada.

¿Te has anotado alguna vez algo en tu mano para que no se te pierda?. ¡Tu mano puede ser una bandeja de entrada!.

Ser consciente de todas las bandejas de entrada que tienes te puede generar, al inicio, cierto rechazo, por toda la cantidad de cosas que debes aclarar.

Pero tu realidad es como es y saber a lo que te enfrentas es, por lo general, mejor opción que ignorarlo.

No hay un número perfecto de bandejas de entrada. Se trata de tener el número adecuado de ellas.

Para averiguar cual es el tuyo, simplemente sé consciente de que debes tener todas las bandejas de entrada necesarias, y las menos posibles, para capturar lo que llame tu atención en todo momento y todo lugar.

Asume cuanto antes que tienes las bandejas de entrada que tienes, no las que quieres, y podrás comenzar a construir una mente extendida para vivir sin estrés.

Mejorar tu efectividad depende de ti

mejorar tu efectividad

Todo lo que necesitas para mejorar tu efectividad está a tu alcance.

Sabes que es cuestión de aprender nuevos hábitos e ir haciendo cambios poco a poco. Con paciencia, porque aquí las prisas son el camino equivocado.

Como cualquier cambio que requiere esfuerzo, te puede dar pereza. Reconozco que a mi, a veces, aún me ocurre. Es normal.

También puede que sientas que esto no es para ti. Es más cómodo dejar que tus excusas te sigan dando una palmadita en la espalda: falta tiempo, fuerzas, mucho trabajo, la familia,…

Porque aunque sabes que tienes que cambiar, siempre vas a encontrar motivos para no hacerlo.

Sin embargo, si realmente quieres mejorar tu efectividad ya tienes a tu alcance todo lo que necesitas.

Sabes cuales son las metodologías y técnicas que funcionan, los principios en los que se basan y cómo la neurociencia las avala.

También tienes a tu alcance personas dispuestas a echarte una mano. Personas que hanhemos estado hace tiempo dónde tú estás ahora y que hanhemos cometido casi todos los errores que se pueden cometer.

La receta funciona, el resto son excusas. Mejorar tu efectividad depende de ti, ¿a qué estás esperando?

GTD®: Más de uno es multitud

En uno de los últimos cursos que he tenido oportunidad de facilitar en la Administración Pública (sí, la Administración Pública también se mueve en esto de la mejora de la efectividad) uno de los participantes preguntaba si tenía sentido usar GTD® como metodología de equipo y tener listas compartidas entre varias personas.

La pregunta me parece muy interesante para reflexionar sobre ella, por diferentes motivos.

GTD® es una metodología diseñada para mejorar la efectividad personal más que para mejorar la efectividad de un grupo o una organización, aunque también lo hace (y mucho) de manera indirecta.

GTD® propone una serie de hábitos y comportamientos a nivel personal para ganar sensación de control, trabajar con enfoque, organizarse mejor y eliminar el estrés.

Cualquier persona que utiliza GTD® consigue esos beneficios y muchos más (puedes leer ejemplos reales aquí).

La ciencia demuestra, y así lo confirman las personas que lo aplican, que GTD® ayuda a mejorar la efectividad y aumenta la felicidad de las personas.

¿Porque GTD® ayuda a la mejora de la efectividad de una organización?

Resulta evidente que un colectivo con personas efectivas será más efectivo que un colectivo sin personas efectivas.

En este sentido, GTD® sí que contribuye a la mejora de la efectividad de un grupo o una organización: a mayor número de personas usando GTD®, más opciones de mejorar su efectividad tiene el grupo u organización.

Esto ocurre porque son las personas las que forman las organizaciones y mejorar su efectividad es el primer paso, aunque no el único, para mejorar la efectividad organizativa.

Son muchos los factores que hacen que el uso individual de GTD® contribuya positivamente en la efectividad de la organización. Veamos algunos de ellos.

El primero es que se inicia un cambio cultural en la organización orientado hacia la efectividad, ya que cuando las personas cambian, la organización también cambia.

Otro efecto es que, en la organización, se comienza a hablar un lenguaje distinto, común, concreto, definido y sin riesgo de interpretaciones erróneas, donde los que se dice se comprende fácilmente. Cuando la comunicación es más fluida, directa y concreta, las cosas funcionan mejor.

También, se generan importantes sinergias y eficiencias en las relaciones entre las personas. Por ejemplo, el uso de la lista «A la espera» o las «Agendas» ayudar a mejorar la coordinación con otras personas y la gestión de equipos. Dos de las diez competencias consideradas indispensables para los profesionales en 2020 según el Foro de Davos.

Como puedes comprobar, son muchos los beneficios que la organización obtiene cuando sus personas son efectivas.

Entonces… ¿Se puede usar GTD como metodología de grupo?

Aunque los beneficios de GTD® sean evidentes tanto en el plano personal como en el organizativo, lo cierto es que GTD® es un metodología personal.

Es la persona quien tiene que desarrollar los hábitos para crear, utilizar y mantener su propia mente extendida. En mi opinión, esta es la clave: no se me ocurre una «mente extendida compartida» porque no existe una «mente personal compartida».

Por ejemplo, la lista «A la espera» de una persona puede tener poco que ver con la lista de otra persona. Lo mismo ocurre para la lista de «Siguientes acciones», las «Agendas», la «Lista de proyectos»,… Un sistema GTD® contiene información personal con un significado personal, y surge de un proceso de pensar y decidir de manera personal sobre tu propia realidad, por muy relacionada que esté con la del resto de la organización.

Conclusiones

GTD® es una metodología para mejorar la efectividad personal que trabaja y desarrolla hábitos y comportamientos individuales.

El sistema GTD® de cada persona es individual y contiene información relevante para esa persona pero no necesariamente para otra.

Los beneficios y ventajas de GTD® son evidentes para la persona que lo usa y, también, para la organización de la que forma parte.

El uso de GTD® contribuye a generar entornos más efectivos en las organizaciones de diversas maneras, como por ejemplo reduciendo el impacto negativo de las interrupciones, facilitando que las personas puedan trabajar con enfoque, mejorando la coordinación entre las personas y la gestión de equipos.

Si usas GTD® y quieres que tu entorno se beneficie también de sus ventajas, anímale a conocerlo y, sobre todo, a probarlo, porque el resto llegará solo y todos saldréis ganando.

#GTD: ¿qué hay que capturar?

Ya hemos visto en anteriores posts que capturar es un hábito muy liberador que te aporta muchas ventajas.

Como sabes, él hábito de capturar en GTD consiste en poner en contenedores de confianza, que vaciaremos con regularidad, aquello que capta nuestra atención sin pensar ni tomar decisiones sobre ello.

Capturar es el primer paso para construir un sistema de organización personal completamente fiable que te permitirá dejar de usar tu memoria para acordarte de lo que tienes que hacer. ¿Te imaginas viviendo así?

Además, al capturar enfrías el pensamiento dejando de decidir en caliente (ya sabes como suelen ser las decisiones que tomas en caliente) y, también, te permite hacer una gestión proactiva de las interrupciones.

En los cursos y talleres que facilito como trainer certificado en metodología GTD, aparece con frecuencia la duda sobre qué es lo que hay que capturar. Es algo normal debido a la diferencia que existe entre el significado de capturar en el lenguaje coloquial y en GTD.

¿Qué hay que capturar?

En GTD capturamos “incompletos”, es decir, algo sobre lo que tendremos que completar el ciclo de pensamiento más adelante.

Un incompleto es algo que en un momento dado ha captado nuestra atención y, en ese mismo momento, lo capturamos con una herramienta de captura o lo ponemos en una bandeja de entrada.

Cualquier cosa que aparezca por tu mente y que pueda tener un valor potencial para ti, debes capturarlo para sacarlo de tu cabeza y dejarlo en un sitio donde luego decidirás qué hacer o qué no hacer con ello.

Captar tu atención

Veamos un ejemplo de qué quiero decir con la expresión “captar tu atención”.

Imagina que vas por la calle caminando con un amigo y veis un cartel de publicidad sobre el estreno de una película que capta vuestra atención.

En tu caso, el cartel te ha llamado la atención porque hace tiempo que no vas al cine y te apetecería ir de nuevo.

A tu amigo el cartel le ha llamado la atención simplemente porque es un anuncio muy llamativo, sin que tuviese ningún valor potencial para él.

Para ti, eso del “anuncio de la película” tiene un valor potencial (volver a ir al cine). Para tu amigo, el anuncio no tiene ningún valor potencial (es, simplemente, un suceso llamativo sin más).

En tu caso, capturarías con alguna herramienta de captura algo del estilo “ir al cine” o, mejor aún, “cine”. Sin embargo, tu amigo, no capturaría nada en esta ocasión.

¿Dónde está el límite?

Algunas personas tienen dudas sobre donde está el límite entre tener un valor potencial y no tenerlo. Y, en mi experiencia, no hay un criterio objetivo para determinar ese límite.

Como hemos visto en el ejemplo, un mismo suceso puede tener un valor potencial para una persona y no tenerlo para otra.

En caso de que tengas dudas sobre si capturar algo o no, siempre aconsejo lo mismo:  captura.

Capturar algo no te compromete a nada. Al capturar, simplemente, estás sacando eso de tu cabeza para darte la oportunidad más adelante de pensar y decidir cuál es su significado para ti y qué hay que hacer o no con ella.

Conclusión

Capturar es un hábito que te ayudará a vaciar tu cabeza y comenzar a construir un sistema de organización completamente fiable.

Cualquier cosa que aparezca por tu cabeza (una idea, algo de lo que te acuerdes, una ocurrencia,…) que capte tu atención y tenga un potencial valor para ti, debes capturarlo.

Cuando tengas dudas sobre si capturar algo o no, es mejor que lo captures y lo saques de tu cabeza. Recuerda que capturar mucho es un hábito muy productivo y muy liberador que te ayudará a despejar tu mente.  

#ProfesionalesDelConocimiento: el trabajo de definir tu trabajo

Uno de los mayores retos a los que se enfrentan los profesionales del conocimiento en la actualidad es el de saber, en lugar de suponer, qué es lo que tienen que hacer.

Peter Drucker dejaba claro hace años que los profesionales del conocimiento, antes de hacer algo, debían responderse la siguiente pregunta: ¿Cuál es la tarea que hay que hacer?.

Al finalizar los talleres y cursos sobre mejora de la efectividad que facilito, muchas personas reconocen que apenas piensan y deciden sobre cuáles son las tareas concretas que deben hacer, y que sus respuestas y actos suelen ser instintivos, gobernados por el Sistema 1 y basados en pensamiento supositorio.

Y es que, la mayoría de las veces, suponemos que es lo que hay que hacer en lugar de saber qué es lo que hay que hacer.

¿Qué es definir el trabajo?

Como veíamos en el post anterior, definir el trabajo es uno de los tres tipos de trabajo que todo profesional del conocimiento tiene que como responsabilidad.

Frente a lo que ocurre en los trabajos de naturaleza manual, donde la tarea que hay que hacer está ya definida y es concreta, en el trabajo del conocimiento no ocurre lo mismo. Definir el trabajo es algo imprescindible para los profesionales del conocimiento y es un trabajo en sí mismo.

Para poder hacerlo, deberás pensar sobre tu trabajo y decidir si tienes que hacer algo con ello o no, y en el caso de hayas decidido que hay que hacer algo debes concretar qué es lo que hay que hacer y qué tiene que pasar para que esté hecho.

Se debe aprender a definir el trabajo

Cualquier profesional en la actualidad que quiera conseguir resultados debe aprender a definir el trabajo. Si desconoces o sólo supones qué es lo que hay que hacer y qué tiene que pasar para que esté hecho, será muy difícil saber si has llegado donde querías llegar.

La efectividad personal es una competencia universal que se puede aprender y, para ello, uno de los hábitos imprescindibles que hay que desarrollar es el de aprender a definir el trabajo.

Cuando te preguntas y piensas qué es lo que tienes que hacer, lo concretas y lo organizas, estás realizando una inversión inteligente que tendrá un gran impacto positivo por partida doble cuando ejecutes esa tarea.

Por un lado, te facilitará enormemente elegir correctamente qué hacer de entre todas tus posibilidades cuando tengas la oportunidad de ejecutar tu trabajo. Esto se debe a lo sencillo que le resultará a tu cerebro elegir qué hacer de entre unas opciones claras, concretas y muy definidas. Se lo estás poniendo muy fácil.

Por otro lado, cuando hayas elegido qué hacer y te pongas a ejecutar la tarea, tu eficiencia se disparará. Porque cuando sabes y tienes definido qué es lo que tienes que hacer, no tienes que volver a pensar sobre ello de nuevo y tu atención se puede centrar en la ejecución eficiente de tu trabajo.

En un próximo de esta serie profundizaremos en qué es necesario hacer para poder afrontar con éxito este tipo de trabajo fundamental que tenemos todos los profesionales del conocimiento: el trabajo de definir tu trabajo.