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GTD®: ¿Qué hago para subirme a la tabla? (II)

En el post de la semana pasada te contaba como me preparaba cuando necesitaba volver a subirme a la tabla.

Hoy continuaré compartiendo contigo qué es lo que hago para volver a poner mi sistema GTD® a punto y recuperar el control las veces que lo he perdido.

Comenzar «barriendo»

Una vez he terminado de analizar y preparar mi entorno, continúo con un barrido físico y un barrido mental… Ambos exhaustivos.

Para el barrido físico busco cualquier papel, objeto, situación…, que me llame la atención y lo capturo. ¿Hay algo que está en un lugar inadecuado? ¿Hay algo que no funciona como tendría que funcionar? ¿Algo está diferente de como debería estar?

Terminado el barrido físico dedico tiempo al barrido mental.

Para hacerlo utilizo las «Listas de Desencadenantes de Incompletos de GTD®», incluidas en el libro «Organízate con eficacia» de David Allen.

Reconozco que hacer el barrido mental cuando te has caído de la tabla puede producir cierta sensación de ansiedad. Puede que pienses: “con toda la que tengo liada, con la sensación de descontrol y lo pendiente por hacer, ¿encima me voy a poner a capturar más cosas?. ¡Si yo lo quiero es subirme a la tabla cuanto antes!”

Recuerda que capturar no te compromete a nada y te ayuda a liberar tu mente. Simplemente tendrás que aclarar esas capturas más adelante con la tranquilidad de, por el momento, ya las tienes controladas.

Vaciar el sistema

Una vez que he terminado con la fase de capturar, lo que hago es «limpiar» mi sistema de listas.

Para ello, imprimo en papel mis listas de proyectos y todas las listas que contienen siguientes acciones, las dejo en una bandeja física y elimino el contenido de esas listas en mi sistema, de forma que únicamente dejo su estructura.

La primera vez que hice esto me dio un poco de vértigo, pero a la larga he comprobado que es lo mejor para evitar caer en la tentación de dejar en las listas contenido que debería estar en otro lugar.

Recuperar el control

Llegado este punto, suelo hacer un breve descanso antes de seguir con el proceso. Dar un ligero paseo, unos minutos de ejercicio en casa o prepararme un café son algunas de las opciones que suelo barajar.

Finalizado el descanso, es el momento de recuperar el control.

Para ello, lo que hago es aclarar y organizar las capturas físicas, el resultado del barrido mental y las listas que imprimí en el paso anterior.

Para hacer este paso correctamente es fundamental disponer de tiempo y un buen nivel de energía mental, evitando las interrupciones.

Una vez que he terminado de aclarar y organizar, la sensación de control sobre mis asuntos vuelve a ser completa. He vuelto a subir a la tabla 😉

Es una sensación similar a cuando haces una Revisión Semanal, si bien al venir de una situación previa de descontrol y pérdida de confianza, es mucho más gratificante.

A partir de ahora, la clave será revisar y mantener mi sistema con regularidad con la ayuda de la Revisión Semanal. Haber tomando conciencia y detectado puntos de mejora ayudará a que pase más tiempo encima de la tabla.

Espero que estos posts sobre el sencillo proceso que sigo para subirme a la tabla de nuevo y recuperar el control te hayan sido de utilidad.

Si tienes algún proceso especial, diferente o parecido a cómo lo hago yo, me encantaría conocerlo.

¡Hasta la próxima caída!

 

 

 

GTD® – Captura sin el compromiso de hacer

Servilleta con el texto escrito "Libera tu mente"

Unos de los principales beneficios de utilizar GTD® como sistema de organización para tu vida personal y profesional es el de liberar tu mente.

Liberar tu mente es la consecuencia de dejar de usar tu memoria para gestionar y acordarte de tus asuntos, algo que ya sabes que es poco útil y muy arriesgado porque normalmente tu mente te recuerda las cosas en los momentos más inadecuados.

Frente al error de confiar en que tu mente te va a recordar las cosas cuando tiene que hacerlo, GTD® te propone que la liberes de esa responsabilidad usando un sistema externo y fiable donde empieces a tener tus asuntos controlados.

Como ya has podido leer en el blog, el primer paso para construir ese sistema es capturar lo que llame tu atención y ponerlo en contenedores de confianza para evitar usar tu memoria para recordarlo. Porque como dice el propio David Allen, tu mente está para tener ideas, no para mantenerlas.

Algunas personas que comienzan a usar GTD® tienen sensación de agobio cuando comienzan a capturar porque saben que tienen muchas, muchísimas cosas en la cabeza.

Piensa, por ejemplo, en todo lo que tienes que hacer, lo que te gustaría hacer, posibles ideas, objetivos que persigues, cosas que quieres aprender, conflictos a resolver, lugares por visitar, compromisos que atender,…

Es cierto que ver todas esas cosas recopiladas físicamente y por escrito te puede producir cierta sensación de agobio inicial.

Sin embargo, capturar y sacar todo lo que llame tu atención de tu cabeza no significa que tengas que hacer algo con ello. Simplemente lo has capturado y anotado en un sitio físico para que deje de ocuparte espacio mental y pases a tenerlo controlado.

Más adelante, en otro momento, podrás pensar y decidir que hacer o no hacer con cada una de las cosas que has capturado. Con algunas cosas tendrás que hacer algo lo antes posible, algunos asuntos los podrás delegar en otras personas, de ciertas cosas te desharás porque no serán de tu interés y algunas las querrás revaluar en otro momento.

Como ves, cuando capturas y sacas de tu cabeza todo lo que llama tu atención lo haces sin el compromiso de tener hacer algo con todo eso que capturas. Esto hace que capturar sea tremendamente liberador para tu mente porque ya sabe que, por fin, empiezas a tener controlados tus asuntos.