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GTD®: ¿Qué hago para subirme a la tabla? (II)

En el post de la semana pasada te contaba como me preparaba cuando necesitaba volver a subirme a la tabla.

Hoy continuaré compartiendo contigo qué es lo que hago para volver a poner mi sistema GTD® a punto y recuperar el control las veces que lo he perdido.

Comenzar «barriendo»

Una vez he terminado de analizar y preparar mi entorno, continúo con un barrido físico y un barrido mental… Ambos exhaustivos.

Para el barrido físico busco cualquier papel, objeto, situación…, que me llame la atención y lo capturo. ¿Hay algo que está en un lugar inadecuado? ¿Hay algo que no funciona como tendría que funcionar? ¿Algo está diferente de como debería estar?

Terminado el barrido físico dedico tiempo al barrido mental.

Para hacerlo utilizo las «Listas de Desencadenantes de Incompletos de GTD®», incluidas en el libro «Organízate con eficacia» de David Allen.

Reconozco que hacer el barrido mental cuando te has caído de la tabla puede producir cierta sensación de ansiedad. Puede que pienses: “con toda la que tengo liada, con la sensación de descontrol y lo pendiente por hacer, ¿encima me voy a poner a capturar más cosas?. ¡Si yo lo quiero es subirme a la tabla cuanto antes!”

Recuerda que capturar no te compromete a nada y te ayuda a liberar tu mente. Simplemente tendrás que aclarar esas capturas más adelante con la tranquilidad de, por el momento, ya las tienes controladas.

Vaciar el sistema

Una vez que he terminado con la fase de capturar, lo que hago es «limpiar» mi sistema de listas.

Para ello, imprimo en papel mis listas de proyectos y todas las listas que contienen siguientes acciones, las dejo en una bandeja física y elimino el contenido de esas listas en mi sistema, de forma que únicamente dejo su estructura.

La primera vez que hice esto me dio un poco de vértigo, pero a la larga he comprobado que es lo mejor para evitar caer en la tentación de dejar en las listas contenido que debería estar en otro lugar.

Recuperar el control

Llegado este punto, suelo hacer un breve descanso antes de seguir con el proceso. Dar un ligero paseo, unos minutos de ejercicio en casa o prepararme un café son algunas de las opciones que suelo barajar.

Finalizado el descanso, es el momento de recuperar el control.

Para ello, lo que hago es aclarar y organizar las capturas físicas, el resultado del barrido mental y las listas que imprimí en el paso anterior.

Para hacer este paso correctamente es fundamental disponer de tiempo y un buen nivel de energía mental, evitando las interrupciones.

Una vez que he terminado de aclarar y organizar, la sensación de control sobre mis asuntos vuelve a ser completa. He vuelto a subir a la tabla 😉

Es una sensación similar a cuando haces una Revisión Semanal, si bien al venir de una situación previa de descontrol y pérdida de confianza, es mucho más gratificante.

A partir de ahora, la clave será revisar y mantener mi sistema con regularidad con la ayuda de la Revisión Semanal. Haber tomando conciencia y detectado puntos de mejora ayudará a que pase más tiempo encima de la tabla.

Espero que estos posts sobre el sencillo proceso que sigo para subirme a la tabla de nuevo y recuperar el control te hayan sido de utilidad.

Si tienes algún proceso especial, diferente o parecido a cómo lo hago yo, me encantaría conocerlo.

¡Hasta la próxima caída!

 

 

 

Prepara tu sistema GTD® para volver al trabajo con efectividad

Persona afinando un piano

Para la mayoría de las personas, las vacaciones han terminado o están muy cerca de finalizar. Eso significa que la vuelta al trabajo y a la rutina habitual es ya un hecho o lo será muy pronto.

Durante las vacaciones, es probable que hayas dejado de lado ciertos hábitos de tu día a día. Es algo normal porque en vacaciones cambia el entorno y nuestras rutinas.

También es posible que hayas dado un merecido descanso a tu sistema GTD® y que no lo hayas utilizado con la misma intensidad que antes de vacaciones.

Sin embargo, ahora que se acerca el momento de volver a tu actividad diaria, necesitarás actualizarlo y ponerlo al día si quieres que te siga siendo útil y fiable.

Me gustaría compartir contigo qué pasos puedes seguir para dejar tu sistema GTD® preparado para volver al trabajo con efectividad.

Comienza con un Barrido Mental

Comenzar con un ejercicio de barrido mental es muy útil para poner al día tu sistema GTD®.

Es posible que, durante las vacaciones, hayas capturado algo menos de lo habitual y tengas cosas (ideas, recordatorios, pensamientos,…) rondando por tu cabeza.

Ahora es el momento de sacarlas de ahí y ponerlas en tus bandejas de entrada para aclararlas más adelante.

Aclara todas tus bandejas

El siguiente paso que tienes que hacer es Aclarar todas tus bandejas de entrada. Por ejemplo:

  • El email
  • Las notas que dejaste escritas antes de irte de vacaciones
  • Los papeles que te han dejado en la mesa o en el buzón
  • Las conversaciones de Whatsapp que tengan sentido
  • El buzón de voz del móvil

Recuerda también Aclarar todas esas cosas que capturaste en algún lugar durante las vacaciones y lo que hayas capturado en el ejercicio barrido mental anterior.

Vaciar tus bandejas de entrada y Aclarar su contenido, identificando el significado de las cosas que hay en ellas para decidir qué hacer y qué no hacer, te ayudará a recuperar la sensación de control sobre todos tus asuntos.

Revisa tu calendario

¿Qué compromisos tienes con fecha y hora objetiva en las próximas semanas? ¿Necesitas ponerte a trabajar en ello lo antes posible? ¿Hay algo que tienes que añadir, mover de día u hora, o simplemente quitar del calendario?

Revisar tu calendario te permitirá tener una visión completa y actualizada de tus próximas semanas y te aportará aún mayor sensación de control.

Recuerda revisar también las semanas pasadas por si fuese conveniente añadir algún recordatorio a tu sistema. Por ejemplo, si no pudiste asistir a una cita médica que tenías apuntada igual tienes que llamar de nuevo para pedir hora.

Revisa las listas

Durante tus vacaciones es probable que no hayas mantenido al día las listas de tu sistema GTD®. En mi experiencia, buena parte de la fiabilidad de un sistema GTD® depende de Revisar y tener actualizadas las siguientes listas.

Lista de «Siguientes Acciones»

Tu lista de Siguientes Acciones contiene las acciones que, en su momento, te comprometiste a hacer.

Después de las vacaciones, algunas situaciones, necesidades o decisiones que tomaste en su día habrán cambiado por lo que es importante que revises esta lista y la actualices de acuerdo a tu realidad. Para ello:

  • Tacha aquellas acciones que ya completases en su día y que no llegaste a tachar en su momento
  • Elimina las que ya no tengan sentido hacer
  • Lee con detalle las acciones que te quedan en la lista y comprueba si están redactadas de forma concreta y con el detalle adecuado para saber qué tienes que hacer

Cuando hayas terminado con este proceso, tendrás tus listas de siguientes acciones preparadas para empezar a ejecutar, pero siempre después de terminar con la puesta a punto de tu sistema 😉

Lista de “A la espera”

Como sabes, en la lista «A la espera» tienes los recordatorios de todo lo que estás esperando que hagan otras personas.

En mi experiencia, es muy probable que muchas de los recordatorios de esta lista se hiciesen mientras estabas de vacaciones.

Revisa y actualiza esta lista tachando todo lo que sepas que ya está hecho. Aprovecha para anotar recordatorios en tu lista de Siguientes Acciones para interesarte por el estado en el que se encuentran el resto de las cosas que tienes delegadas.

Lista de «Proyectos»

Una revisión a tu lista de proyectos te ayudará a recordar en qué resultados estabas trabajando antes de irte de vacaciones.

Posiblemente, algunos de esos proyectos ya estén finalizados y los puedas quitar de la lista. Otros los podrás incubar e, incluso, descartar directamente porque ya no tengan sentido. Y para algunos proyectos tendrás que incluir en tu sistema recordatorios de acciones para hacerlos avanzar.

Actualiza la lista «Esta Semana No»

Está lista no es una lista de la metodología GTD® pero, en mi experiencia, es un complemento muy útil que siempre recomiendo incorporar. Si quieres conocer más sobre ella, te recomiendo este post de mi colega José Miguel Bolívar, de quien surgió la idea y le dio forma.

La vuelta de vacaciones es una gran oportunidad para revisar la lista «Esta Semana No»:

  • Elimina aquellos elementos que ya no tengan sentido para ti.
  • Mueve el contenido que consideres a la lista «Algún día/Tal vez».
  • Saca de esta lista lo que tengas que hacer obligatoriamente esta semana, aclarándolo y organizándolo en tu sistema.
  • Mantén en esta lista aquellos elementos con los que no vas a hacer nada esta semana pero que sí quieres evaluar de nuevo en la próxima revisión semanal.

Cuando hayas finalizado esta revisión, que te llevará pocos minutos, tendrás tu lista «Esta Semana No» actualizada.

Conclusión

Para muchas personas la vuelta de vacaciones puede generar cierto nivel de estrés.

Buena parte de ese estrés se debe al desconocimiento sobre lo que se van a encontrar cuando vuelvan a su día a día.

Seguro que conoces a alguien que, alguna vez, ha hecho un comentario del estilo “Puf, a ver con qué me encuentro al volver…”.

Para eliminar esa sensación, lo mejor que puedes hacer es ejercer tu responsabilidad y tomar el control, comenzando por poner al día tu sistema de organización. Si usas GTD®, en este post te llevas las claves de cómo conseguirlo.

Invertir en actualizar tu sistema es lo mejor que puedes hacer para comenzar tu vuelta de vacaciones con una sensación de control completa y una perspectiva global sobre todos tus asuntos.

¡Feliz regreso y vamos a por el nuevo curso!