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Tres tipos de trabajo para el profesional del conocimiento

Tipos de trabajo profesionales del conocimiento

«A menudo resulta más fácil dejarte atrapar por las demandas urgentes del momento que ocuparte de tu bandeja de entrada y demás asuntos que tienes abiertos». David Allen

Los profesionales del conocimiento podemos clasificar nuestra actividad en tres tipos de trabajo.

Esta triple clasificación es la que se recoge David Allen en «Organízate con eficacia» como el «Modelo tridimensional para evaluar el trabajo diario».

Este modelo, lo que viene a decir es que, en algún momento, podemos estar:

  • Ejecutando trabajo según surge
  • Ejecutando trabajo que ya está definido
  • Definiendo el trabajo que tendremos que ejecutar

Todos los profesionales del conocimiento realizamos estos tres tipos de trabajo y el tiempo que dedicamos a cada uno dependerá, en gran medida, de cuál es nuestra responsabilidad.

Veamos en qué consiste cada uno de los tres tipos de trabajo.

El trabajo según surge

El trabajo según surge corresponde con ese trabajo inesperado que hay que atender inmediatamente y que, de no hacerlo, podría tener consecuencias negativas.

Ejemplos de este tipo de trabajo pueden ser atender una llamada de un cliente con una incidencia en un servicio que ha dejado de funcionar, asistir a la reunión que acaba de convocar la responsable de área o ir al colegio a recoger a tu hijo enfermo.

En este tipo de trabajo, incluiríamos las urgencias de verdad. Ya sabes que muchas supuestas urgencias realmente son otra cosa.

Muchas personas viven en el paradigma de ir de urgencia en urgencia sin poder hacer otra cosa. Esta situación es más una creencia que una realidad.

Sin embargo, lo cierto es que siempre habrá trabajo según surge porque estamos en un entorno donde las cosas cambian a menudo. Pero que exista es muy diferente a que todo el trabajo sea de este tipo, ¿verdad?.

El trabajo ya definido

Este tipo de actividad consiste en ejecutar el trabajo que ya has definido. Es decir, el trabajo que ya sabes que tienes que hacer porque has pensado y decidido sobre ello.

En concreto, se trata de trabajar sobre tus listas de siguientes acciones, eligiendo qué hacer en función del contexto en el que estás, tu nivel de energía y el tiempo del que dispones.

Ejemplos de este tipo de trabajo pueden ser enviar un email al departamento de TI para que instalen un software, llamar a un cliente para concertar una reunión o cambiar la bombilla del pasillo de la entrada de casa.

Como ves, son acciones ya definidas que estarán en tus categorías organizativas y que, simplemente, debes ejecutar.

Este es el tipo de trabajo en el que serás más eficiente siempre que hayas realizado correctamente el siguiente tipo de trabajo: definir tu trabajo.

El trabajo de definir el trabajo

Definir el trabajo consiste en aclarar los inputs de tus bandejas de entrada y organizar los recordatorios de lo que hay que hacer en las categorías organizativas adecuadas.

Es clave dedicar tiempo y atención a hacer bien este trabajo. De ello va a depender poder ejecutar con eficiencia el tipo trabajo «ya definido» y, también, poder reducir la aparición de trabajo «según surge».

Mucha gente comete un grave error al omitir trabajar en este tipo de trabajo. En mi experiencia, de los tres tipos de trabajo, es el más que más esfuerzo requiere porque nos cuesta pensar y decidir sobre nuestros asuntos concretando con claridad qué es lo que hay que hacer.

Conclusión

Cualquier profesional del conocimiento tiene que, en algún momento, dedicar su atención a los tres tipos de trabajo.

La atención que dediques a cada tipo de trabajo dependerá, sobretodo, de tu tipo de actividad.

En cualquier caso, encontrar el balance óptimo entre los tres tipos de trabajo te ayudará a hacer avanzar tus asuntos con efectividad. Y tú, ¿a cuál de los tres tipos de trabajo dedicas más atención?

#ProfesionalesDelConocimiento: Conoce tus tres tipos de trabajo (I)

Tres sombreros de obra colgados en perchas que simbolizan los tres tipos de trabajo para los profesionales del conocimiento

Una de las partes que más disfruto de los cursos y talleres que facilito en grandes organizaciones es cuando practicamos sobre la existencia de los tres tipos de trabajo que tenemos los profesionales del conocimiento.

En ocasiones, siento como algunas personas me miran extrañadas como pensando: «¿Tres?. Si con uno tengo más que de sobra…».

Hace tiempo que escribía sobre las características de los profesionales del conocimiento y su diferencias respecto al trabajo tradicional o manual que ha desarrollado de forma masiva el ser humano a lo largo de, prácticamente, toda su existencia.

Una de estas diferencias sobre la que escribiré en la serie que comienzo hoy (#ProfesionalesDelConocimiento) es que en el trabajo manual existe un único tipo de trabajo, mientras que en el trabajo del conocimiento existen tres tipos.

Trabajo manual: cuando todo viene definido

Como ya escribía Peter Drucker, en el trabajo manual previo al siglo XX la tarea era evidente por partida doble. Cualquier profesional de este tipo de trabajo sabe qué es lo que hay que hacer y qué tiene que pasar para que ese trabajo esté terminado.

En este tipo de trabajo, el propio profesional sabía qué había que hacer para el desarrollo de su actividad. Independientemente de la profesión (cazador/recolector, orfebre, herrero, panadero, soldado…), había poco lugar para la duda o la interpretación de cuál era su actividad.

También puede darse el caso de que exista un grupo reducido de expertos que defina qué es lo que el resto de profesionales tienen que hacer. Por ejemplo, este tipo de situaciones se daba, e incluso se sigue dando, en trabajos propios de cadenas de producción donde un grupo experto define los procesos que otras personas deben aplicar.

En cualquier caso, tener un trabajo donde todo viene definido es propio y posible cuando el trabajo es manual, metódico y rutinario.

Profesionales del conocimiento: tres tipos de trabajo

Sin embargo, con la aparición del trabajo del conocimiento, además del trabajo definido, los profesionales del conocimiento deben afrontar dos tipos de trabajos adicionales. Puede que estos tipos no sean nuevos, pero sí que ganan una relevancia considerable frente a la proporción que tenían en el trabajo manual.

Los tres tipos de trabajo que existen para los profesionales del conocimiento son:

  • Trabajo definido: al igual que en el trabajo manual, este tipo de trabajo corresponde con el trabajo en el que ya se sabe qué es lo que hay que hacer y que tiene que pasar para darlo por terminado. Es, por tanto, el tipo de trabajo más eficiente.
  • Definir el trabajo: consiste en, precisamente, trabajar para poder tener trabajo definido. Es algo imprescindible para los profesionales del conocimiento. Este es el tipo de trabajo en el cual, como profesional usarás tus recursos intelectuales, tu experiencia y tus aprendizajes para poder definir cual es tu tarea.
  • Trabajo según surge: este tipo de trabajo está formado por los imprevistos que aparecen y deben atenderse de forma inmediata. Muchos profesionales del conocimiento tienen la creencia de que la mayoría de su trabajo corresponde a este tipo, cuando en realidad no es así. Salvo que trabajes en emergencias sanitarias, bomberos, seguridad nacional o algo similar, este tipo de trabajo debería representar un porcentaje muy bajo de tu trabajo diario.

En los próximos post profundizaré en cada uno de estos tres tipos de trabajo, sus implicaciones y cómo los profesionales del conocimiento pueden trabajar de forma eficiente en cada uno de ellos.

Es importante que conozcas cuando trabajar en cada uno de estos tipos de trabajo, porque de esa elección dependerá en gran medida tu efectividad personal.