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Desarrolla tu autogestión con GTD®

Escribía en este post sobre la importancia de la autogestión y de la relevancia que tiene para que las personas se relacionen de manera efectiva con su entorno. La autogestión es un concepto clave cuando hablamos de efectividad personal. Para personas como Peter Drucker, Stephen Covey y David Allen, tres de los referentes a nivel global de las últimas décadas que han abordado este tema, la autogestión personal es imprescindible para los profesionales del siglo XXI. En mi experiencia, es de la mano de GTD®  donde he encontrado una descripción práctica de la autogestión personal y de cómo poder desarrollarla de manera efectiva en el día a día.

La autogestión con GTD®

Según GTD®, la autogestión personal óptima se alcanza mediante el desarrollo de dos factores complementarios: control y perspectiva. GTD® propone cinco hábitos para obtener control (capturar, aclarar, organizar, revisar y ejecutar) y seis horizontes de enfoque para trabajar la perspectiva (acciones, proyectos, áreas de responsabilidad, objetivos, visión y propósito). El control consiste, en realidad, en conseguir la sensación de que tienes controlado todo lo que vas a hacer y, también, todo lo que no vas a hacer. Esta sensación es imprescindible para lograr una efectividad sin estrés. La perspectiva nos ofrece un modo para poder elegir, de entre todas las opciones posibles, qué vamos a hacer antes, qué vamos a hacer después y qué no vamos a hacer. La perspectiva nos permite tener la tranquilidad de saber que estamos haciendo lo correcto en cada momento. Para conseguir el mayor potencial y nivel de autogestión, el control y la perspectiva deben ser desarrollados sin descuidar ninguno de ellos. Como dice David Allen, tu nivel de autogestión será tan bueno como lo bueno que sea el eslabón más débil de “esa cadena”.

¿Cómo estás de autogestión?

Para conocer el estado de autogestión en el que te encuentras, David Allen propone un sencillo modelo para conocer tu nivel de control y perspectiva: la matriz de autogestión. Si aún no has hecho el test para saber dónde estás en este momento, te invito a que lo hagas ahora aquí.

 

Matriz de Autogestión en GTD

  Conviene advertir que este modelo es dinámico, es decir, no te dice «cómo eres» sino «dónde estás» en el momento de realizar el test, lo que significa que los resultados pueden cambiar, y de hecho cambian, a lo largo del tiempo. Es evidente que la situación ideal en la que deberías encontrarte durante más tiempo es en el estado de un buen nivel de control y perspectiva. Es ahí donde tus niveles de estrés son muy bajos o inexistentes (tienes un buen nivel de control) y, además, tienes muy claras las consecuencias de para qué haces lo que haces e, igual de importante, qué dejas sin hacer (tienes un buen nivel de perspectiva). Encontrarte en alguno de los otros estados también tiene su aspecto positivo: puedes mejorar y desarrollar una autogestión más efectiva que la que tienes en ese momento. Lo importante de conocer cuál es tu nivel de autogestión en un momento dado es que te permite compararlo con dónde querrías estar y probar a hacer algunos cambios. A fin de cuentas, si no sabes dónde estás, es complicado saber dónde puedes llegar… 

Efectividad personal: 5 hábitos que me ayudaron a mejorar

Mano con los cinco dedos extendidos y con caras sonrientes

Llevo muchos años, junto a mis colegas de OPTIMA LAB, investigando, experimentando y ayudando a mejorar la efectividad personal a multitud de profesionales de diversos perfiles en diferentes organizaciones.

Muchas veces, personas que asisten a los cursos y talleres que facilito, me preguntan sobre cuál es el mejor hábito para empezar a mejorar su efectividad personal.

Obviamente, esta pregunta tiene una única respuesta idéntica para todo el mundo: “Depende”.

Mejorar la efectividad es, aunque parezca obvio, muy personal. Cada persona está en una situación y tiene unas circunstancias concretas.

Además, mejorar la efectividad personal es un camino competencial. Para mejorar tu efectividad, de verdad, únicamente es necesario desarrollar una serie de hábitos y comportamientos concretos, claramente identificados y avalados por la ciencia.

A continuación me gustaría compartir en este post cuáles han sido cinco de los hábitos que, si miro hacia atrás en el tiempo, me marcaron a la hora de mejorar mi efectividad. Ahí van.

Tomar conciencia: mejorar es cuestión de hábitos

Quizás no sea un hábito en sí mismo, pero por la relevancia que tiene debe ser lo primero que, honestamente, comparta con vosotros.

Yo también dediqué mucho tiempo a buscar soluciones fáciles y rápidas. Ya vimos que es algo normal, aunque poco útil.

Al final, me di cuenta de que, como en cualquier cambio que merece la pena, hay que dedicar tiempo, atención y recursos para avanzar de manera solvente y sostenible.

Cuando finalmente lo comprendí, mi enfoque para cambiar y mejorar mi efectividad personal fue otro: sustituí las prisas por la paciencia; lo fácil por aprender y comprender qué tenía que cambiar; y lo cómodo por practicar una y otra vez hasta conseguir el cambio.

Aprovechar los niveles de energía

Muchas veces nos empeñamos en hacer determinadas tareas cuando no tenemos la energía ni la claridad mental para hacerlo.

Somos profesionales del conocimiento y la materia prima con la que trabajamos es nuestro conocimiento, nuestra experiencia, lo que sabemos y lo que aprendemos.

Nuestro trabajo requiere que nuestro cerebro esté en óptimas condiciones de atención y energía.

Agrupar tu trabajo en función de la energía que tienes es, sin duda, una manera realmente inteligente, y realista, de ayudar a mejorar tu eficiencia.

Cuando tengas poca energía, dedica tu atención a tareas que tenga sentido hacer cuando estás más cansado. Cuando estés con tu energía mental a tope, aprovecha para hacer esas tareas complicadas que requieren una atención más intensa.

Usar la lista “A la espera”

Sin duda, la lista de “A la espera” para mi fue uno de los grandes descubrimientos cuando empecé a trabajar con GTD®.

Tener un inventario de todo lo que había delegado, a quién lo había delegado y cuando lo había delegado me permitió sacar la cabeza por encima del agua en un momento profesional “exigente”.

Consultar ese inventario de manera regular me ayudó (y ayuda) hacer un seguimiento proactivo de todo lo pendiente por parte de terceras personas (compañeros, proveedores, clientes, jefes, pareja,…).

Capturar para decidir más adelante

Dar respuesta o hacer las cosas según aparecen en nuestro radar es algo instintivo en nuestra naturaleza humana.

Cuando esto ocurre, y suele ser la mayoría de las veces salvo que lo evitemos desarrollando los hábitos necesarios, es el Sistema 1 del que habla Daniel Kanheman el que toma las riendas de nuestros actos.

El Sistema 1 es un sistema de pensamiento es muy útil para muchas cosas, pero no es el mejor aliado para ayudarnos a pensar y decidir sobre nuestro trabajo, algo para lo que está mucho mejor preparado “el perezoso” Sistema 2.

Frente al impulso instintivo de reaccionar ante las cosas según aparecen, el hábito de capturar me ayudó a entender las ventajas enfriar el pensamiento.

Siempre que algo aparece en mi radar, capturo ese input: lo anoto si es un pensamiento, le tiro una foto si es una imagen que ha llamado mi atención o lo coloco en algún sitio (bandeja, carpeta,…) si es algo físico.

Lo importante es evitar decidir hacer algo con ello en ese mismo momento, porque ya sabes cuales suelen ser las consecuencias de decidir en caliente justo en el momento en el que aparecen las cosas.

Hacer la Revisión Semanal de todo mi sistema

Sí, reconozco que es un hábito que aún me cuesta y da pereza. Pero es un hábito fundamental.

Dedicar el tiempo necesario a revisar todo mi sistema de organización, actualizarlo, reflexionar sobre lo que contiene y ganar perspectiva sobre todo lo que tengo que hacer y, también, sobre lo que no voy a hacer me aporta seguridad y fiabilidad.

Conclusión

Los cinco hábitos que he compartido se recogen, de una manera u otra, dentro de la metodología de productividad personal GTD®.

Lo verdaderamente relevante es que no importa tanto cuáles sean los hábitos por los que empieces, sino que empieces por aquello que pueda resultarte más útil. Poco a poco, podrás ir incorporando “más piezas”.

La efectividad personal es un camino de transformación y cada persona debe decidir por dónde y cómo empezar. Me encantaría que también compartieses tu experiencia: ¿cuáles han sido los hábitos que más te han marcado a la hora de mejorar tu efectividad personal?

El primer paso para mejorar tu efectividad

Pergamino con texto "Do something different"

«Hay una luz al final de este túnel, pero para llegar hasta ella es preciso recorrerlo entero.»

David Allen, en «Sé más eficaz»

Nos gustan las cosas fáciles. No solo a nosotros, también a nuestro cerebro. Cuanto menos esfuerzo y menos cambio, mejor.

Nuestra maravillosa máquina evolutiva, la que nos diferencia del resto de seres vivos, es vaga por naturaleza y evita los cambios siempre que puede.

Por suerte, hay cosas que se solucionan o podemos cambiar de manera fácil y rápida. Esas situaciones son las que, por cómo somos, nos gustan y nos atraen.

Pero por muy fácil o rápido que quieras resolver un problema o una situación, a veces la solución real va en otra línea.

Existen situaciones que no se solucionan ni cambian así. Insistir en una pseudo-solución fácil y rápida para evitar afrontar un verdadero cambio es el camino más directo para permanecer exactamente dónde estás.

Muchas personas siguen buscando una solución fácil y rápida para mejorar, por fin, su efectividad personal. Y es un camino equivocado.

Quieren cambiar radicalmente su vida eliminando el estrés. Buscan organizarse mejor, dejar de reaccionar constantemente frente a imprevistos,  mejorar la calidad de su trabajo y conseguir, por fin, sensación de control sobre lo que tienen que hacer.

Pero parece que no siempre se está en disposición de afrontar lo que ese cambio supone.

¿De verdad crees que es posible una solución fácil y rápida que aporte todos esos beneficios a una persona?. No hay píldoras ni hierbas mágicas para mejorar tu efectividad personal.

Hay cambios que requieren esfuerzo y compromiso para conseguirlos. Curiosamente, suelen ser precisamente aquellos cambios que merece la pena conseguir.

En la mayoría de los casos, al margen de lo que pueda parecer, el trabajo que hay que hacer para conseguir esos cambios es sencillo. El reto está en insistir y tener paciencia, porque suelen ser cambios que llevan su tiempo.

Si te animas a mejorar tu efectividad, habrá momentos en los que tendrás ganas de abandonar porque los resultados que estés obteniendo sean diferentes a los que esperabas. También, muy probablemente, los retos que tengas que superar te pondrán a prueba más de una vez. Es algo normal y que nos pasa a todos los que hemos apostado por mejorar.

Pero, te guste o no, en el fondo sabes que la solución para ser una persona más efectiva y féliz está en aprender nuevos hábitos y comportamientos que te abrirán nuevas posibilidades.

¿Quieres que las cosas sean diferentes?. Haz las cosas de manera distinta. Sé que suena a tópico, pero es la realidad. Porque hacer cosas diferentes cuyo funcionamiento está demostrado es el primer paso para mejorar tu efectividad.

GTD®: una metodología útil para las personas

Grupo de personas felices en circulo

Hay personas que han apostado por sí mismas, para mejorar y cambiar. Personas conscientes de que para conseguir resultados diferentes deben hacer cosas diferentes.

Son personas que se enfrentan a un mundo en el que todo es urgente, las cosas cambian demasiado rápido y falta tiempo para tanta información. Personas a las que el día a día las desborda y resulta agotador. Personas para las que no llegar a todo es frustrante y tienen la sensación de trabajar mucho y avanzar poco.

Muchas de ellas siguen probando e incluso utilizan técnicas de organización y gestión del tiempo que son otra época, cuando todo era diferente a cómo es ahora.

Tras comprobar que seguir por ese camino es inútil, han dado un paso adelante buscando una solución real y tomando contacto con GTD®.

Esta vez no voy a escribir sobre mi propia experiencia, porque si lees este blog seguro que ya la conoces. Hoy quería compartir experiencias reales de esas personas reales que comentaba al principio.

Experiencias en forma de pensamientos y reflexiones cuando descubren algunas de las cosas que GTD® va a aportar a su vida. Aquí te dejo con ellas, esperando que te sean útiles:

  • “El barrido mental te da la seguridad de que no se olvida nada”.

  • “Saber organizar mi día a día y la sensación de “no agobio” porque lo tienes todo estructurado y bajo control.”

  • “Creo que la metodología GTD puede ser realmente útil y me permitirá mejorar mi eficiencia.”

  • “El método es muy dinámico y práctico.”

  • “El barrido mental y la clarificación de las bandejas de entrada los considero realmente útiles a la hora de organizar mi trabajo.”

  • “Una nueva forma de poder gestionarme en cuanto a productividad y eficiencia, sabiendo aclarar mis asuntos.”

  • “Ver que realmente se pueden hacer las cosas de diferente manera e integrar que no podemos fiarnos de la memoria. El sistema en general me parece muy útil y lo aplicaré seguro.”

  • “Vaciar la mente de tareas y plasmarlas en un soporte determinado.”

  • “No depender del email para trabajar. Es importante dedicar tiempo a aclarar y organizar para después ser más productivo.”

  • “Liberar la mente, la sensación de control y de que no te explote nada.”

  • “Con ciertas preguntas clave aprendes a aclarar para organizar de forma breve. Además, aporta herramientas para volver a organizarte cuando hay descontrol.”

  • “Los conceptos aprendidos de aclarar y organizar me van a ser útiles y aplicables en mi día a día para organizarme mejor.”

  • “La necesidad y utilidad de hacer una revisión semanal del sistema.”

  • “Nuevas formas de gestionar la información sobre las tareas /actividades que tengo que hacer por medio de listas.”

  • “La captura de tareas pendientes para no depender de la memoria .”

  • “Es un método muy práctico y de utilidad en mi trabajo.”

  • “Tener una sistemática para organizarme y ser consciente de la fase de aclarar me parece imprescindible y no la utilizaba.”

  • “Vaciar la mente de incompletos. Dar significado a esos incompletos que hacen sentirte desconocer y disminuir la productividad y felicidad.”

  • “El paso de aclarar va a serme especialmente útil y también aprender cómo enfocarme en no confiar en la memoria.”

  • “La metodología es aplicable desde el minuto uno.”

  • “Buena metodología para organizar tu vida (laboral, personal,…) y así ganar en tranquilidad y buena gestión de actividades/proyectos.”

  • “La forma de organizar y cómo gestionar todo lo capturado. Sin tirar de memoria.”

  • “Un sistema sencillo de gestión de tareas que permite liberar la mente y evitar olvidos tanto para la vida profesional como la privada.”

  • “La forma de capturar los inputs de diferentes fuentes, aclararlos y organizarlos para poder despejar la mente de cosas.”

  • “La metodología es útil y te enseña hábitos que personalmente considero que me ayudarán.”

Estos son solo algunos ejemplos y aquí tienes más. Una muestra evidente, más allá de los demostrados por la ciencia, de lo que GTD® aporta al día a día de las personas.

Si algo de lo que has leído aquí puede ser de utilidad en tu vida, te has quedado sin excusas. Empieza a cambiar y aprende una nueva forma de hacer las cosas. Sólo depende de ti y el camino es más sencillo de lo que crees.

Cuando haces lo que tienes que hacer

Montañas de interrogaciones

Puede que resulte contradictorio. Y puede que genere incomodidad admitirlo. Pero al fin y al cabo, tus recursos físicos y mentales son limitados.

Ni puedes ni tienes que abarcar todo, aunque pretendas hacerlo. Más aún cuando en ese todo hay una gran cantidad de cosas sin definir. Cosas que ni siquiera sabes lo que son, ni lo que significan para ti y sobre las que tampoco sabes si, de verdad, tienes que hacer algo con ellas. Pero, paradójicamente, sí crees que tienes que hacer algo.

Afortunadamente hay solución para eso. ¿Qué es ese asunto que tienes entre manos?. ¿Qué significa?. ¿Requiere alguna acción por tu parte?. ¿Puede esperar? ¿Lo puede hacer otra persona?. Estás son algunas preguntas que te pueden ayudar a tener criterio a la hora de decidir qué hacer y que dejar sin hacer.

El problema viene si crees que siempre tienes que hacer algo con cada asunto que aparece. No sabes por que lo crees, pero lo crees.

Pero lo cierto es que vas a tener que dejar cosas sin hacer. Sí, has leído bien: vas a tener que dejar cosas sin hacer.

Sé que cuesta escucharlo o leerlo. Sé que cuesta pensar que puede tener sentido. Sé que cuesta ser consciente de que es radicalmente cierto porque sabes que tienes más trabajo que tiempo.

“Sólo te puedes sentir bien con lo que no haces, cuando sabes qué es lo que no haces”. David Allen

Pero es posible dejar de hacer cosas y sentirte bien con ello. Esto ocurre cuando haces aquellas cosas que tiene sentido hacer.

Tener claras tus prioridades te ayudará aprender a dejar de hacer cosas sintiéndote bien con eso que dejas sin hacer. Te aseguro que se puede conseguir.

Simplemente tienes que deshacerte de esas creencias que te han “vendido” durante toda tu vida: no pares, haz más, todo es importante, todo es urgente, todo lo de mi jefe, todo lo de mi cliente,… Todo. Manda a paseo esas creencias porque simplemente son eso: creencias.

Hay muchas cosas que haces en tu día a día que, muy posiblemente, deberías dejar sin hacer. Lo sabes. Son cosas fáciles, rápidas, que se te dan bien,… La mayor parte de esas cosas aportan muy poco valor a tu trabajo. Pero esa sensación de ser una persona muy ocupada te mola.

Y, mientras, ese trabajo de verdadero valor que como profesional del conocimiento debes generar, queda para ese momento en que estás con la energía por los suelos. Cuando tienes dos opciones: hacerlo con muchas posibilidades de hacerlo mal o, directamente, no hacerlo.

Hay solución para decidir qué hacer y qué no hacer. Es un proceso que, probablemente, te suponga afrontar cambios en cómo piensas y haces ahora las cosas. Porque no es lo mismo dejar de hacer sin más, que dejar de hacerlas cuando has hecho lo que tenías que hacer aportando valor a tu trabajo, a tus resultados y a tus objetivos. Es decir, cuando haces lo que tienes que hacer.