Aprende a manejar eficazmente los compromisos con GTD

Ya hemos visto que la mejora de la eficacia y de la productividad en los entornos en los que desarrollamos nuestra vida profesional y personal en el siglo XXI sólo puede hacerse realidad si trabajamos sobre cómo gestionar mejor nuestra atención, los compromisos que adquirimos y si dejamos de pensar que todo ello depende de cómo gestionar el tiempo.

Generalmente, el estrés común (ese que sufre la inmensa mayoría de profesionales) aparece por la mala administración de los compromisos que adquirimos no solo con terceros sino también con nosotros mismos. La sensación de pérdida de control sobre todo lo que debemos hacer es la que produce ese estrés y sólo cuando conseguimos manejar y administrar todos esos frentes abiertos, que nuestros compromisos han generado, es cuando la sensación de bienestar aparece y, por tanto, el estrés disminuye.

Por regla general nos comprometemos con más cosas de las que verdaderamente podemos afrontar pudiendo, además, hacerlo de manera consciente o inconsciente. Estos compromisos generan sensaciones y situaciones que constantemente van a estar requiriendo de nuestra atención y provocando distracciones hasta que les demos respuesta y solución eficaz. Para ello cabe pensar que lo más inteligente sería aplicar un proceso de gestión coherente, eficaz y definido a todos esos compromisos que adquirimos o potencialmente podríamos adquirir.

Una vez que comprendemos el verdadero significado del término compromiso en la productividad, para hacer una gestión eficaz de ello debemos, al menos, tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Lo primero es capturar, recoger o anotar ese compromiso de alguna manera que nos sirva y nos aporte la tranquilidad suficiente para no “olvidarnos” de él. Para ello, y dado que ya sabemos que la mente no está diseñada para recordar ni almacenar ideas, lo mejor es poder anotar ese compromiso en algún sistema fiable que nos de la garantía y tranquilidad para poder pensar y aclarar qué debemos hacer con él más adelante.

• ¿Qué significa, para mi, realmente ese compromiso?. Muchas veces anotamos cosas que en un momento dado nos parecen interesantes o captan nuestra atención pero que al cabo de un tiempo  dejan de hacerlo. El segundo paso de una gestión eficaz de compromisos es aclarar qué quiero o tengo que hacer con cada uno de ellos. Esta misma semana José Miguel Bolivar  escribía un completísimo e imprescindible post sobre cómo aclarar nuestros compromisos para tener control. Decidir si tenemos o no que hacer  algo con ese compromiso, cómo quiero o puedo comprometerme realmente  y decidir qué hacer para cumplirlo son los aspectos básicos a realizar para poder aclarar aquello que, en algún momento, ha captado nuestra atención.

• Si ya sabemos lo que hay que hacer y el resultado que deseamos, lo siguiente sería elaborar los recordatorios adecuados que nos sirvan para poder seleccionar eficazmente las acciones que debemos ejecutar de cara a cumplir cada compromiso asumido.

Como se puede ver, se trata de un  que va transformando la propia naturaleza del compromiso:

1. detectas algo que llama tu atención  y lo capturas para no olvidarlo (compromiso potencial)
2. aclaras qué significa para tí ese compromiso y piensas sobre si realmente quieres/puedes hacer algo con ello (compromiso aclarado o consciente)
3. defines las acciones que necesitarás para llevarlo a cabo (compromiso definido) para…
4. preparar las estructuras, elementos y recordatorios que te van a permitir llevarlo a cabo (compromiso en ejecución).

Lo mejor de todo es que este flujo de gestión del compromiso es indiferente de la naturaleza del propio compromiso. No importa si estás definiendo el plan estratégico de tu compañía, la presentación de una oferta a un cliente o si tienes que arreglar la bici de tu hijo. El modelo es el mismo y únicamente tendrá las connotaciones propias de la naturaleza de cada uno de ellos en función del área de responsabilidad en el que te encuentres.

Por tanto, parece del todo evidente que si lo que quieres es reducir tu sensación de estrés y mejorar tu bienestar y claridad de ideas, tienes que empezar a ser consciente de qué compromisos adquieres y cómo quieres relacionarte con ellos. En definitiva, tienes que aprender a gestionar tus compromisos de manera eficaz.