Archivo de la etiqueta: productividad

Gestión del tiempo: la gran mentira para mejorar tu efectividad

Un hombre atrapado en un reloj

“Sólo tú puedes decidir qué hacer con el tiempo que se te concede”. El Señor de los Anillos

Según la RAE, una quimera, además de un ser mitológico con cabeza de león, vientre de cabra y cola de dragón, es «aquello que se propone a la imaginación como posible o verdadero, no siéndolo.»

Lamentablemente, el término «gestión del tiempo» continúa siendo una quimera demasiado utilizada en pleno siglo XXI por algunas personas que se dedican a la productividad personal.

En nuestra sociedad, es un hecho que las personas tienen dificultades para balancear su vida personal y profesional, para dejar de hacer por hacer las cosas y pasar a hacer lo que tiene sentido en cada momento, para llevar una vida sin estrés,…

Dificultades que, en ocasiones, afectan a la salud física y emocional y que se deben tomar muy en serio evitando pseudosoluciones inútiles.

Gestión del tiempo: cómodo, nada ético e inútil

Algunas personas justifican el concepto «gestión del tiempo» porque es algo que les resulta cómodo de explicar.

El camino del conocimiento, del desarrollo o de la mejora puede ser muchas cosas, pero el término «cómodo» se ajusta poco a esos procesos. 

Además, lo cómodo pocas veces coincide con lo correcto.

Por ejemplo, ¿se te ocurriría explicarle a un niño que, cuando llueve, es debido a que las nubes están tristes?.

Para ti, adulto atareado, sería muy cómodo quitarte de encima la sana curiosidad del pequeño con esa pseudoexplicación, pero sería nada ético y algo inútil para la pobre criatura. También para ti.

A corto plazo igual consigues que te deje en paz pero a la larga sabrá que era mentira y su confianza se verá afectada. Los niños son niños, pero para nada son tontos. Con los adultos pasa algo parecido.

Si te están hablando de cómo mejorar tu gestión del tiempo ya sabes cómo te están tratando.

Gestión del tiempo: el problema no es tuyo

Otra ventaja de la gestión del tiempo para quienes se dedican a ello es que lleva la causa del problema fuera de la zona de influencia de las personas que buscan una solución para mejorar su vida.

Y eso, aunque no te guste, sabes que para nada es cierto. Si quieres mejorar algo, de verdad, tienes que empezar por cambiar aquello que está en tu zona de influencia.

Es muy fácil decir, y vender, que la culpa es del tiempo porque es escaso pero que tú podrás estirarlo como si fuera chicle, o maximizarlo como si pudieses invertirlo.

Siento decirte que el tiempo está ahí… y que es completamente inocente respecto a tu falta de efectividad porque en tu mano está todo lo que puedes hacer para mejorarla.

Domina tu tiempo… ¡suerte!

Supón que algún gurú bienintencionado te ilumina con su conocimiento y te transfiere la capacidad de gestionar mejor tu tiempo.

Te voy a pedir, por favor, que dediques unos segundos a verte en esa situación, escuchar atentamente los sonidos del entorno y prestar atención a tus sensaciones.

Por fin, ahora ya podrías gestionar el tiempo pero, ¿qué harías? ¿Cómo lo gestionarías? ¿Cuántas horas al día querrías o necesitarías tener? ¿26, 31, 48,…?

Tú ya sabes que la respuesta da igual porque tus responsabilidades, tus compromisos, los resultados que quieres conseguir,…, son los que son.

También sabes que si tuvieses más tiempo te comprometerías con más cosas y estarías de nuevo en la misma situación y con el mismo problema. Porque lo que realmente necesitas es una manera de autogestionarte de manera efectiva.

Pero vamos a suponer que el día tuviese las horas que inocentemente crees que serían suficientes. Genial, ¿verdad?

Ahora, por favor, reflexiona: ¿está tu cuerpo preparado para aguantarlo? ¿Podrías mantener tu atención, tu claridad mental y tu energía todo ese tiempo?.

Sabes que no… ¡pero si no damos ni para 24 horas!

La gran verdad de la gestión del tiempo

La gran, y única, verdad de la gestión del tiempo es que es mentira.

No hay hábito, técnica, truco o pseudociencia que te permita gestionar tu tiempo mejor… ni peor.

Entonces, ¿porque se sigue utilizando este concepto?.

Sinceramente, no lo sé. Te aconsejo que se lo preguntes a quienes lo siguen utilizando aunque, cuidado, igual les pones en un compromiso, así que no lo hagas.

Quiero pensar que si hay personas que siguen utilizando este caduco e inútil concepto de la gestión del tiempo es debido a que creen que es fácil de entender y que todo el mundo sabe lo que se quiere decir con ello. ¿Todo el mundo?.

Recientemente, en uno de los cursos para la mejora de la efectividad que facilito, pregunté a diferentes personas qué entendían por «gestión del tiempo» y estas fueron algunas de las respuestas:

  • organizarme mejor
  • tener más tiempo para mí
  • hacer más cosas
  • sacar trabajo adelante
  • dejar de estar apagando fuegos todo el tiempo
  • llegar a todo

Sí, sin duda todo el mundo entiende lo mismo por gestión del tiempo…

Y entonces, ¿qué?

No voy a decirte que la solución para mejorar de verdad tu efectividad personal pasa por aprender GTD®.

Pero sí me gustaría que te llevases algunas ideas útiles para reflexionar y sobre las que puedes trabajar para mejorar de verdad:

  • Toma consciencia de tu responsabilidad, todo lo que puedes hacer para mejorar tu efectividad y tu organización depende de ti.
  • Ya has visto que intentar gestionar el tiempo es inútil y absurdo. Sin embargo sí que puedes gestionar recursos como tu atención o la energía que tienes y hacer un uso óptimo de ellas.
  • Siempre vas a tener más cosas para hacer que tiempo para hacerlas. La clave es que aprendas a elegir bien qué hacer en cada momento y qué dejas sin hacer, con la tranquilidad y confianza de eliges lo correcto en cada momento.
  • Desde hace años, la ciencia cognitiva avala soluciones que funcionan y que nada tienen que ver con la gestión del tiempo. Busca soluciones fiables y objetivas, déjate de rollos.

Si necesitas balancear tu vida profesional y personal, organizarte mejor, trabajar con enfoque, reducir estrés y ser más feliz, tienes que tomártelo en serio y huir de esa gran mentira que es la gestión del tiempo. Porque hay demasiado en juego.

GTD – ¿Cuántas bandejas de entrada?

Bandejas conectadas en una red de carpetas

Ya sabes que tus bandejas de entrada son cualquier lugar, físico o digital, donde se acumulan cosas sobre las que tendrás que pensar y decidir qué hacer o qué no hacer con ellas.

Tu bandeja de email, un cuaderno de notas o el teléfono donde se quedan registradas las llamadas perdidas pueden ser algunas de tus bandejas de entrada.

Pero tienes más.

¿Usas redes sociales?. Cada una de ellas podría ser una bandeja de entrada.

¿Tienes varias cuentas de email?. Cada cuenta profesional y personal es una bandeja de entrada.

¿Dónde te dejan las cartas o papeles en tu trabajo?. ¿Y en casa?. Cada lugar es una bandeja de entrada.

¿Dónde dejas los tickets que te dan en un restaurante, en la lavandería o en el supermercado?. Tu bolso, tu cartera,…, también pueden ser bandejas de entrada.

¿Utilizas tu móvil para capturar fotos, grabar mensajes de voz o tomar notas?. Si luego tienes que decidir qué hacer con ello, la aplicación de tu móvil dónde quedan las fotos, los mensajes de voz o las notas es una bandeja de entrada.

¿Te has anotado alguna vez algo en tu mano para que no se te pierda?. ¡Tu mano puede ser una bandeja de entrada!.

Ser consciente de todas las bandejas de entrada que tienes te puede generar, al inicio, cierto rechazo, por toda la cantidad de cosas que debes aclarar.

Pero tu realidad es como es y saber a lo que te enfrentas es, por lo general, mejor opción que ignorarlo.

No hay un número perfecto de bandejas de entrada. Se trata de tener el número adecuado de ellas.

Para averiguar cual es el tuyo, simplemente sé consciente de que debes tener todas las bandejas de entrada necesarias, y las menos posibles, para capturar lo que llame tu atención en todo momento y todo lugar.

Asume cuanto antes que tienes las bandejas de entrada que tienes, no las que quieres, y podrás comenzar a construir una mente extendida para vivir sin estrés.

Mejorar tu efectividad depende de ti

mejorar tu efectividad

Todo lo que necesitas para mejorar tu efectividad está a tu alcance.

Sabes que es cuestión de aprender nuevos hábitos e ir haciendo cambios poco a poco. Con paciencia, porque aquí las prisas son el camino equivocado.

Como cualquier cambio que requiere esfuerzo, te puede dar pereza. Reconozco que a mi, a veces, aún me ocurre. Es normal.

También puede que sientas que esto no es para ti. Es más cómodo dejar que tus excusas te sigan dando una palmadita en la espalda: falta tiempo, fuerzas, mucho trabajo, la familia,…

Porque aunque sabes que tienes que cambiar, siempre vas a encontrar motivos para no hacerlo.

Sin embargo, si realmente quieres mejorar tu efectividad ya tienes a tu alcance todo lo que necesitas.

Sabes cuales son las metodologías y técnicas que funcionan, los principios en los que se basan y cómo la neurociencia las avala.

También tienes a tu alcance personas dispuestas a echarte una mano. Personas que hanhemos estado hace tiempo dónde tú estás ahora y que hanhemos cometido casi todos los errores que se pueden cometer.

La receta funciona, el resto son excusas. Mejorar tu efectividad depende de ti, ¿a qué estás esperando?

GTD®: Más de uno es multitud

En uno de los últimos cursos que he tenido oportunidad de facilitar en la Administración Pública (sí, la Administración Pública también se mueve en esto de la mejora de la efectividad) uno de los participantes preguntaba si tenía sentido usar GTD® como metodología de equipo y tener listas compartidas entre varias personas.

La pregunta me parece muy interesante para reflexionar sobre ella, por diferentes motivos.

GTD® es una metodología diseñada para mejorar la efectividad personal más que para mejorar la efectividad de un grupo o una organización, aunque también lo hace (y mucho) de manera indirecta.

GTD® propone una serie de hábitos y comportamientos a nivel personal para ganar sensación de control, trabajar con enfoque, organizarse mejor y eliminar el estrés.

Cualquier persona que utiliza GTD® consigue esos beneficios y muchos más (puedes leer ejemplos reales aquí).

La ciencia demuestra, y así lo confirman las personas que lo aplican, que GTD® ayuda a mejorar la efectividad y aumenta la felicidad de las personas.

¿Porque GTD® ayuda a la mejora de la efectividad de una organización?

Resulta evidente que un colectivo con personas efectivas será más efectivo que un colectivo sin personas efectivas.

En este sentido, GTD® sí que contribuye a la mejora de la efectividad de un grupo o una organización: a mayor número de personas usando GTD®, más opciones de mejorar su efectividad tiene el grupo u organización.

Esto ocurre porque son las personas las que forman las organizaciones y mejorar su efectividad es el primer paso, aunque no el único, para mejorar la efectividad organizativa.

Son muchos los factores que hacen que el uso individual de GTD® contribuya positivamente en la efectividad de la organización. Veamos algunos de ellos.

El primero es que se inicia un cambio cultural en la organización orientado hacia la efectividad, ya que cuando las personas cambian, la organización también cambia.

Otro efecto es que, en la organización, se comienza a hablar un lenguaje distinto, común, concreto, definido y sin riesgo de interpretaciones erróneas, donde los que se dice se comprende fácilmente. Cuando la comunicación es más fluida, directa y concreta, las cosas funcionan mejor.

También, se generan importantes sinergias y eficiencias en las relaciones entre las personas. Por ejemplo, el uso de la lista «A la espera» o las «Agendas» ayudar a mejorar la coordinación con otras personas y la gestión de equipos. Dos de las diez competencias consideradas indispensables para los profesionales en 2020 según el Foro de Davos.

Como puedes comprobar, son muchos los beneficios que la organización obtiene cuando sus personas son efectivas.

Entonces… ¿Se puede usar GTD como metodología de grupo?

Aunque los beneficios de GTD® sean evidentes tanto en el plano personal como en el organizativo, lo cierto es que GTD® es un metodología personal.

Es la persona quien tiene que desarrollar los hábitos para crear, utilizar y mantener su propia mente extendida. En mi opinión, esta es la clave: no se me ocurre una «mente extendida compartida» porque no existe una «mente personal compartida».

Por ejemplo, la lista «A la espera» de una persona puede tener poco que ver con la lista de otra persona. Lo mismo ocurre para la lista de «Siguientes acciones», las «Agendas», la «Lista de proyectos»,… Un sistema GTD® contiene información personal con un significado personal, y surge de un proceso de pensar y decidir de manera personal sobre tu propia realidad, por muy relacionada que esté con la del resto de la organización.

Conclusiones

GTD® es una metodología para mejorar la efectividad personal que trabaja y desarrolla hábitos y comportamientos individuales.

El sistema GTD® de cada persona es individual y contiene información relevante para esa persona pero no necesariamente para otra.

Los beneficios y ventajas de GTD® son evidentes para la persona que lo usa y, también, para la organización de la que forma parte.

El uso de GTD® contribuye a generar entornos más efectivos en las organizaciones de diversas maneras, como por ejemplo reduciendo el impacto negativo de las interrupciones, facilitando que las personas puedan trabajar con enfoque, mejorando la coordinación entre las personas y la gestión de equipos.

Si usas GTD® y quieres que tu entorno se beneficie también de sus ventajas, anímale a conocerlo y, sobre todo, a probarlo, porque el resto llegará solo y todos saldréis ganando.

#GTD: ¿qué hay que capturar?

Ya hemos visto en anteriores posts que capturar es un hábito muy liberador que te aporta muchas ventajas.

Como sabes, él hábito de capturar en GTD consiste en poner en contenedores de confianza, que vaciaremos con regularidad, aquello que capta nuestra atención sin pensar ni tomar decisiones sobre ello.

Capturar es el primer paso para construir un sistema de organización personal completamente fiable que te permitirá dejar de usar tu memoria para acordarte de lo que tienes que hacer. ¿Te imaginas viviendo así?

Además, al capturar enfrías el pensamiento dejando de decidir en caliente (ya sabes como suelen ser las decisiones que tomas en caliente) y, también, te permite hacer una gestión proactiva de las interrupciones.

En los cursos y talleres que facilito como trainer certificado en metodología GTD, aparece con frecuencia la duda sobre qué es lo que hay que capturar. Es algo normal debido a la diferencia que existe entre el significado de capturar en el lenguaje coloquial y en GTD.

¿Qué hay que capturar?

En GTD capturamos “incompletos”, es decir, algo sobre lo que tendremos que completar el ciclo de pensamiento más adelante.

Un incompleto es algo que en un momento dado ha captado nuestra atención y, en ese mismo momento, lo capturamos con una herramienta de captura o lo ponemos en una bandeja de entrada.

Cualquier cosa que aparezca por tu mente y que pueda tener un valor potencial para ti, debes capturarlo para sacarlo de tu cabeza y dejarlo en un sitio donde luego decidirás qué hacer o qué no hacer con ello.

Captar tu atención

Veamos un ejemplo de qué quiero decir con la expresión “captar tu atención”.

Imagina que vas por la calle caminando con un amigo y veis un cartel de publicidad sobre el estreno de una película que capta vuestra atención.

En tu caso, el cartel te ha llamado la atención porque hace tiempo que no vas al cine y te apetecería ir de nuevo.

A tu amigo el cartel le ha llamado la atención simplemente porque es un anuncio muy llamativo, sin que tuviese ningún valor potencial para él.

Para ti, eso del “anuncio de la película” tiene un valor potencial (volver a ir al cine). Para tu amigo, el anuncio no tiene ningún valor potencial (es, simplemente, un suceso llamativo sin más).

En tu caso, capturarías con alguna herramienta de captura algo del estilo “ir al cine” o, mejor aún, “cine”. Sin embargo, tu amigo, no capturaría nada en esta ocasión.

¿Dónde está el límite?

Algunas personas tienen dudas sobre donde está el límite entre tener un valor potencial y no tenerlo. Y, en mi experiencia, no hay un criterio objetivo para determinar ese límite.

Como hemos visto en el ejemplo, un mismo suceso puede tener un valor potencial para una persona y no tenerlo para otra.

En caso de que tengas dudas sobre si capturar algo o no, siempre aconsejo lo mismo:  captura.

Capturar algo no te compromete a nada. Al capturar, simplemente, estás sacando eso de tu cabeza para darte la oportunidad más adelante de pensar y decidir cuál es su significado para ti y qué hay que hacer o no con ella.

Conclusión

Capturar es un hábito que te ayudará a vaciar tu cabeza y comenzar a construir un sistema de organización completamente fiable.

Cualquier cosa que aparezca por tu cabeza (una idea, algo de lo que te acuerdes, una ocurrencia,…) que capte tu atención y tenga un potencial valor para ti, debes capturarlo.

Cuando tengas dudas sobre si capturar algo o no, es mejor que lo captures y lo saques de tu cabeza. Recuerda que capturar mucho es un hábito muy productivo y muy liberador que te ayudará a despejar tu mente.